La multitarea es algo que todos hacemos prácticamente a diario. Ya sea hablar por teléfono mientras conducimos o ver la televisión mientras almorzamos. A pesar de ello, la multitarea humana no es tan efectiva como parece. De hecho, puede ser más perjudicial que beneficiosa en entornos profesionales. Si gestionas un equipo de empleados, evitar la multitarea podría ser una prioridad. 

Antes de adelantarnos, veamos rápidamente los conceptos básicos: ¿qué es la multitarea?

¿Qué es la multitarea humana?

La multitarea es un concepto simple: consiste en que una persona puede trabajar en varias cosas a la vez . Implica alternar entre diversas tareas con frecuencia y, como se mencionó anteriormente, es algo que hacemos a diario. Sin embargo, su uso generalizado no significa que sea la mejor manera de abordar las responsabilidades.

¿Es efectiva la multitarea?

En resumen, no , la multitarea no te ayudará a hacer más en el mismo tiempo. La razón principal es que cambiar de tarea requiere atención, un recurso limitado en el cerebro humano. Al hacer multitarea, malgastarás tus recursos mentales. En lugar de concentrarte por completo en tus tareas, desperdiciarás parte de ella haciendo malabarismos con las tareas. Como resultado, tu productividad disminuirá y terminarás haciendo las cosas mal.

Además, los efectos negativos de la multitarea se agravan con la edad. En un estudio que comparó la multitarea durante la conducción simulada , las personas mayores obtuvieron un rendimiento mucho peor que sus compañeros más jóvenes.

Dicho todo esto, puede que tengas dudas sobre una cosa: cómo se siente .

¿Por qué la multitarea resulta efectiva?

Para muchas personas, hacer malabarismos con varias tareas a la vez puede resultar más productivo que concentrarse en una sola. Al alternar entre tareas, sentirás que lograste más de lo que realmente hiciste. Cuanto más cambies, mejor te sentirás, lo que te dará la falsa impresión de que la multitarea es efectiva . Esto puede convertirse en un problema, especialmente después de tus primeras experiencias positivas con la multitarea. Luego te acostumbrarás a la emoción y la buscarás más al decidir cómo concentrarte en tus tareas.

Si bien esto puede reducir la productividad, la multitarea puede ser especialmente perjudicial para los equipos. A continuación, exploraremos sus efectos en los equipos y por qué conviene detectarla y prevenirla .

Los efectos de la multitarea en los equipos

Los efectos negativos de la multitarea pueden ser innumerables, dependiendo de su gravedad. Entre ellos, los más importantes son:

• Productividad reducida
• Más retrasos
• Aumento del estrés
• Reducción del compromiso laboral

Ahora exploraremos esto un poco más en profundidad, comenzando con la productividad .

Reducción de la productividad y el rendimiento

Como se mencionó anteriormente, cambiar de tarea requiere atención. Hacerlo también consume tiempo, que al principio no parece mucho. Pero, a la larga, cada uno de estos periodos se acumulará y ocupará una parte considerable de las horas de trabajo del equipo. La multitarea puede reducir eficazmente el tiempo que el personal dedica al trabajo, lo que ralentiza su productividad.

Sin embargo, la multitarea también afecta la calidad de su trabajo. La atención ininterrumpida es un factor importante para evitar errores , algo difícil de lograr cuando se cambia constantemente de tarea.

Mayor probabilidad de retrasos

A medida que sus empleados multitarea luchan con baja productividad, sus tareas tardarán más en completarse. A su vez, esto causará retrasos en su equipo, lo que podría empezar a afectar a su empresa en su conjunto. Esto puede ser especialmente perjudicial si su personal trabaja en muchas tareas interdependientes, lo que significa que a menudo necesitan la ayuda de un compañero antes de poder continuar. En consecuencia, los proyectos y objetivos a largo plazo de su empresa podrían retrasarse si no se controlan los efectos negativos de la multitarea.

Aumento del estrés y la presión

Siguiendo con el tema de los retrasos, una de sus principales consecuencias es el estrés . A medida que se acercan las fechas límite, el personal se verá presionado a completar sus tareas a tiempo. Incluso podrían verse tentados a realizar más tareas a la vez de lo habitual, lo que reduce aún más su productividad y agrava el problema.

El estrés resultante de las fechas límite inminentes conlleva diversos efectos negativos. Tu personal será más propenso a trabajar en exceso para completar las tareas a tiempo, lo que genera un equilibrio entre la vida laboral y personal y agotamiento . Si no lo sabes, el agotamiento es otro concepto que debes evitar para asegurar que tu equipo rinda al máximo. Uno de sus principales efectos es la reducción del compromiso profesional, que también es nuestro siguiente punto de discusión.

Reducción del compromiso profesional

A medida que sus empleados multitarea se sobrecargan y se agotan, se comprometen menos con su trabajo. En consecuencia, se esforzarán menos por completar sus tareas correctamente, lo que resulta en un trabajo de menor calidad. Un bajo nivel de compromiso profesional también provocará una alta rotación de personal: su personal comenzará a buscar nuevas oportunidades. Esto resultará costoso para su empresa, ya que reemplazar personal puede ser un proceso largo.

Todos estos puntos resaltan la importancia de gestionar la multitarea en la empresa, algo que puede ser complicado. Sin embargo, detectarla es bastante sencillo con un software de control de tiempo , que abordaremos a continuación.

Cómo detectar la multitarea con un rastreador de tiempo

El primer paso para abordar la multitarea en tu equipo es detectarla . Afortunadamente, esto es bastante sencillo con registradores de tiempo de alta calidad, que es lo que exploraremos a continuación.

Seguimiento del uso de aplicaciones y sitios web

Monitorear el uso de aplicaciones y sitios web por parte de su personal le ayudará a detectar cuándo alguien usa más de una plataforma a la vez. Claro que algunas tareas pueden involucrar múltiples aplicaciones o sitios web, pero la mayoría no. Por lo tanto, si detecta que un empleado cambia constantemente entre varias plataformas, podría estar intentando realizar múltiples tareas . Sin embargo, la multitarea también puede ocurrir de una manera menos productiva: las distracciones.

Detecta distracciones y utiliza capturas de pantalla periódicas

Detectar distracciones es muy fácil con herramientas de seguimiento de tiempo de alta calidad. Por ejemplo, WebWork permite configurar diferentes aplicaciones y sitios web como productivos, neutrales o improductivos. A medida que el personal registra sus horas de trabajo, la aplicación monitorizará el tiempo que dedican a cada etiqueta.

Además de este seguimiento automatizado, incluso puedes detectar distracciones en aplicaciones productivas con capturas de pantalla periódicas . Esto te ayudará a garantizar que tu personal esté trabajando en sus tareas, en lugar de hacer clic o escribir sin rumbo por falta de concentración.

Gestionar proyectos y tareas

Gestionar los proyectos y tareas de su empresa puede facilitar que su personal se mantenga al día. Estos sistemas incluso pueden facilitar el inicio de tareas más grandes al dividirlas en tareas más pequeñas. Algunas tareas grandes pueden resultar abrumadoras al principio, lo que puede provocar que su personal comience a realizar varias tareas a la vez como forma de procrastinación . Esto resalta la importancia de contar con sistemas eficaces de gestión de tareas.

Utilice técnicas de gestión del tiempo

Diversas técnicas de gestión del tiempo en equipo pueden ayudar a tus empleados a rendir al máximo. Un ejemplo popular es el time blocking y el timeboxing, que dividen la jornada laboral del personal en sesiones planificadas previamente. Estas suelen incluir también periodos de descanso, lo que ayuda a tu equipo a recargar energías tras un trabajo intenso.

Reflexiones finales

Si bien las computadoras modernas son excelentes para esto, la multitarea humana no es ideal. Si bien puede parecer productiva, tiene diversos efectos negativos que pueden frenar el crecimiento de su empresa. Afortunadamente, detectarla es bastante sencillo con una herramienta de productividad popular: el software de control de tiempo. Con un ejemplo de alta calidad, podrá asegurarse de que su personal solo realice una sola tarea, dedicándose por completo a una sola tarea importante.