Aunque todos tenemos las mismas 24 horas al día, cada uno las gestiona de forma diferente. La estrategia que elijas puede marcar la diferencia entre lograr todos tus objetivos o apenas gestionar una pequeña parte. Por lo tanto, gestionar el tiempo eficazmente es importante, especialmente para quienes tienen muchas responsabilidades, como empresarios y líderes de equipo. Algunas habilidades esenciales de gestión del tiempo pueden ayudarte a sacar el máximo provecho de tu trabajo y a tu personal a hacer lo mismo.

En esta guía, exploraremos precisamente eso: algunas habilidades esenciales de gestión del tiempo para líderes, empresarios y cualquier persona con agendas apretadas. Antes de abordar el tema principal, veamos por qué son importantes las habilidades esenciales de gestión del tiempo.

Por qué son importantes las habilidades esenciales de gestión del tiempo

A diferencia de muchos otros recursos, el tiempo no se puede reemplazar. Una vez que se acaba, no se puede recuperar. Por lo tanto, es fundamental utilizarlo eficazmente.

Gestionar bien tu tiempo te permitirá lograr más en el mismo periodo. Podrás completar más tareas o producir un trabajo de mayor calidad. Si bien esto es importante para cualquier profesional, es especialmente vital al tomar decisiones para tu empresa y tu personal.

Cada decisión que tome afectará a sus empleados de una u otra manera. A veces, estos efectos serán efímeros. Pero otras veces, pueden ser duraderos. Esto resalta la importancia de tomar buenas decisiones, lo cual puede lograrse con una estrategia como la toma de decisiones basada en datos . Estas estrategias requieren una cantidad considerable de tiempo para aprovecharlas eficazmente, lo que enfatiza la importancia de las habilidades de gestión del tiempo.

Las principales habilidades esenciales de gestión del tiempo para líderes y más allá

Dominar la gestión del tiempo implica varias habilidades. Las habilidades esenciales que abordaremos en esta guía son las siguientes:

• Priorización
• Planificación
• Organización
• Delegación
• Evitar distracciones
• Establecimiento de límites
• La capacidad de decir no

Ahora exploraremos cada uno en profundidad, comenzando con el primero: la priorización de tareas .

Priorización

No todas las tareas son iguales. Algunas son más importantes que otras, y distinguirlas es una habilidad fundamental. Priorizar correctamente tus tareas te permitirá completar las más importantes rápidamente y producir un trabajo de mayor calidad.

Hay muchas maneras de practicar esta habilidad. Algunas estrategias de gestión de tareas, como la Matriz de Eisenhower, pueden ayudarte a priorizar tu trabajo con antelación. Hablando de eso, la planificación es la siguiente habilidad esencial de gestión del tiempo que abordaremos.

Planificación

Planificar con antelación las tareas en las que trabajarás te dará una estructura para tus días. Sin esto, puedes perder mucho tiempo fácilmente pensando en qué trabajar a continuación. Piensa en un buen plan como un mapa: te guiará en tu trabajo a lo largo del día.

Además de planificar tus días, puedes ir un paso más allá y planificar una semana entera con antelación. Existen muchas técnicas de gestión del tiempo que puedes usar para esto, como la tematización de días, que asigna ciertos tipos de tareas a días específicos de tu calendario. Esto puede ser especialmente efectivo para tu equipo. La estrategia consiste en agrupar tareas similares para evitar cambiar entre diferentes tipos de asignaciones. Sin embargo, asegúrate de evitar agrupar demasiadas tareas repetitivas, ya que tu personal puede aburrirse rápidamente con esta técnica.

Organización

Mantenerse organizado es fundamental para una buena gestión del tiempo. Esto aplica a todos los aspectos de tu trabajo: tu espacio físico, proyectos y tareas, objetivos a largo plazo y más. Si tú y tu equipo están desorganizados, dedicarán mucho tiempo a buscar cosas. No solo perderán tiempo, sino también la valiosa energía de su equipo, que podría dedicarse a tareas importantes.

Afortunadamente, mantenerse organizado no es tarea difícil. Sin embargo, requiere esfuerzo constante. Mantén tu espacio de trabajo físico ordenado y asegúrate de que tu personal haga lo mismo. Para tu espacio digital, usa una herramienta de productividad con funciones de gestión para mantenerte organizado. Por ejemplo, puedes usar la Gestión de Proyectos y Tareas en WebWork para que los procesos de trabajo diarios de tu equipo funcionen a la perfección.

Delegación

Como líder, no puedes hacerlo todo tú mismo. Probablemente te enfrentes a muchas tareas a diario, muchas de las cuales tendrás que delegar. Si bien esta es una de las habilidades de gestión del tiempo más esenciales que todo líder debería tener, también puede ser útil para el resto de tu equipo. En concreto, si tus gerentes y supervisores saben delegar eficazmente, podrán realizar mejor su trabajo.

El primer paso para delegar es priorizar las tareas. Tras identificar las tareas menos prioritarias, debería empezar a buscar a quién delegarlas. Esto dependerá en gran medida de las habilidades y la carga de trabajo de sus empleados, por lo que cada caso será diferente.

Evitar distracciones

Las distracciones son omnipresentes en el mundo actual. Ya sean distracciones laborales, como correos electrónicos y otras tareas, o relacionadas con la vida personal, pueden afectar la productividad. Este problema puede ser aún más grave en de trabajo remoto o teletrabajo . En estos casos, no se puede garantizar que los miembros del equipo trabajen en lugares libres de distracciones.

Esta habilidad esencial para la gestión del tiempo requiere bastante disciplina. Tú y tu equipo necesitarán la fuerza de voluntad para no dejarse tentar por las distracciones y mantenerse concentrados en sus tareas activas. Sin embargo, hay cosas que pueden hacer para que esta habilidad sea más fácil de adquirir, como establecer límites entre su vida personal y laboral. Si bien esto solo les ayudará a evitar distracciones no laborales, tendrá un efecto medible en su productividad.

Establecer límites

Establecer límites adecuados entre el trabajo y la vida personal es vital para lograr un equilibrio saludable entre la vida laboral y . Si no lo sabe, un equilibrio saludable entre ambos juega un papel importante en su productividad a largo plazo. No mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal puede resultar rápidamente en exceso de trabajo y agotamiento. Si esto le sucede a su personal, su empresa podría experimentar muchos efectos negativos, como un aumento en la rotación de personal.

Afortunadamente, establecer límites, especialmente para tu equipo, es bastante sencillo. Evita trabajar fuera de tu horario establecido y anima a tus empleados a hacer lo mismo. Si trabajas más horas, evita contactar a tu equipo fuera de sus horarios. Así, no se verán tentados a empezar a trabajar cuando deberían descansar.

La capacidad de decir no

Esta habilidad esencial para la gestión del tiempo está estrechamente relacionada con nuestro último punto. Decir que no es un tipo de límite, pero uno que usarás mucho en el trabajo, especialmente al hablar con socios y clientes. Aprende a rechazar solicitudes que no se ajusten a tus prioridades. Intenta ser firme, pero educado. Asegúrate de que tu personal también pueda hacer lo mismo, especialmente si trabajar con terceros forma parte de su trabajo.

Mejore sus habilidades esenciales de gestión del tiempo con el seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo es una forma eficaz de mejorar la gestión del tiempo. Te ayuda a ver adónde dedicas tu tiempo e identificar áreas de mejora. Aplicaciones de alta calidad como WebWork te ayudarán a utilizar eficazmente tus habilidades esenciales de gestión del tiempo para que rindas al máximo. Sin embargo, estas aplicaciones son especialmente útiles para tu equipo.

Puedes usar aplicaciones de seguimiento del tiempo no solo para ayudar a tu equipo a desarrollar sus habilidades de gestión del tiempo, sino también para aumentar su productividad. Además, podrás gestionar a tu personal fácilmente, lo que te permitirá dedicar más horas de tu valioso tiempo a tareas importantes.

Pensamientos finales

Las habilidades esenciales de gestión del tiempo son herramientas que te ayudan a tomar el control de tu día. Te permiten concentrarte en lo importante y trabajar con mayor eficiencia.

Para los líderes, estas habilidades son especialmente importantes. Pueden ayudarles a guiar a su equipo para alcanzar sus objetivos y evitar el agotamiento. Pero no es necesario estar a cargo de un equipo para beneficiarse de una mejor gestión del tiempo. Cualquiera puede aprender estas habilidades y usarlas para mejorar su vida, tanto en el trabajo como fuera de él.

Empieza con pasos sencillos como priorizar tus tareas, mantenerte organizado y establecer límites entre tu vida laboral y personal. Incorpora un software de seguimiento del tiempo en tus flujos de trabajo para supervisar tu progreso y realizar los ajustes necesarios.