¿Por qué hacemos un seguimiento del tiempo y por qué necesitamos prácticas de seguimiento del tiempo?

Por varias razones. Algunos rastrean las horas de trabajo debido a la política laboral; otros realizan un seguimiento para perfeccionar sus habilidades de gestión del tiempo; y algunos monitorean las horas de sus empleados para garantizar la productividad. 

En todos estos y otros casos, una cosa es unánime: el seguimiento del tiempo es fundamental para mejorar la gestión del tiempo y la productividad, tanto a nivel profesional como personal.

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas de seguimiento del tiempo con WebWork.

Mejores prácticas de seguimiento del tiempo con WebWork

No hay mejor lugar para conocer las mejores prácticas de seguimiento del tiempo que el blog de WebWork Time Tracker, con ejemplos prácticos.

Ahora a las prácticas.

1. Pruebe el rastreador de tiempo antes de que su equipo lo utilice

Antes de presentar el seguimiento del tiempo a su equipo, investigue y decida qué rastreador desea utilizar. Entonces pruébalo. Pruébelo siempre usted mismo para comprender todos los detalles, incluso si la plataforma, como WebWork, es fácil de usar.

Lo ideal es empezar a probar el rastreador entre un pequeño número de empleados. Este método revelará áreas potenciales que podrían requerir capacitación para los empleados.

Especialmente al principio, es mucho más fácil controlar cómo un pequeño número de empleados se adapta al seguimiento del tiempo que lanzarse de cabeza con toda la empresa. 

Además, es más probable que un pequeño número de empleados prueben el rastreador a conciencia que toda la empresa, con decenas, si no cientos, de personas. 

2. Comunica claramente el propósito a tu equipo

Seguir el tiempo de otra persona puede parecer como cruzar la línea del espacio personal, pero cuando se hace correctamente, no lo es.

Por eso es fundamental que prepare a su equipo y explique las razones por las que la empresa realiza el seguimiento del tiempo. 

Dependiendo del motivo, ya sean casos de gestión ineficiente del tiempo, incumplimiento de plazos o signos de productividad menguante, aclare cómo el seguimiento del tiempo resolverá estos problemas. 

Si tiene un equipo al que se le paga por horas, lo más probable es que agradezcan la decisión, ya que les beneficia directamente recibir un pago preciso. WebWork simplifica este proceso con la ayuda de horas facturables y convierte el tiempo registrado directamente en ganancias.

Pero en otros modelos de negocio, la necesidad de realizar un seguimiento del tiempo puede no ser tan obvia al principio.

Explique a su equipo que el seguimiento del tiempo beneficia no solo a la empresa sino también a ellos personalmente. Cada empleado verá cuánto tiempo dedica exactamente a actividades relacionadas con el trabajo y podrá mejorar sus habilidades de gestión del tiempo en consecuencia. 

WebWork también promueve el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados con recordatorios personalizables para prevenir el agotamiento. Esta es una de las características que definitivamente debes alentar a tus empleados a utilizar tanto para su bienestar profesional como personal.

Pueden seleccionar qué tipos de recordatorios quieren recibir, incluidos recordatorios durante el horario laboral, como beber más agua o dar un paseo, o recordatorios sobre la vida personal, como pasar más tiempo con la familia, descansar, salud, etc.

3. Entrene a su equipo para obtener los máximos resultados 

La formación es tan importante como la decisión de implementar el seguimiento del tiempo.

Después de analizar la necesidad de realizar un seguimiento del tiempo y explicar sus beneficios, el siguiente paso es capacitar a sus empleados. 

En lugar de hacer que utilicen el rastreador de tiempo sin instrucciones previas, comience por capacitarlos. Este paso se conecta directamente con el paso de probarlo usted mismo. Recuerde que le llevó tiempo descubrir cómo funciona el rastreador y sus propiedades. Sus empleados pasarán por el mismo proceso.

La capacitación los preparará para el proceso de seguimiento real. Estarán seguros de cuándo utilizar el seguimiento automático del tiempo y cuándo agregar tiempo manualmente.

En lugar de preocuparse de que el rastreador estuviera apagado o de que tuvieran que tomar un descanso más largo, sabrán qué hacer en tales casos basándose en la capacitación o discusión previa. 

Por ejemplo, cuando estén en una reunión y el rastreador se apague al detectar inactividad, explíqueles que ellos mismos pueden agregar tiempo. O incluso si olvidaron iniciar el rastreador, no es gran cosa, aún pueden agregar tiempo sin preocuparse.

Al familiarizarlos con el rastreador y especialmente con las secciones que utilizará, su equipo tendrá más confianza al usarlo. 

4. Sea transparente sobre qué datos rastrea y por qué

Como empleador y ser humano, debes seguir la regla de conducta ética y revelar a cada empleado que vas a rastrear sus datos y qué datos exactamente. Eso incluye registros de tiempo, seguimiento automático del tiempo, uso de aplicaciones y web, seguimiento de URL, seguimiento de la frecuencia de pulsaciones del mouse y de las teclas, y más, si corresponde.

Hacerlo ayudará a evitar sentimientos de desconfianza y confusión entre sus empleados. Y crear un ambiente lleno de confianza mutua es garantía de éxito y bienestar en cualquier equipo.

5. Garantizar la transparencia

Si bien los datos personales, como las capturas de pantalla, deben permanecer privados, compartir datos sobre la finalización de tareas puede motivar el trabajo concienzudo. 

WebWork resuelve esto con la ayuda de cinco roles de miembros : propietario del espacio de trabajo, director ejecutivo, director de proyecto, director de equipo y empleado. Cada uno de estos tipos de miembros tiene distintos permisos y acceso a los datos rastreados, lo que resulta en un proceso de gestión más organizado.

6. Respeta la privacidad 

Aunque la mayoría de los rastreadores de tiempo ofrecen capturas de pantalla, incluido WebWork, es mejor utilizarlos sólo en situaciones críticas. Ya estás realizando un seguimiento del tiempo e incluso del uso de aplicaciones o sitios web, y agregarle capturas de pantalla puede generar resentimiento o un registro de tiempo inexacto.

Para generar confianza y establecer una buena relación con su equipo, respete su privacidad tanto como sea posible. 

De hecho, este punto no se refiere únicamente a las capturas de pantalla sino a equilibrar la monitorización respetando la privacidad.

Cree un entorno en el que los miembros de su equipo se sientan libres de compartir sus preocupaciones sobre el proceso de seguimiento y escucharlos. 

7. Dejar margen para la inexactitud en el seguimiento del tiempo

Cuando no utilice el seguimiento del tiempo para fines de pago por horas, no obligue a los miembros de su equipo a ser tan precisos como un reloj suizo. Después de todo, es imposible rastrear cada segundo. Recuerde que un énfasis excesivo en la precisión puede estresar a los empleados y afectar la calidad del trabajo.

Si bien WebWork ofrece un seguimiento preciso del tiempo al rastrear incluso el tiempo de inactividad, utilice esta función con prudencia, centrándose en los patrones generales en lugar de la contabilidad minuto a minuto.

8. No utilice datos rastreados como fuente principal de revisión del desempeño.

Un punto que vale la pena mencionar una y otra vez es que los datos rastreados no deben ser el único criterio para la revisión del desempeño.

Si bien es bastante valioso para medir la duración del proyecto o encontrar obstáculos en el proceso de implementación, no debería ser la única fuente para la revisión del desempeño de los empleados.

Quizás te preguntes ¿por qué? Especialmente porque el seguimiento del tiempo es una solución para mejorar la productividad, ¿verdad?

Es muy probable que el mero hecho de introducir el seguimiento del tiempo tenga un efecto positivo en el desempeño de los empleados. La gente trabaja de manera diferente; Más horas registradas no equivalen a más trabajo realizado.

9. Supervise el equilibrio entre la vida personal y laboral para evitar el agotamiento de sus empleados

El seguimiento del tiempo es beneficioso para mejorar la gestión del tiempo y la productividad en el equipo, pero el seguimiento del equilibrio entre la vida personal y laboral es beneficioso para cada empleado.

Por eso, el bienestar de los empleados debe ser igualmente importante para usted como empleador.

Insertaré aquí mi cita favorita de todos los tiempos sobre el tema, que es:

Los empleados felices son empleados productivos.

Las métricas de equilibrio entre la vida personal y laboral de WebWork indican visualmente las horas de trabajo excesivas y saludables con la ayuda de categorías de colores.

Con solo echar un vistazo, podrás ver quién necesita reducir el ritmo y quién necesita mejorar sus hábitos de gestión del tiempo. Especialmente si tiene un empleado remoto , es posible que sea propenso a caer en la trampa de trabajar demasiadas horas, a veces incluso hasta la medianoche.

Asegúrese de ocuparse de los casos de exceso de trabajo y evite que sus empleados se agoten. 

Recuerde que es más fácil prevenir el agotamiento que tratarlo. 

Conclusión

El seguimiento del tiempo es más que una herramienta para la eficiencia; es un medio para equilibrar el trabajo y la vida.

Seguir las mejores prácticas de seguimiento del tiempo es vital para adoptar la actitud y el método correctos de seguimiento del tiempo de los empleados. Las mejores prácticas para el seguimiento del tiempo con WebWork, seleccionadas en base a investigaciones y datos de usuarios reales, tienen como objetivo hacer que su equipo sea productivo y tenga conocimientos sobre el seguimiento del tiempo.

Después de todo, es su momento al que vas a seguir.