¿Alguna vez te has preguntado cómo pasas tus horas de trabajo y adónde va tu tiempo? ¿Cuánto tiempo tardan los correos electrónicos? ¿Cómo podría utilizar sus horas de trabajo de forma más eficaz?
Esas son las preguntas que se pueden responder con la ayuda de un rastreador de tiempo. El seguimiento del tiempo es clave para comprender cómo emplea su tiempo, personalmente y en los negocios. Es clave para la productividad, el conocimiento y un flujo de trabajo saludable.
Es una herramienta muy útil para trabajadores remotos, autónomos e incluso quienes trabajan en oficinas.
En el artículo de hoy, exploraremos los principales beneficios del seguimiento del tiempo, para quién puede resultar útil y algunas de las mejores herramientas disponibles en el mercado actualmente.
¿Qué es un rastreador de tiempo?
Un rastreador de tiempo es una aplicación de software o aplicación web que registra e informa el tiempo que dedica a diferentes proyectos. Es una herramienta que te ayuda a realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedicas a cada proyecto para que sepas a dónde va tu tiempo y puedas aprovecharlo mejor en el futuro.
El software de seguimiento del tiempo funciona tomando capturas de pantalla periódicas del escritorio de su computadora y luego analizándolas para identificar qué aplicaciones están abiertas (y qué están haciendo). También puede detectar la actividad del teclado, el movimiento del mouse e incluso el uso de redes sociales como Facebook, Twitter y correo electrónico.
La mayoría de las herramientas de seguimiento del tiempo tienen la capacidad de registrar toda la actividad en una computadora, incluidos los sitios web visitados en modo de navegación privada.
¿Quién puede beneficiarse de un rastreador de tiempo?
Hoy en día, el seguimiento del tiempo lo utilizan principalmente los jefes de equipo, los trabajadores remotos y los autónomos. Exploremos esto con más detalle.
Gerentes de equipo
El software de seguimiento del tiempo es una excelente manera de realizar un seguimiento de la productividad del equipo. También puede ayudar a identificar desperdicios e ineficiencias dentro de su flujo de trabajo.
El software de seguimiento del tiempo permite ver cuánto tiempo dedica cada miembro del equipo a cada proyecto. Esto permite a los gerentes de equipo priorizar mejor las tareas y administrar sus recursos de manera más efectiva.
Si utiliza un equipo remoto, el seguimiento del tiempo es esencial para obtener una imagen precisa de cuánto tiempo dedican las personas a los proyectos, si están cumpliendo con sus plazos o si necesitan más tiempo para completar sus tareas.
Trabajadores remotos
Los trabajadores remotos pueden utilizar el seguimiento del tiempo para asegurarse de que están trabajando de manera eficiente y efectiva, sin distracciones de sus compañeros de trabajo u otras tareas que no necesitan realizarse en ese momento.
También pueden usarlo para asegurarse de descansar lo suficiente entre sesiones para no agotarse por el exceso de trabajo.
autónomos
Los autónomos tienen control total sobre su entorno y horario de trabajo, por lo que es importante que realicen un seguimiento de su tiempo de forma precisa y eficiente para poder recibir un pago por su trabajo.
Al saber exactamente cuánto tiempo lleva cada tarea, los autónomos pueden crear cotizaciones más precisas para nuevos clientes, ¡o incluso solo para ellos mismos!
Además, pueden proporcionar informes de su jornada laboral a sus contratistas y enviar una factura directamente desde la herramienta si les pagan por horas.
¿Por qué es útil un software de seguimiento del tiempo?
Entre todos los beneficios que puede brindarle el seguimiento del tiempo , estas son las principales razones por las que debería utilizar un seguimiento del tiempo:
Mantiene el equilibrio entre la vida personal y laboral
Pocas personas tienen una idea precisa de cómo pasan sus días. Esto puede ser peligroso porque puede provocar una mala gestión del tiempo y un equilibrio entre la vida personal y laboral.
Con un rastreador de tiempo, puede mejorar su desempeño laboral , realizar un seguimiento de las tareas que ocupan la mayor parte de su tiempo y realizar los ajustes necesarios para planificar su día de manera efectiva.
De esta manera, podrá mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal y evitar el agotamiento, que se ha convertido en un problema común entre los millennials: el 84 % afirma haber experimentado agotamiento en su trabajo actual.
Ayuda a los empleados a gestionar mejor su carga de trabajo
El rastreador de tiempo le permite obtener una descripción general de cómo emplea su tiempo.
Es posible que esté dedicando más tiempo del necesario a tareas menores cuando debería concentrarse en tareas más valiosas.
Puede solucionar este problema realizando un seguimiento de su tiempo y analizando el tiempo dedicado a cada tarea.
Después, podrás priorizar mejor tus tareas sin frustrarte o sentir que tienes mucho entre manos. Cuando sepa cuánto le llevará completar una tarea, tendrá una idea clara de su día y podrá aprovechar mejor sus horas de trabajo.
Previene la multitarea
La multitarea es enemiga de la productividad. Puede parecer que estás haciendo mucho, pero los estudios demuestran que reduce la productividad hasta en un 40% .
La razón detrás de esto es que cada vez que cambiamos de una tarea a otra, nuestro cerebro necesita algo de tiempo para volver a concentrarse.
Una herramienta de seguimiento del tiempo le permite comprender cuánto le llevará realizar una tarea para que pueda proporcionar la cantidad de tiempo necesaria para cada tarea sin que ellos intervengan.
Proporciona transparencia en los procesos de trabajo.
Cuando configura registros de tiempo como parte de su rutina, su negocio se vuelve más transparente. Le permite estar al tanto de su proceso de trabajo, ofreciendo información sobre las tareas y su duración.
Con el tiempo, las herramientas de seguimiento del tiempo también brindan a los gerentes de equipo una visión más amplia de las cargas de trabajo de los empleados para que puedan optimizar la productividad cuando sea necesario y realizar un seguimiento de cómo les está yendo a todos los demás en la empresa.
Funciones del software de seguimiento del tiempo que lo hacen efectivo
Cuando se trata de software de seguimiento del tiempo, la cantidad de opciones disponibles puede resultar abrumadora. Con tantas opciones, es difícil saber cuál se adapta mejor a tus necesidades.
Veamos las características más importantes de un software eficaz de seguimiento del tiempo.
Capturas de pantalla
Realice un seguimiento de cómo sus empleados pasan sus horas de trabajo con capturas de pantalla tomadas al azar.
El rastreador WebWork le permite elegir entre 4 modos de captura de pantalla para obtener más información sobre las horas registradas, el nivel de actividad y mucho más.
Seguimiento de asistencia
Con el control de asistencia, puede controlar fácilmente las horas de trabajo y la puntualidad de sus empleados.
El software WebWork Attendance Monitoring presenta una lista de filtros que puede utilizar para generar instantáneamente la información que desea. Puede realizar un seguimiento de la asistencia diariamente o elegir un intervalo del calendario.
Gestión de tareas
La gestión de tareas puede ser utilizada por equipos que trabajan juntos en proyectos o tareas. Los empleados pueden comunicarse entre sí a través de la plataforma y compartir información sobre tareas completadas o pendientes.
De esta manera, el equipo siempre estará actualizado sobre lo que todos están haciendo y cuándo planean completar sus tareas. Y los jefes de equipo podrán establecer prioridades y ver quién está trabajando en qué en un momento dado.
Uso de múltiples dispositivos
Con tanta gente trabajando desde casa o en cafeterías hoy en día, es importante poder acceder a su software de seguimiento del tiempo desde cualquier lugar.
El software de seguimiento del tiempo debe ser accesible desde cualquier dispositivo para que puedas realizar un seguimiento de tu tiempo.
Por ejemplo, WebWork funciona en Windows, Mac y Linux. Además, la aplicación está disponible tanto en Google Play como en App Store.
Monitoreo del uso de aplicaciones y sitios web
El software de seguimiento del tiempo puede monitorear las aplicaciones y los sitios web que utilizan los empleados durante el horario laboral. Esto ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de las políticas relativas al uso autorizado de los recursos de la empresa durante el horario laboral.
Si una empresa tiene acceso restringido a ciertos sitios web o aplicaciones durante el horario laboral, esta función puede ayudar a monitorear dichas actividades por parte de los empleados.
Se integra con otras aplicaciones
Aplicaciones como Slack, Google Calendar y Asana son populares entre las pequeñas empresas porque ayudan a agilizar la comunicación entre empleados y clientes.
Pero si estas aplicaciones no están integradas con su software de seguimiento del tiempo, es posible que los empleados no puedan acceder a sus tareas desde otras aplicaciones, lo que significa más trabajo para ellos y menos oportunidades de automatización.
Aumente su productividad con WebWork Time Tracker
WebWork es un software de seguimiento del tiempo y monitoreo de empleados para empresas y equipos remotos con las funciones que más necesita.
Con la ayuda de WebWork, puedes:
- Realice un seguimiento de todo el tiempo dedicado por sus empleados a sus tareas diarias en tiempo real, incluidas capturas de pantalla y uso de la web.
- Supervise la asistencia de los empleados, realice un seguimiento de las tareas y el progreso del proyecto, asigne turnos a los empleados y reciba notificaciones cuando lleguen o salgan del trabajo.
- Cree informes basados en las actividades y el desempeño de sus empleados, analice tendencias y mejore la productividad del equipo.
- Y mucho más.
Con más de 10 funciones disponibles, puede aumentar su productividad y ampliar los esfuerzos de su equipo.
Conclusión
El seguimiento del tiempo es fundamental para cualquier negocio y no se puede enfatizar lo suficiente la importancia que hay detrás.
Un buen rastreador de tiempo debería poder agilizar todos sus procesos de trabajo y permitirle concentrarse en su competencia principal.
El software de seguimiento del tiempo de WebWork también incluye una serie de funciones, incluidas extensiones del navegador, panel de equipo personalizable, informes y mucho más.
