Introducir el seguimiento del tiempo a los empleados puede ser un desafío, ya que pueden verlo como una microgestión, que no es el mejor enfoque para retenerlos a largo plazo. Sin embargo, el seguimiento del tiempo es importante no sólo para las empresas sino también para los propios empleados. Pueden concentrarse en sus tareas y ser más productivos durante el día. Y para las empresas, los gerentes ahora pueden descubrir qué proyecto generó más ingresos y al mismo tiempo tomó mucho tiempo procesarlo.
Como resultado, últimamente se ha hablado del seguimiento del tiempo con herramientas, específicamente justo después de que estalló la pandemia. Como las personas no tienen más remedio que trabajar desde casa, mantener a alguien al día con poca o ninguna supervisión puede resultar desalentador. Aquellas empresas que nunca han experimentado o aplicado el trabajo remoto pueden tener dificultades para adaptarse y adaptarse a esta nueva política.
Es por eso que el software de seguimiento del tiempo ha experimentado un aumento durante este brote a medida que aumenta repentinamente el número de empleados remotos.
Al introducir el seguimiento del tiempo en su equipo, es esencial que ambas partes comprendan el propósito de esta herramienta para su trabajo. Instalar una aplicación de seguimiento en los miembros de tu equipo de repente puede generar desconfianza, algo que debes evitar en el trabajo en equipo.
Entonces, aquí están las diez mejores prácticas que puede utilizar para presentar correctamente las aplicaciones de seguimiento del tiempo a su equipo.
1. Realizar una reunión interna
No contacta a los miembros de su equipo uno por uno para presentarles la herramienta de seguimiento del tiempo para el trabajo. Aunque es fantástico personalizar las reuniones con cada miembro, esto no es eficaz ya que hay que repetir la misma información una y otra vez.
Sin mencionar que conectarse con todos los miembros no es factible para una empresa más grande con más de 50 empleados. En este caso, será más eficaz organizar una reunión interna específicamente para presentar nuevas herramientas.
Asegúrese de que esta reunión sea lo más personal posible aunque se lleve a cabo a mayor escala. Puede comunicar el problema de manera más íntima si habla entendiendo las perspectivas de los miembros del equipo. De esa manera, será más probable que se involucren y escuchen su propuesta.
2. Hágales saber la preocupación de la empresa.
Antes de pedirles a los miembros de su equipo que instalen un software de seguimiento del tiempo en sus escritorios, debe abordar algunas razones por las que la empresa necesita esta herramienta. El seguimiento del tiempo generalmente se introduce para ayudar con la productividad, pero también puede usarlo para facturación, elaboración de presupuestos y más. También debes enfatizar que el seguimiento del tiempo no es una forma de microgestionar a tus empleados, sino de ayudar a que la empresa sea más eficiente.
3. Explique los beneficios para sus empleados
Ahora que ha abordado las inquietudes de la empresa, puede explicar los beneficios que el seguimiento del tiempo tendrá para sus empleados.
El seguimiento del tiempo les ayudará a concentrarse en sus tareas y a ser más productivos con su tiempo. Pueden utilizar el software para ver cuánto tiempo les lleva las tareas y así poder planificar mejor su día. Además, el seguimiento del tiempo puede ayudar a prevenir el agotamiento, ya que los empleados podrán gestionar mejor su tiempo.
4. Obtenga sus comentarios
Después de explicar las razones de la empresa para introducir el seguimiento del tiempo, obtenga las perspectivas de los miembros de su equipo sobre el asunto. Pregúnteles si ven algún beneficio al usar este software o si tienen alguna inquietud al respecto.
Esto demostrará que estás interesado en lo que piensan y que valoras su opinión. También le ayudará a comprender su punto de vista antes de continuar con los siguientes pasos.
5. Elija la herramienta adecuada
Hay muchos programas de seguimiento del tiempo disponibles en el mercado, por lo que deberá elegir uno que satisfaga las necesidades de su empresa. Si no está seguro de qué herramienta elegir, solicite sugerencias a los miembros de su equipo.
Una vez que haya decidido una herramienta, asegúrese de probarla usted mismo antes de implementarla en toda la empresa . De esta manera, puede identificar cualquier problema potencial y abordarlo antes de que se convierta en un problema.
Después de elegir y probar el software de seguimiento del tiempo, es hora de configurarlo para su equipo. Esto incluye crear cuentas para cada miembro, configurar permisos y más.
6. Capacita a los miembros de tu equipo con la nueva herramienta.
Ahora que la herramienta está configurada, es hora de capacitar a su equipo sobre cómo usarla. Esto incluye mostrarles cómo iniciar y detener el cronómetro, tomar capturas de pantalla, agregar notas y más. Puede hacerlo usted mismo o pedirle a alguien del de atención al cliente que lo haga por usted.
O utilice vídeos de formación para ayudar a los miembros de su equipo a comprender cómo utilizar eficazmente la aplicación de seguimiento del tiempo. De cualquier manera, asegúrese de que todos comprendan cómo utilizar la herramienta antes de continuar.
7. Explica las reglas.
Abordar las reglas al utilizar este software de seguimiento del tiempo puede minimizar los malentendidos entre los miembros del equipo y los gerentes. Dado que todos trabajan sin ver físicamente a sus compañeros de equipo haciendo el trabajo, las personas pueden tener diferentes interpretaciones de las reglas.
Por ejemplo, algunos miembros del equipo podrían pensar que está bien tomar descansos más prolongados para el almuerzo, siempre y cuando los compensen trabajando más tarde. Sin embargo, este no es siempre el caso y puede generar conflictos en el futuro.
Antes de utilizar el software de seguimiento del tiempo, siéntese con su equipo y explíqueles las reglas de la empresa con respecto a las horas de trabajo y los descansos. Asegúrese de que todos estén en sintonía para evitar confusiones o malentendidos.
8. Establecer un programa piloto
Un programa piloto es una excelente manera de probar el nuevo software de seguimiento del tiempo antes de implementarlo en toda la empresa. Esto le permite solucionar cualquier problema que surja y asegurarse de que la herramienta funcione bien para su equipo.
Para configurar un programa piloto, elija un pequeño grupo de empleados para probar el software. Esto se puede hacer por departamento o por ubicación. Una vez que haya seleccionado el grupo, capacítelos sobre cómo usar la herramienta y déjeles usarla durante algunas semanas.
Una vez finalizado el programa piloto, recopile comentarios de los participantes. Utilice estos comentarios para mejorar el software de seguimiento del tiempo antes de implementarlo al resto de la empresa.
9. Evaluar y ajustar el programa.
Una vez que haya introducido el seguimiento del tiempo en su equipo, tómese un tiempo para evaluar su eficacia. Esto se puede hacer observando métricas como la productividad, las tasas de finalización de proyectos y más.
Si ve que hay margen de mejora, haga los ajustes necesarios. Esto incluye cambiar la forma en que se utiliza la herramienta, modificar las reglas de la empresa y más.
10. Tener una política de puertas abiertas
Por último, pero no menos importante, es importante tener una política de puertas abiertas en lo que respecta al seguimiento del tiempo. Esto significa que los empleados deben sentirse cómodos acudiendo a usted con cualquier pregunta o inquietud que tengan sobre el software.
Concluyendo
Concluyendo
Implementar el seguimiento del tiempo en su empresa puede ser una tarea desalentadora. Los empleados pueden percibir esto como una falta de confianza por parte de la gerencia o verlo como una invasión de la privacidad.
Puede haber un malentendido desde el momento en que comienzas a controlar el tiempo porque no todos están acostumbrados a ser monitoreados todo el tiempo, especialmente cuando trabajan desde casa.
Para evitar reacciones negativas, es importante presentar el software de seguimiento del tiempo a su equipo de la manera correcta. Si sigue estas mejores prácticas, puede preparar a su equipo para el éxito y garantizar que la transición se realice sin problemas.
Biografía del autor:
Andre Oentoro es el fundador de Breadnbeyond , una galardonada productora de vídeos explicativos . Ayuda a las empresas a aumentar las tasas de conversión, cerrar más ventas y obtener un retorno de la inversión positivo de los videos explicativos (en ese orden).
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Correo electrónico/Gravatar: andre@breadnbeyond.com
Mejores prácticas para introducir el seguimiento del tiempo en su equipo.
