Introducir el control horario a los empleados puede ser un desafío, ya que pueden percibirlo como una microgestión, lo cual no es la mejor estrategia para retenerlos a largo plazo. Sin embargo, el control horario es importante no solo para las empresas, sino también para los propios empleados. Pueden concentrarse en sus tareas y ser más productivos durante la jornada. Y para las empresas, los gerentes ahora pueden descubrir qué proyecto ha generado más ingresos, aunque requiere mucho tiempo para procesarse. 

Como resultado, el control del tiempo con herramientas ha sido tema de conversación últimamente, especialmente justo después de la pandemia. Dado que las personas no tienen más opción que trabajar desde casa, mantener a alguien al día con poca o ninguna supervisión puede resultar abrumador. Aquellas empresas que nunca han experimentado o aplicado el teletrabajo pueden tener dificultades para adaptarse y adaptarse a esta nueva política.

Es por eso que el software de seguimiento del tiempo ha experimentado un aumento durante este brote, ya que el número de empleados remotos aumenta repentinamente.

Al implementar el seguimiento de tiempo en tu equipo, es fundamental que ambas partes comprendan el propósito de esta herramienta para su trabajo. Instalar una aplicación de seguimiento repentinamente puede generar desconfianza, algo que debes evitar en el trabajo en equipo.

A continuación, se presentan las diez mejores prácticas que puede utilizar para introducir correctamente las aplicaciones de seguimiento de tiempo en su equipo.

1. Celebrar una reunión interna

No contactas a los miembros de tu equipo uno por uno para presentarles la herramienta de control de tiempo . Si bien es genial personalizar las reuniones con cada miembro, esto no es eficiente, ya que tienes que repetir la misma información una y otra vez.

Además, conectar con todos los miembros no es viable para una empresa grande con más de 50 empleados. En este caso, organizar una reunión interna específicamente para presentar nuevas herramientas será más efectivo.

Asegúrese de que esta reunión sea lo más personal posible, incluso si se celebra a mayor escala. Puede comunicar el problema de forma más cercana si comprende la perspectiva del miembro del equipo. De esta manera, será más probable que participen y escuchen su propuesta.

2. Hazles saber la preocupación de la empresa

Antes de pedir a los miembros de su equipo que instalen un software de control de tiempo en sus ordenadores, debe considerar algunas razones por las que la empresa necesita esta herramienta. El control de tiempo suele implementarse para mejorar la productividad, pero también puede utilizarse para la facturación, la elaboración de presupuestos y más. También debe enfatizar que el control de tiempo no es una forma de microgestionar a sus empleados, sino de ayudar a la empresa a ser más eficiente.

3. Explique los beneficios para sus empleados

Ahora que ha abordado las inquietudes de la empresa, puede explicar los beneficios que el seguimiento del tiempo tendrá en sus empleados.

El seguimiento del tiempo les ayudará a concentrarse en sus tareas y a ser más productivos. Pueden usar el software para ver cuánto tiempo les toma realizarlas y así planificar mejor su día. Además, el seguimiento del tiempo puede ayudar a prevenir el agotamiento, ya que los empleados podrán gestionar mejor su tiempo.

4. Obtenga sus comentarios

Tras explicar las razones de la empresa para implementar el control horario, pregunte a los miembros de su equipo su opinión al respecto. Pregúnteles si ven algún beneficio en usar este software o si tienen alguna inquietud al respecto.

Esto demostrará que te interesa su opinión y que la valoras. También te ayudará a comprender su punto de vista antes de continuar.

5. Elige la herramienta adecuada

Hay muchos programas de control de tiempo disponibles en el mercado, así que deberá elegir uno que se ajuste a las necesidades de su empresa. Si no está seguro de qué herramienta elegir, pida sugerencias a su equipo.

Una vez que haya elegido una herramienta, asegúrese de probarla usted mismo antes de implementarla en toda la empresa . De esta manera, podrá identificar posibles problemas y abordarlos antes de que se conviertan en un problema.

Después de elegir y probar el software de control de tiempo, es hora de configurarlo para su equipo. Esto incluye crear cuentas para cada miembro, configurar permisos y más.

6. Capacita a los miembros de tu equipo con la nueva herramienta

Ahora que la herramienta está configurada, es hora de capacitar a tu equipo en su uso. Esto incluye mostrarles cómo iniciar y detener el temporizador, tomar capturas de pantalla, agregar notas y más. Puedes hacerlo tú mismo o pedirle a alguien del de atención al cliente que lo haga por ti.

O bien, utilice videos de capacitación para ayudar a los miembros de su equipo a comprender cómo usar eficazmente la aplicación de control de tiempo. En cualquier caso, asegúrese de que todos comprendan cómo usar la herramienta antes de continuar.

7. Explica las reglas

Atender las reglas al usar este software de control de tiempo puede minimizar los malentendidos entre los miembros del equipo y los gerentes. Dado que todos trabajan sin ver físicamente a sus compañeros, cada uno puede tener diferentes interpretaciones de las reglas.

Por ejemplo, algunos miembros del equipo podrían pensar que tomar descansos más largos para comer está bien siempre y cuando lo compensen trabajando más tarde. Sin embargo, esto no siempre es así y puede generar conflictos más adelante.

Antes de usar el software de control horario, reúnase con su equipo y explíqueles las normas de la empresa en cuanto a horarios de trabajo y descansos. Asegúrese de que todos estén de acuerdo para evitar confusiones o malentendidos.

8. Establecer un programa piloto

Un programa piloto es una excelente manera de probar el nuevo software de control de tiempo antes de implementarlo en toda la empresa. Esto le permite solucionar cualquier problema que surja y asegurarse de que la herramienta funcione correctamente para su equipo.

Para implementar un programa piloto, seleccione un grupo pequeño de empleados para probar el software. Esto puede hacerse por departamento o por ubicación. Una vez seleccionado el grupo, capacítelos en el uso de la herramienta y permítales usarla durante algunas semanas.

Tras la finalización del programa piloto, recopile la opinión de los participantes. Utilícela para mejorar el software de control de tiempo antes de implementarlo en el resto de la empresa.

9. Evaluar y ajustar el programa

Una vez que haya implementado el seguimiento del tiempo en su equipo, tómese un tiempo para evaluar su eficacia. Esto puede hacerse analizando métricas como la productividad, las tasas de finalización de proyectos y más.

Si observa que hay margen de mejora, realice los ajustes necesarios. Esto incluye cambiar la forma en que se usa la herramienta, modificar las reglas de la empresa, etc.

10. Tener una política de puertas abiertas

Por último, pero no menos importante, es importante tener una política de puertas abiertas en lo que respecta al control horario. Esto significa que los empleados deben sentirse cómodos al contactarte con cualquier pregunta o inquietud que tengan sobre el software.

Además, deben saber que pueden contactarte si tienen algún problema con el uso de la herramienta. Al tener una política de puertas abiertas, puedes generar confianza y mejorar la comunicación dentro de tu equipo.

Terminando

Implementar el control horario en su empresa puede ser una tarea abrumadora. Los empleados pueden percibirlo como una falta de confianza de la gerencia o como una invasión de su privacidad.

Puede haber un malentendido sobre cuándo comienza a rastrear el tiempo porque no todos están acostumbrados a ser monitoreados todo el tiempo, especialmente cuando trabajan desde casa.

Para evitar cualquier reacción negativa, es importante presentar el software de control de tiempo a tu equipo correctamente. Siguiendo estas prácticas recomendadas, puedes preparar a tu equipo para el éxito y garantizar una transición fluida.

Biografía del autor:

Andre Oentoro es el fundador de Breadnbeyond , una galardonada productora de videos explicativos . Ayuda a las empresas a aumentar sus tasas de conversión, cerrar más ventas y obtener un ROI positivo con sus videos explicativos (en ese orden).

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