Por qué el seguimiento del tiempo es importante para las empresas de externalización de contratación.
En este modelo, los clientes confían en la empresa no solo para encontrar talento, sino también para gestionar la relación laboral de principio a fin . El seguimiento del tiempo se convierte en la piedra angular de este servicio:

Prueba de trabajo para clientes : Las capturas de pantalla, los registros de actividad y las horas registradas demuestran que los empleados cumplen con las expectativas.
Facturación precisa a clientes : Las entradas de tiempo se vinculan directamente con las facturas, lo que garantiza que los clientes paguen las horas trabajadas sin disputas.
Nómina para empleados : Las horas registradas se convierten en pagos, lo que permite a la empresa gestionar salarios, honorarios o contratos por hora sin problemas.
Visibilidad operativa : Las empresas pueden ver cuánto tiempo consume cada proyecto, lo que les ayuda a medir la rentabilidad y optimizar las asignaciones.

En esta guía, clasificamos las 10 mejores herramientas de seguimiento de tiempo para empresas de externalización de contratación en 2025. Nuestra evaluación destaca las características más importantes en este modelo: monitoreo de actividad, transparencia de cara al cliente, facturación basada en proyectos y medición del ROI que conecta las horas registradas directamente con el valor del cliente y los márgenes de la empresa.

#10: RescueTime – Información básica sobre productividad

Descripción general: RescueTime proporciona seguimiento automático de la productividad, pero carece de las funciones de asignación de proyectos y facturación de clientes que necesitan las empresas de contratación.

Características clave para el reclutamiento:

• Seguimiento automático de aplicaciones y sitios web
• Puntuación de productividad por categoría
• Tiempo dedicado a LinkedIn/bolsas de trabajo
• Alertas de distracción
• Informes semanales por correo electrónico
• FocusTime para sesiones de trabajo profundas

Precios:
Plan Lite gratuito (funciones limitadas)
Premium: $12/mes o $6/usuario/mes para equipos

Pros:

• Seguimiento completamente automático
• Bueno para comprender los patrones de uso del tiempo.
• Realiza un seguimiento del uso de la plataforma de reclutamiento
• No se requiere entrada manual

Contras:

• Sin seguimiento de clientes ni solicitudes
• No se puede asignar tiempo a búsquedas específicas
• Sin funciones de facturación ni factura
• Gestión de equipo limitada
• Sin capacidades de captura de pantalla

Ideal para: empresas que solo necesitan una descripción general básica de los patrones de productividad de los trabajadores sin facturación a clientes ni requisitos de prueba de trabajo.

#9: Deputy – Plataforma centrada en la programación

Descripción general: Deputy se destaca en la programación de turnos, pero ofrece un valor limitado para las empresas de contratación que necesitan seguimiento del tiempo basado en proyectos y monitoreo de la productividad.

Características clave para el reclutamiento:

• Seguimiento básico del tiempo
• Gestión de tareas
• Programación de equipos
• Registro de entrada y salida móvil
• Dejar la gestión
• Informes sencillos

Precios:

• Control de tiempo y asistencia: $4,50/usuario/mes
• Premium: $6.00/usuario/mes

Pros:

• Bueno para gestionar horarios de oficina.
• Interfaz sencilla
• Compatible con dispositivos móviles
• Precios asequibles

Contras:

• Sin requisición ni seguimiento de proyectos
• Sin monitoreo de productividad
• No se pueden rastrear las actividades por cliente
• Informes limitados sobre métricas de reclutamiento
• Sin captura de pantalla ni seguimiento de actividad

Ideal para: agencias que se centran principalmente en la programación interna y la asistencia de trabajadores en el lugar o por turnos, pero que no requieren informes detallados de los clientes.

#8: TimeCamp – Automatización basada en palabras clave

Descripción general: TimeCamp ofrece seguimiento automático del tiempo mediante palabras clave, lo que puede ayudar a categorizar las actividades de reclutamiento, aunque la configuración es compleja.

Características clave para el reclutamiento:

• Seguimiento automático basado en palabras clave (nombres de candidatos, puestos de trabajo)
• Asignación de tiempo basada en proyectos
• Monitoreo básico de actividad
• Seguimiento de horas facturables
• Seguimiento del presupuesto para búsquedas retenidas
• Generación de facturas

Precios:

• Plan gratuito: Funciones básicas
• Principiante: $2,99/usuario/mes
• Premium: $4,99/usuario/mes
• Ultimate: $7,99/usuario/mes

Pros:

• La automatización de palabras clave es útil para el reclutamiento
• Puede rastrear el tiempo por solicitud
• Precios asequibles
• Capacidades de facturación incluidas

Contras:

• Se requiere una configuración compleja de palabras clave
• Funciones de captura de pantalla limitadas
• No hay métricas específicas de reclutamiento
• Seguimiento de actividad débil
• Mala experiencia móvil

Ideal para: empresas de subcontratación que buscan capacidades de facturación de bajo costo y están dispuestas a configurar la automatización basada en palabras clave para categorizar la actividad de los trabajadores.

#7: Cosecha – Seguimiento limpio del proyecto

Descripción general: Harvest ofrece un excelente seguimiento del tiempo basado en proyectos y facturación a clientes, lo que lo hace adecuado para empresas de búsqueda retenida.

Características clave para el reclutamiento:

• Seguimiento del tiempo del proyecto y del cliente
• Aprobaciones de hojas de horas
• Seguimiento del presupuesto para búsquedas
• Generación de facturas
• Seguimiento de gastos de los clientes
• Planificación de la capacidad del equipo
• Informes de ROI por proyecto

Precios:

• Pro: $11/usuario/mes
• Premium: $14/usuario/mes

Pros:

• Excelente para el seguimiento de búsquedas retenidas
• Facturación profesional
• Interfaz limpia e intuitiva
• Gestión sólida del presupuesto del proyecto
• Bueno para la facturación del cliente

Contras:

• Sin monitoreo de actividad o productividad
• Sin capacidades de captura de pantalla
• Funciones de automatización limitadas
• No se puede realizar un seguimiento automático de las actividades de abastecimiento frente a las de BD
• Precio más alto

Ideal para: empresas que priorizan la facturación limpia de los clientes y la gestión del presupuesto del proyecto por sobre el seguimiento de la actividad, especialmente en asignaciones retenidas o de alcance fijo.

#6: Clockify – Gratis con buenos informes

Descripción general: Clockify ofrece usuarios gratuitos ilimitados con sólidas capacidades de generación de informes, lo que lo hace atractivo para empresas de contratación en crecimiento con un presupuesto limitado.

Características clave para el reclutamiento:

• Proyectos ilimitados (requisiciones)
• Seguimiento del tiempo por cliente y rol
• Informes de tiempo detallados
• Panel de control del equipo
• Configuración de tarifas facturables
• Registro de auditoría para cumplimiento
• Monitoreo de capturas de pantalla (plan Pro)

Precios:

• Plan gratuito: usuarios ilimitados
• Básico: $3,99/usuario/mes
• Estándar: $5,49/usuario/mes
• Pro: $7,99/usuario/mes (incluye capturas de pantalla)

Pros:

• Gratis para uso básico
• Buena categorización de proyectos
• Informes detallados
• Se puede rastrear por requisición
• Opción de captura de pantalla asequible

Contras:

• Se requiere entrada de tiempo manual
• Automatización limitada
• Seguimiento básico de la actividad
• Sin KPI de reclutamiento
• Capturas de pantalla solo en Pro

Ideal para: empresas en crecimiento que desean un seguimiento de tiempo gratuito o básico basado en proyectos con informes sólidos y que están abiertas al ingreso manual para una prueba de trabajo básica.

#5: Toggl Track: Excelente experiencia de usuario

Descripción general: Toggl Track ofrece la mejor experiencia de usuario con informes potentes, aunque carece de las funciones de monitoreo que algunas empresas requieren.

Características clave para el reclutamiento:

• Seguimiento del tiempo fácil con un solo clic
• Informes y análisis potentes
• Seguimiento de proyectos y clientes
• Vista de línea de tiempo de las actividades diarias
• Integración de calendario
• Seguimiento de ingresos
• Panel de información del equipo

Precios:

• Principiante: $9/usuario/mes
• Premium: $18/usuario/mes
• Empresa: precios personalizados

Pros:

• Increíblemente fácil de usar
• Excelentes análisis
• Ideal para realizar el seguimiento de múltiples búsquedas
• API potente para integraciones
• Confiable y rápido

Contras:

• Sin monitoreo de capturas de pantalla
• Sin seguimiento de actividad
• Precio más alto
• Automatización limitada
• Sin puntuación de productividad

Ideal para: agencias que valoran la simplicidad y los análisis sólidos para los informes de los clientes, pero que no requieren capturas de pantalla ni monitoreo de actividad para validar las horas.

#4: Hubstaff – Solución de Monitoreo Equilibrado

Descripción general: Hubstaff ofrece un buen equilibrio entre seguimiento del tiempo, monitoreo de actividades y gestión de proyectos para equipos de reclutamiento.

Características clave para el reclutamiento:

• Seguimiento de los niveles de actividad
• Capturas de pantalla opcionales (1-3 cada 10 minutos)
• Seguimiento de aplicaciones y URL
• Seguimiento del tiempo basado en proyectos
• Calificaciones de productividad
• Presupuestos y facturación de clientes
• Hojas de horas detalladas

Precios:

• Principiante: $7/usuario/mes
• Crecimiento: $9/usuario/mes
• Equipo: $12/usuario/mes

Pros:

• Buen seguimiento de la actividad
• Se puede rastrear por requisición/cliente
• Opciones de captura de pantalla flexibles
• Precios razonables
• Buenas funciones de informes

Contras:

• Funciones limitadas específicas para el reclutamiento
• Sin abastecimiento vs. categorización de BD
• El seguimiento de la actividad puede ser manipulado
• Automatización limitada

Ideal para: empresas que desean un equilibrio entre el seguimiento del tiempo, la prueba de trabajo y el monitoreo moderado de la actividad, con suficientes funciones tanto para la supervisión interna como para la facturación de los clientes.

#3: Time Doctor: Seguimiento integral de la productividad

Descripción general: Time Doctor se destaca en el monitoreo detallado de la productividad, ayudando a las empresas de reclutamiento a identificar a los empleados con mejor desempeño y optimizar los flujos de trabajo.

Características clave para el reclutamiento:

• Capturas de pantalla cada 3 minutos
• Seguimiento de sitios web y aplicaciones
• Calificaciones de productividad por actividad
• Seguimiento del tiempo por proyecto/cliente
• Alertas de distracción
• Informes detallados de uso de la web y de aplicaciones
• Seguimiento del equilibrio entre la vida personal y laboral

Precios:

• Básico: $6,70/usuario/mes
• Estándar: $9,90/usuario/mes
• Premium: $16,70/usuario/mes

Pros:

• Excelentes conocimientos sobre productividad
• Prueba detallada de trabajo
• Puede identificar patrones de alto rendimiento
• Categorización fuerte de la actividad
• Capacidad de seguimiento sin conexión

Contras:

• Puede resultar invasivo para los reclutadores.
• No hay métricas específicas de reclutamiento
• Mayor costo por funciones completas
• Interfaz compleja

Ideal para: grandes empresas de subcontratación que necesitan información detallada sobre productividad y pruebas de trabajo para los clientes, incluso si el monitoreo parece más invasivo.

#2: QuickBooks Time – Integración empresarial

Descripción general: QuickBooks Time ofrece un seguimiento de tiempo sólido con excelentes informes, ideal para empresas de contratación establecidas que ya están en el ecosistema de QuickBooks.

Características clave para el reclutamiento:

• Seguimiento de proyectos y códigos de trabajo
• Panel de control de Quién está trabajando
• Aprobaciones de hojas de horas
• Informes avanzados
• Seguimiento presupuestario vs. real
• Integración con QuickBooks Payroll
• Campos personalizados para métricas de reclutamiento

Precios:

• Premium: $20/mes base + $8/usuario/mes
• Elite: $40/mes base + $10/usuario/mes

Pros:

• Confiabilidad de nivel empresarial
• Excelentes informes financieros
• Fuerte seguimiento del proyecto
• Ideal para empresas que utilizan QuickBooks
• Apoyo profesional

Contras:

• Sin monitoreo de capturas de pantalla
• Seguimiento de actividad limitado
• La opción más cara
• Requiere el ecosistema QuickBooks
• Sin análisis de productividad

Ideal para: empresas establecidas que ya utilizan QuickBooks para nóminas o contabilidad y que buscan un seguimiento de tiempo integrado con informes financieros sólidos.

#1: WebWork : La solución completa de reclutamiento

Descripción general: WebWork ofrece la solución más completa para empresas de contratación, combinando un potente seguimiento del tiempo con monitoreo de productividad, capturas de pantalla personalizables y análisis específicos de contratación, todo a un valor excepcional.

Características clave para el reclutamiento:

• Monitoreo de capturas de pantalla personalizable (perfecto para búsquedas confidenciales)
• Seguimiento de actividades para medir el abastecimiento frente al tiempo de desarrollo empresarial
• Monitoreo de aplicaciones y sitios web (seguimiento de LinkedIn, bolsas de trabajo, uso de ATS)
• Seguimiento basado en proyectos por solicitud o cliente
• Análisis de productividad para identificar patrones de alto rendimiento
• Facturación integrada para búsquedas retenidas
• Informes de ROI por asignación de búsqueda
• Información basada en IA para optimizar el rendimiento

Precios:

• Pro: $3,99/usuario/mes
• Más: $6,39/usuario/mes (incluye nómina)
• Premium: $7,19/usuario/mes (marca blanca + HIPAA)

Pros:

• El conjunto de funciones más completo para el reclutamiento
• Controles de privacidad flexibles para búsquedas sensibles
• 60-75% menor costo que las alternativas empresariales
• Panel de productividad en tiempo real
• Categorización automática de actividades
• Métricas detalladas de ROI por reclutador y búsqueda
• Puede realizar un seguimiento del abastecimiento, el desarrollo comercial y el tiempo de administración.

Contras:

• Más nuevo en la industria del reclutamiento
• Algunas funciones avanzadas requieren niveles superiores
• Configuración inicial necesaria para categorías de actividades

Ideal para: cualquier empresa de externalización o contratación que necesite una solución completa (seguimiento de tiempo, monitoreo de actividad, prueba de trabajo, facturación de clientes y análisis de ROI) a un costo menor que las alternativas empresariales.

Por qué WebWork es una excelente opción para el reclutamiento:

1. Categorización de actividades: realiza un seguimiento automático del tiempo dedicado a abastecimiento, desarrollo comercial y administración.
2. Medición del ROI: Calcule el costo real y el retorno por asignación de búsqueda
3. Flexibilidad de privacidad: desenfocar capturas de pantalla durante búsquedas ejecutivas confidenciales
4. Performance Insights: la IA identifica patrones de los reclutadores con mejor desempeño
5. Solución completa: seguimiento de tiempo + monitorización + facturación + análisis en una sola plataforma

Comparación de características para empresas de contratación

Para las empresas de externalización de contratación, el seguimiento del tiempo se centra en generar transparencia para los clientes y mantener el buen funcionamiento de las operaciones internas. Diferentes herramientas satisfacen diferentes necesidades. Plataformas ligeras como Toggl Track o Harvest funcionan bien cuando la facturación y los informes son las principales prioridades. Hubstaff y Time Doctor ofrecen una verificación más sólida para las empresas cuyos clientes esperan pruebas de trabajo detalladas. WebWork reúne muchas de estas funciones a un precio más bajo, lo que puede resultar atractivo para las empresas que buscan un conjunto amplio de funciones sin el mayor coste de las herramientas empresariales.

No existe una herramienta única que se adapte a todas las situaciones. La mejor opción depende de las necesidades de sus clientes, el tipo de roles que gestiona y la visibilidad que necesita en su trabajo diario. El sistema más eficaz es el que respalda su modelo de negocio, mantiene la facturación precisa y genera confianza con los clientes mediante informes claros y fiables.