La gestión de proyectos en los negocios puede ser un desafío. Hay muchas cosas a las que realizar un seguimiento para garantizar que su proyecto pueda tener éxito, incluido el tema de este artículo: entregables . Los entregables de gestión de proyectos vienen en diferentes tipos y variedades, que exploraremos hoy. Pero primero, cubramos los conceptos básicos del concepto.
¿Qué son los entregables en la gestión de proyectos?
Los entregables son los resultados que debe producir en diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto . Estas son salidas que pueden tomar una amplia variedad de formas, que dependerán en gran medida del tipo de productos en los que está trabajando. Cada proyecto que comience en su negocio necesitará tener al menos un entrega. Sin embargo, pueden tener muchos más resultados esperados, especialmente proyectos duraderos.
Como ejemplo, supongamos que está trabajando en un sitio web. En este caso, las salidas de su proyecto pueden incluir una maqueta de diseño, ciertas páginas individuales y un elemento de encabezado.
Los entregables de gestión de proyectos le permiten mantenerse más organizado durante todo el proceso. A su vez, esto lo ayudará a lograr sus objetivos de manera más efectiva. Hablando de eso, los objetivos y los entregables son dos conceptos muy similares. Como resultado, los profesionales a menudo los confunden el uno por el otro. Exploremos ahora las diferencias entre los dos.
Entregables de gestión de proyectos versus objetivos
La principal diferencia entre los objetivos y los entregables de un proyecto es cuando se logran. Por lo general, los objetivos se completan cerca del final de un proyecto. Como resultado, estos son logros relativamente significativos. Los entregables, por otro lado, pueden estar en cualquier etapa a lo largo de la vida de un proyecto, desde el principio hasta el final. Esto nos hace una transición muy bien a nuestro próximo tema de discusión: los diferentes tipos de entregables en la gestión de proyectos.
Los tipos de entregables de gestión de proyectos
Los entregables en la gestión de proyectos pueden venir en muchas variaciones diferentes. Exploraremos tres formas de clasificarlos:
- Interno vs externo
- Tangible vs intangible
- Proceso vs producto
Entregables internos vs externos
Los entregables de proyectos internos y externos simplemente se refieren a para quién es una salida esperada. Estos dos se nombran intuitivamente, con los internos destinados al uso interno y los externos para un cliente. Un ejemplo de un entregable interno son las pautas de soporte específicas para un producto. Las salidas externas, mientras tanto, pueden ser cualquier cosa, desde software hasta productos tangibles. Hablando de tangible, este es nuestro próximo punto de discusión.
Entregables tangibles vs intangibles
Hay varias formas de definir entregables tangibles e intangibles en la gestión de proyectos. El método más común sigue el significado original de la palabra tangible: algo que se puede tocar. Después de esta lógica, un prototipo físico se consideraría un entrega tangible. El software, mientras tanto, sería intangible.
Otras definiciones de salidas tangibles e intangibles clasifican los resultados no medibles como tangibles. Estos serían los productos finales de las diversas etapas de su proyecto. Los entregables intangibles, por otro lado, le permitirían medir el progreso hacia un objetivo específico, como aumentar los ingresos.
Proceso vs entregables de productos
Al igual que los entregables internos y externos, los resultados de procesos y productos se explican por sí mismos. Un proceso entregable es algo que puede necesitar completar durante el ciclo de vida de un proyecto. Por otro lado, un producto entregable, por otro lado, llegará al final de un proyecto, cuando esté listo para entregar el producto final.
Por qué debe definir entregables en la gestión de proyectos
Definir los resultados esperados claros puede ayudar a su personal a mantenerse organizado. A su vez, esto lo ayudará en los siguientes pasos importantes a medida que trabaje en su proyecto:
- Realizar un seguimiento del progreso mientras su equipo trabaja en su proyecto
- Mejorar la transparencia con clientes y socios
- Asegurar los estándares de calidad final y abordar cualquier deficiencia
Haciendo un seguimiento del progreso
Monitorear el progreso de sus proyectos es vital para garantizar su éxito. Ya sea que elija hacer esto manualmente o mediante una herramienta de gestión de proyectos , establecer entregables claros facilitará su trabajo. Puede establecer plazos para diferentes resultados esperados y realizar un seguimiento de sus fechas de entrega. Haga esto a lo largo de toda la vida de un proyecto y puede identificar cuellos de botella de rendimiento a tiempo. En consecuencia, es más probable que sus proyectos también se completen mucho antes de sus fechas de vencimiento.
Mejorar la transparencia con los clientes
Si está trabajando en un proyecto para un cliente en particular, la configuración de transmisión de transmisión es clave. Esto permitirá que su cliente tenga más confianza durante todo el proceso. Podrán solicitar cualquier ajuste antes de que sea demasiado tarde, lo que también será bastante beneficioso para su equipo. Una línea de tiempo clara de entregables dará como resultado una mejor experiencia general para sus clientes, mejorando su lealtad a su negocio.
Asegurar los estándares de calidad finales
Establecer entregables en varias etapas de su proyecto le facilitará evaluar la calidad de los resultados finales de su proyecto. Al examinar la calidad de cada uno de estos entregables, podrá dividir el trabajo de su equipo de control de calidad en fragmentos más pequeños. Además de simplificar el trabajo de su personal, verificar la calidad en más de una etapa lo ayudará a atrapar y arreglar cualquier deficiencia a tiempo.
Desafíos comunes con entregables en la gestión de proyectos
Habiendo cubierto por qué debe definir entregables, exploremos ahora algunos desafíos que podría enfrentar al hacerlo. Estos incluyen:
- Expectativas mal definidas : los clientes a menudo no comunican sus expectativas para un proyecto claramente. Esto puede conducir a un montón de trabajo duplicado para su equipo, frenándolos.
- Al carecer de comunicación del cliente : continuando con el tema de las comunicaciones, algunos clientes son malos tanto al principio como durante todo el ciclo de vida de sus proyectos. Al igual que nuestro punto anterior, esto puede ralentizar las cosas para su equipo.
- Alcance Creep : Probablemente sea consciente del concepto de alcance. Lo que comienza como un proyecto relativamente pequeño puede en espiral rápidamente en algo mucho más grande.
Afortunadamente, minimizar los impactos de estos desafíos es bastante sencillo con ciertas herramientas de productividad: software de seguimiento de tiempo .
Configuración de entregables de gestión de proyectos con seguimiento de tiempo
Los rastreadores de tiempo con soluciones de gestión de proyectos pueden hacer que los entregables sean triviales. Aquí hay algunos pasos a lo largo de su viaje de gestión de proyectos donde el seguimiento de tiempo puede ser beneficioso:
- Identificar y definir entregables
- Establecer plazos y expectativas
- Asignación del personal responsable de entregables
Identificar y definir entregables
El primer paso para completar los entregables del proyecto es identificarlos. Esto implicará dividir su proyecto en piezas más pequeñas y asignar objetivos finales a cada uno. También debe definir los detalles clave de cada resultado esperado. Estos diferirán enormemente para varios tipos de entregables. Por ejemplo, es posible que desee establecer una longitud y formato objetivo para algo como un informe o un plan de acción. Por otro lado, es posible que desee establecer solo una fecha límite para una función de software específica. Convenientemente, los plazos son nuestro próximo punto de discusión.
Establecer plazos y expectativas
Después de identificar lo que desea lograr y cómo, debe comenzar a establecer plazos. Esto le permitirá establecer la línea de tiempo de los entregables de su proyecto, que luego podrá usar para rastrear el progreso de su equipo. Es importante que todos en su equipo estén al tanto de los plazos. Esto les ayudará a saber qué esperar en su día a día garantizar que el proyecto se pueda completar con éxito.
Asignación del personal responsable de entregables.
Los entregables de gestión de proyectos a menudo tienen a alguien responsable de ellos en muchas de las empresas más exitosas del mundo. A estos empleados se les asigna el papel de un propietario. Lo que esto significa es que coordinarán el trabajo para una entrega en particular. Sin embargo, un propietario no necesariamente tiene que trabajar en sus objetivos directamente.
Pensamientos finales
Los entregables claramente definidos en la gestión de proyectos pueden ayudar a su equipo a mantenerse organizado. Le ayudarán a rastrear el progreso del proyecto en su negocio y garantizar que sus objetivos se alcancen a tiempo. Puede simplificar aún más su trabajo utilizando un rastreador de tiempo con potentes funciones de gestión de proyectos y tareas, como WebWork. Esto lo ayudará a completar proyectos a tiempo y acelerar el crecimiento de su organización.
