¿Alguna vez has llegado al trabajo por la mañana, listo para conquistar el mundo, y el día se te ha pasado volando? Seguro que sí. De hecho, la mayoría de las empresas pierden tiempo (y, por ende, dinero) sin darse cuenta.
En la carrera por escalar eficientemente, aumentar la productividad y mantenerse a la vanguardia de la competencia, se enfrenta a la presión de tomar decisiones más inteligentes, con mayor rapidez. Y, sin embargo, el tiempo se desvanece para siempre.
¿Hay alguna manera de volver atrás en el tiempo?
Lamentablemente, aún no hemos llegado a ese punto (tecnológicamente hablando). Pero somos lo suficientemente inteligentes como para saber que no se puede optimizar lo que no se mide.
Al medir el tiempo, se ralentiza el ritmo y se impulsa el crecimiento, se optimizan las operaciones y se impulsan las ganancias. Para esta guía sobre el seguimiento del tiempo, combiné consejos de expertos con ejemplos reales para comprender por qué y cómo el seguimiento del tiempo basado en datos puede impulsar cualquier negocio.
Por qué el seguimiento del tiempo es importante para el crecimiento empresarial
El viejo dicho de que "el tiempo es oro" nunca es más cierto que en el contexto empresarial. El tiempo es el recurso más finito de una empresa y tiene un impacto directo en la rentabilidad y la escalabilidad.
Si no sabe a qué dedica su tiempo su personal, corre el riesgo de asignar recursos de forma inadecuada, incumplir plazos y perder ingresos. Adopte el seguimiento del tiempo basado en datos, con herramientas que ofrecen la transparencia necesaria para optimizar las operaciones e impulsar el crecimiento.
Aquí te explicamos cómo:
Revela ineficiencias
Con la ayuda de herramientas de seguimiento del tiempo, una empresa de desarrollo de software descubrió que el 20 % de las horas del proyecto se dedican a revisiones no planificadas. Esto demostró la necesidad de revisar y reformar la fase de planificación del proyecto, así como de supervisar mejor el proceso de desarrollo.
Una vez implementadas estas medidas, la eficiencia aumentó hasta un 15 %. En mi opinión, ¡es un aumento considerable de la productividad!
Esto aplica a cualquier empresa. Un seguimiento adecuado del tiempo ayuda a identificar patrones que indican tiempo perdido y da una idea de dónde se están malversando los recursos.
Gestión precisa de costes
Al comprender la asignación de tiempo, es fácil calcular el costo real de cualquier proyecto con mayor precisión. Esto evita la subfacturación o el exceso de personal, y también ayuda a justificar tarifas más altas para tareas más complejas.
Fomenta la rendición de cuentas
Algo cambia en nuestro cerebro cuando sabemos que nos están rastreando u observando. Nos volvemos más responsables y nos concentramos mejor. De hecho, se ha demostrado que el seguimiento del tiempo ayuda a las personas a concentrarse y a profundizar en su flujo de trabajo .
No es necesario supervisar a cada empleado; basta con avisarles que una aplicación monitorea su tiempo. Esto ayuda a los empleados a priorizar las tareas urgentes y a reducir o evitar distracciones.
Cómo el seguimiento del tiempo basado en datos le ayuda a crecer
Chris Aubeeluck, director de Ventas y Marketing de Osbornes Law, afirma: «Si se implementa correctamente, el seguimiento del tiempo basado en datos genera mejoras reales y mensurables en su negocio. Esto se logra al obtener visibilidad de métricas importantes como las horas facturables , la asignación de tiempo a proyectos y las tendencias de productividad de los empleados».
Conecte los puntos entre estas métricas y obtendrá la claridad para tomar decisiones más inteligentes, gestionar el crecimiento con confianza y, en última instancia, aumentar la rentabilidad sin agotar a su personal.
Entonces, ¿cómo funciona todo esto en la práctica? Vamos a desglosarlo.
Mejorar la productividad del equipo
Las pérdidas de tiempo invisibles y las prioridades desalineadas crean esas extrañas aceleraciones del tiempo donde te sumerges en un proyecto y al siguiente… son las 5 p. m. y solo la mitad del trabajo está hecho. Si sabes que tu equipo no está sobrecargado de tareas, es hora de buscar la causa en otro lugar.
Instala una herramienta de seguimiento del tiempo con IA, como WebWork Time Tracker , que registra automáticamente las horas y actividades de todos. Si revisas los registros después de una semana de trabajo, ya deberías ver algunos patrones.
Quizás las horas más creativas del equipo de diseño se ven interrumpidas constantemente por pings de Slack. O tus representantes de ventas dedican más tiempo a actualizar el CRM que a vender. Este tipo de ineficiencias se pueden solucionar fácilmente una vez que se detecta su existencia.
La herramienta adecuada de seguimiento del tiempo le mostrará:
- ¿Qué aplicaciones y sitios web consumen tiempo? (Hola, las bandejas de entrada de correo electrónico y las llamadas "rápidas" de Zoom)
- Cuándo su equipo es más productivo (todos tenemos un momento de máxima productividad en el día)
- ¿Cuánto tiempo se dedica a cada tarea o entregable?
Armado con este conocimiento, puede comenzar a eliminar distracciones, reestructurar los flujos de trabajo e incluso cambiar las horas de trabajo para que coincidan con los picos naturales de productividad.
Tras instalar una herramienta de seguimiento del tiempo, una agencia de marketing descubrió que sus creativos dedicaban demasiado tiempo a la elaboración del boletín mensual. Siempre había debates sobre el formato y la información, lo que suponía una pérdida de tiempo considerable.
Para solucionar este problema, la agencia empezó a utilizar plantillas de boletines informativos por correo electrónico. Como resultado, los creativos tuvieron más tiempo para centrarse en la personalización de las campañas y la satisfacción del cliente, lo que tuvo un impacto directo en la productividad y la rentabilidad.
Mejor gestión de equipos remotos
Gestionar un equipo remoto o híbrido es como intentar dirigir una orquesta a través del ojo de una cerradura. Sabes que todos están trabajando, pero no siempre puedes ver cómo va todo.
Sin visibilidad, podrías caer en la microgestión, lo cual no es ideal . Pero con las herramientas de seguimiento adecuadas, obtienes una visión clara y respetuosa de cómo se usa el tiempo sin tener que estar vigilando a nadie (física o virtualmente).
Además de la rendición de cuentas, también obtienes información asincrónica. Puedes simplemente iniciar sesión y ver qué logró cada uno, cuándo trabajó y cuánto tiempo le llevó, sin importar la zona horaria. Además, un conversor de hora militar facilita la alineación de horarios entre regiones.
También fomenta un enfoque saludable y centrado en objetivos, en lugar de controlar el tiempo que las personas pasan en sus escritorios. Esto es especialmente valioso para equipos que no siguen un horario tradicional de 9 a 5.
Kathryn MacDonell, directora ejecutiva de Trilby Misso Lawyers, afirma: «Por otro lado, si la actividad de alguien disminuye o pasa mucho tiempo inactivo o cambiando entre aplicaciones ajenas al trabajo, podría ser señal de que está atascado, agotado o desconectado. Al no ver a sus empleados en persona, debe confiar en los datos para identificar las dificultades y abordarlas antes de que se agraven».
Toma de decisiones informada
La toma de decisiones solía basarse en la intuición y la experiencia en el campo, pero hoy en día, los datos son los nuevos reyes. Claro, todavía hay momentos en los que puedes dejar que tu instinto prevalezca, pero son los datos los que te impiden actuar a ciegas cuando las cosas se complican.
Por eso necesitas herramientas de seguimiento del tiempo basadas en datos. Te ofrecen información concreta e imparcial sobre el funcionamiento de tu negocio desde la base. Como resultado, podrás tomar decisiones más inteligentes y rápidas desde la alta dirección.
- ¿Debería contratar a otro gerente de proyecto o una sola persona simplemente está haciendo malabarismos con demasiadas responsabilidades superpuestas?
- ¿Es realmente rentable su nuevo cliente o está consumiendo más horas de las que vale la pena?
- ¿Hay departamentos que tienen un rendimiento inferior al esperado o simplemente no están alineados con las prioridades del negocio?
La respuesta a todas estas preguntas y muchas otras se encuentra oculta en los registros de tiempo de su herramienta de seguimiento del tiempo.
Tomemos el ejemplo de una prestigiosa empresa de alivio de deudas que lucha por expandirse. A pesar de haber aumentado la captación de clientes, la satisfacción del cliente estaba en declive y la rotación de personal era alta.
La gerencia asumió que el problema era la falta de personal, por lo que planearon contratar más representantes. Sin embargo, un análisis rápido de datos de seguimiento temporal mostró que los gestores de casos dedicaban más del 40 % de su tiempo a tareas administrativas como la entrada de datos, el seguimiento y la programación, no a la resolución de problemas de los clientes.
Así que, en lugar de contratar más personal y agravar el problema, optimizaron su proceso de admisión, implementaron comunicaciones en la nube para automatizar y centralizar las interacciones con los clientes y reasignaron las tareas administrativas a un rol de soporte. Como resultado, la satisfacción del cliente también aumentó y el agotamiento de los empleados disminuyó.
Mejor asignación de recursos
El seguimiento del tiempo basado en datos te ofrece una visión completa de quién hace qué y durante cuánto tiempo. En lugar de asumir que tus desarrolladores tienen "tiempo de sobra" o adivinar si tu jefe de proyecto tiene demasiado trabajo, tendrás datos reales que lo respalden.
Con la herramienta de seguimiento adecuada, puede identificar rápidamente:
- Miembros del equipo sobrecargados que registran horas excesivas o saltan entre demasiados proyectos
- Empleados subutilizados que tienen el ancho de banda para asumir más
- Tareas que consumen mucho tiempo y que podrían automatizarse, delegarse o eliminarse por completo
Esto significa que puedes reasignar trabajo de forma inteligente, equilibrar cargas de trabajo y garantizar que nadie se esté agotando mientras otra persona navega por LinkedIn esperando hacer algo.
Bono: También puedes identificar la pérdida de tiempo causada por tu cadena de suministro. Así fue como un diseñador de camisetas personalizadas descubrió que tenía un problema de tiempo que obstaculizaba su actividad. Tras analizar los registros, se dieron cuenta de que el equipo de diseño dedicaba demasiado tiempo a buscar prendas en blanco de alta calidad al diseñar una nueva colección.
¿La solución? Encontraron un proveedor confiable de camisetas sin mangas y otras prendas que ofrece una amplia gama de colores, telas y diseños con entrega al día siguiente y precios competitivos.
Mayor rentabilidad
Todos los trucos de productividad y ajustes de flujo de trabajo del mundo no significan nada si no afectan sus resultados finales.
Así es como el seguimiento del tiempo basado en datos ayuda con eso:
- Costos de proyecto precisos: sabrá exactamente cuánto tiempo dedica su equipo a cada cliente, campaña o tarea.
- Facturación optimizada: las funciones automatizadas de seguimiento del tiempo le permiten capturar cada minuto de trabajo: sin horas olvidadas, sin planillas de horas no reportadas y sin disputas incómodas con los clientes.
- Claridad del margen de beneficio: cuando haces coincidir el tiempo de trabajo con los ingresos generados, puedes ver qué clientes, servicios o departamentos son tus verdaderos generadores de dinero.
Tomemos el ejemplo de una empresa de consultoría boutique que utilizó WebWork Tracker para analizar las horas facturables y no facturables en toda su base de clientes.
Descubrieron que un cliente de larga data contrataba constantemente el doble de horas por la misma tarifa fija. Con los datos en mano, renegociaron el contrato y aumentaron la rentabilidad de esa cuenta en un 25 %.
Envolver
El seguimiento del tiempo basado en datos no se trata solo de controlar el tiempo, sino de impulsar decisiones más inteligentes, un mejor rendimiento y un crecimiento sostenible. Tanto si gestionas un equipo híbrido como si escalas un negocio en constante evolución, la información adecuada convierte el tiempo en tu activo más estratégico.
Empieza a rastrear con intención, ¡dejarás de adivinar y empezarás a crecer!
Biografía del autor:
Dylan Myers es asesor financiero con más de 20 años de experiencia. Ayuda a personas y empresas a lograr claridad financiera y crecimiento.
