La gestión de trabajadores temporales, contratistas y personal remoto requiere un sólido control horario que va más allá del simple registro de entrada y salida. Las agencias de empleo necesitan comprobantes de trabajo, documentación de facturación precisa, información sobre la productividad y la capacidad de demostrar valor a los clientes, a la vez que mantienen la confianza de su plantilla.
El desafío es real. Sin un seguimiento y verificación de tiempo adecuados, las agencias de empleo pierden un promedio del 12 al 15 % de su margen bruto debido a disputas de facturación, robo de tiempo y gastos administrativos. Mientras tanto, las agencias que utilizan soluciones integrales de seguimiento de tiempo reportan un procesamiento de facturas un 40 % más rápido y una reducción del 25 % en las discrepancias en la nómina .
Después de una extensa investigación que analiza las características actuales, los precios y las implementaciones en el mundo real, hemos clasificado las 10 mejores soluciones de seguimiento de tiempo específicamente para agencias de personal en 2025. Nuestro análisis priorizó las capacidades de prueba de trabajo, el monitoreo de capturas de pantalla, el seguimiento de la productividad, la documentación de facturación precisa y el costo total de propiedad.
#10: Time Doctor – Monitoreo Integral
Descripción general: Time Doctor ofrece un amplio monitoreo de los empleados con capturas de pantalla y seguimiento de actividad, aunque puede resultar invasivo para algunos trabajadores.
Características clave para la dotación de personal:
- Capturas de pantalla cada 3 minutos (personalizables)
- Seguimiento de la actividad del ratón y de las pulsaciones de teclas
- Monitoreo de sitios web y aplicaciones
- Análisis y calificaciones de productividad
- Capacidad de seguimiento de tiempo sin conexión
- Cumplimiento de HIPAA, GDPR y SOC 2
Precios:
- Básico: $6,70/usuario/mes
- Estándar: $9,90/usuario/mes
- Premium: $16,70/usuario/mes
Pros:
- Documentación completa de prueba de trabajo
- Análisis detallado de la productividad
- Certificaciones de cumplimiento estrictas
- Capacidad de seguimiento sin conexión
- Seguimiento del equilibrio entre la vida personal y laboral
Contras:
- Puede percibirse como demasiado invasivo
- Funcionalidad móvil básica
- Mayor costo por funciones completas
- Algunos trabajadores lo encuentran estresante
Ideal para: agencias que requieren una verificación estricta de la actividad de los trabajadores remotos y necesitan mostrar a los clientes documentación detallada de productividad.
#9: Hubstaff – Enfoque en el monitoreo de actividades
Descripción general: Hubstaff combina el seguimiento del tiempo con el monitoreo de actividades, ofreciendo capturas de pantalla y métricas de productividad para la gestión de la fuerza de trabajo remota.
Características clave para la dotación de personal:
- Captura de pantalla opcional (1-3 cada 10 minutos)
- Niveles de actividad basados en el uso del teclado y el mouse
- Seguimiento de aplicaciones y URL
- Cálculos de porcentaje de productividad
- Aplicaciones móviles y de escritorio
- Seguimiento del presupuesto del proyecto
Precios:
- Principiante: $7/usuario/mes
- Crecimiento: $9/usuario/mes
- Equipo: $12/usuario/mes
- Empresa: $25/usuario/mes
Pros:
- Frecuencia de captura de pantalla flexible
- Buen seguimiento del nivel de actividad
- Fuertes opciones de integración
- Interfaz fácil de usar
- Hojas de horas detalladas
Contras:
- Capturas de pantalla limitadas en los niveles inferiores
- El seguimiento de la actividad puede ser manipulado
- Los niveles superiores son más caros
- Opciones de personalización limitadas
Ideal para: agencias que gestionan equipos distribuidos donde se necesita una supervisión moderada y unos informes claros a los clientes sin abrumar a los trabajadores.
#8: RescueTime – Seguimiento automático de la productividad
Descripción general: RescueTime rastrea automáticamente el tiempo empleado en aplicaciones y sitios web, brindando información de productividad sin necesidad de entrada manual.
Características clave para la dotación de personal:
- Seguimiento automático del tiempo
- Puntuación de productividad
- Categorización de sitios web y aplicaciones
- Seguimiento del tiempo de concentración
- Funciones de bloqueo de distracciones
- Informes semanales de productividad
Precios:
- Plan Lite gratuito (funciones básicas)
- Premium: $12/mes o $6/usuario/mes para equipos
Pros:
- Seguimiento completamente automático
- No es necesario ingresar la hora manualmente
- Buenos conocimientos sobre productividad
- Monitoreo no intrusivo
Contras:
- Sin capacidad para hacer capturas de pantalla
- Funciones limitadas de prueba de trabajo
- No diseñado para facturación
- Funcionalidad móvil deficiente
- No hay aprobaciones de hojas de horas
Ideal para: agencias que desean obtener información automática sobre la productividad de los trabajadores del conocimiento, pero que no requieren capturas de pantalla ni documentación de facturación.
#7: TimeCamp – Automatizado con capturas de pantalla
Descripción general: TimeCamp ofrece seguimiento automático del tiempo con capturas de pantalla opcionales, equilibrando la automatización con las necesidades de verificación.
Características clave para la dotación de personal:
- Seguimiento automático del tiempo basado en palabras clave
- Captura de pantalla opcional
- Monitoreo de la actividad informática
- Seguimiento de horas facturables
- Aprobaciones de hojas de horas
- Cumplimiento de DCAA y HIPAA
Precios:
- Plan gratuito: Funciones básicas
- Principiante: $2,99/usuario/mes
- Premium: $4,99/usuario/mes
- Ultimate: $7,99/usuario/mes
Pros:
- El seguimiento automático reduce el trabajo manual
- Niveles de precios asequibles
- Buenas características de cumplimiento
- Usuarios ilimitados en todos los planes
Contras:
- Se informaron problemas de calidad de captura de pantalla
- Configuración compleja para la automatización
- Aplicación móvil poco fiable
- Preocupaciones de atención al cliente
Ideal para: agencias con presupuesto limitado que desean un seguimiento asequible con capturas de pantalla opcionales y funciones básicas de prueba de trabajo.
#6: Adjunto – Gestión de turnos y seguimiento
Descripción general: Deputy se centra en el trabajo por turnos con seguimiento del tiempo, aunque las funciones de monitoreo son limitadas en comparación con las soluciones dedicadas.
Características clave para la dotación de personal:
- Hojas de horas digitales
- Verificación de fotografía al momento del registro de entrada
- Integración de gestión de tareas
- Programación de turnos
- Automatización del cumplimiento
- Seguimiento de asistencia en tiempo real
Precios:
- Control de tiempo y asistencia: $4,50/usuario/mes
- Premium (funciones completas): $6.00/usuario/mes
Pros:
- Ideal para personal por turnos
- Función de verificación de fotografías
- Herramientas de cumplimiento sólidas
- Buena experiencia móvil
Contras:
- Sin monitoreo de capturas de pantalla
- Seguimiento de actividad limitado
- Sin métricas de productividad
- Características básicas de la prueba de trabajo
Ideal para: agencias que gestionan trabajadores por turnos o en el lugar donde la programación, la asistencia y el cumplimiento son más importantes que el monitoreo detallado.
#5: Toggl Track: seguimiento basado en la confianza
Descripción general: Toggl Track adopta un enfoque antivigilancia y al mismo tiempo ofrece capacidades precisas de seguimiento del tiempo y generación de informes.
Características clave para la dotación de personal:
- Seguimiento del tiempo manual y automático
- Informes de tiempo detallados
- Seguimiento de proyectos y clientes
- La función de línea de tiempo muestra la actividad de la computadora
- Detección de inactividad
- API potente para integraciones
Precios:
- Principiante: $9/usuario/mes
- Premium: $18/usuario/mes
- Empresa: precios personalizados
Pros:
- Enfoque amigable para los empleados
- Excelente interfaz de usuario
- Fiable y preciso
- Excelentes funciones de generación de informes
- Funciona sin conexión
Contras:
- Sin capacidad para hacer capturas de pantalla
- Funciones de monitoreo limitadas
- Precio más alto
- Un sistema basado en la confianza puede no ser adecuado para todos los clientes
Ideal para: empresas de dotación de personal profesional que colocan consultores en lugares donde la confianza es alta y no se requiere un seguimiento detallado.
#4: Harvest – Seguimiento del tiempo profesional
Descripción general: Harvest se destaca en el seguimiento del tiempo profesional con excelentes informes, aunque carece de funciones de monitoreo de empleados.
Características clave para la dotación de personal:
- Interfaz sencilla de seguimiento del tiempo
- Aprobaciones de hojas de horas
- Informes de tiempo detallados
- Generación de facturas
- Seguimiento de gastos
- Planificación de la capacidad del equipo
Precios:
- Pro: $11/usuario/mes
- Premium: $14/usuario/mes
Pros:
- Profesional y pulido
- Excelente reportaje
- Ideal para la facturación de clientes
- Flujos de trabajo de aprobación sólidos
- Fácil de usar
Contras:
- Sin funciones de captura de pantalla
- Sin monitoreo de actividad
- Prueba de trabajo limitada
- Más caro que las alternativas
Ideal para: agencias que se centran en el seguimiento del tiempo y la facturación de los clientes, en lugar de supervisar la actividad de los trabajadores.
#3: Clockify – Gratis con complemento de captura de pantalla
Descripción general: Clockify ofrece usuarios gratuitos ilimitados con seguimiento básico, además de un monitoreo de capturas de pantalla asequible como función adicional.
Características clave para la dotación de personal:
- Usuarios ilimitados en plan gratuito
- Complemento de captura de pantalla disponible
- Seguimiento del nivel de actividad
- Hojas de horas detalladas
- Seguimiento de proyectos
- Registros de auditoría para el cumplimiento
Precios:
- Plan gratuito: usuarios ilimitados, funciones básicas
- Básico: $3,99/usuario/mes
- Estándar: $5,49/usuario/mes
- Pro: $7,99/usuario/mes (incluye capturas de pantalla)
Pros:
- Gratis para uso básico
- Opción de captura de pantalla asequible
- Interfaz sencilla
- Buenas funciones de informes
- No se requieren contratos
Contras:
- Capturas de pantalla solo en el plan Pro
- Monitoreo básico de actividad
- Automatización limitada
- Características simples de prueba de trabajo
Ideal para: agencias pequeñas o en crecimiento que necesitan una opción gratuita o de bajo costo con la flexibilidad de agregar verificación de captura de pantalla a medida que escalan.
#2: QuickBooks Time – Solución empresarial
Descripción general: QuickBooks Time ofrece un seguimiento de tiempo integral con supervisión de actividad, aunque a un precio superior.
Características clave para la dotación de personal:
- Panel de control de Quién está trabajando
- Seguimiento de actividad
- Seguimiento de proyectos con códigos de trabajo
- Aprobaciones de hojas de horas
- Captura de firma
- Informes y análisis avanzados
Precios:
- Premium: $20/mes base + $8/usuario/mes
- Elite: $40/mes base + $10/usuario/mes
Pros:
- Funciones de nivel empresarial
- Herramientas de cumplimiento sólidas
- Excelente reportaje
- Integración de QuickBooks
- Establecido y confiable
Contras:
- Sin funciones de captura de pantalla
- Capacidades de monitoreo limitadas
- La opción más cara
- Requiere el ecosistema QuickBooks
Ideal para: agencias establecidas que ya utilizan QuickBooks para nóminas y contabilidad y que desean funciones integradas de seguimiento de tiempo y cumplimiento.
#1: WebWork – Solución completa de monitoreo y seguimiento
Descripción general: WebWork ofrece la solución más completa para agencias de personal, combinando un sólido seguimiento del tiempo con un monitoreo flexible de los empleados, capturas de pantalla, seguimiento de la actividad y análisis de productividad integrados, todo a un valor excepcional.
Características clave para la dotación de personal:
- Monitoreo de captura de pantalla personalizable (opción de desenfoque para mayor privacidad)
- Seguimiento del nivel de actividad con monitorización del teclado y el ratón
- Seguimiento de aplicaciones y sitios web con categorización de productividad
- Monitoreo de asistencia con alertas de tardanzas/ausencias
- Procesamiento de nóminas integrado
- Información sobre productividad impulsada por IA
- Seguimiento de horas facturables con múltiples tarifas
- Informes completos para la prueba de trabajo del cliente
Precios:
- Pro: $3,99/usuario/mes
- Más: $6,39/usuario/mes (incluye nómina)
- Premium: $7,19/usuario/mes (marca blanca + HIPAA)
Pros:
- Las funciones de monitorización más completas
- Controles de privacidad flexibles (desenfocar capturas de pantalla, desactivar a pedido)
- Mejor relación calidad-precio : entre un 60 % y un 75 % menos que la competencia
- Solución todo en uno (seguimiento + monitorización + nómina)
- Panel de actividad en tiempo real
- Documentación detallada de prueba de trabajo
- Más de 26.000 empresas confían en WebWork
Contras:
- Empresa más nueva que algunos competidores
- Algunas funciones avanzadas requieren niveles superiores
- Curva de aprendizaje para todas las funciones
Ideal para: todas las agencias de personal que necesitan un seguimiento de tiempo integral con opciones de monitoreo flexibles, documentación de prueba de trabajo y un valor excepcional.
Por qué WebWork gana:
- Prueba de trabajo completa: las capturas de pantalla, los niveles de actividad y el uso de la aplicación proporcionan documentación completa
- Privacidad flexible: las agencias pueden personalizar los niveles de monitoreo según los requisitos del cliente y las preferencias de los trabajadores.
- Nómina integrada: elimine los costos de procesamiento de nómina separados
- Valor superior: más funciones a un costo entre un 60 y un 75 % menor que las alternativas
- Transparencia del cliente: Los informes detallados y los paneles de control en tiempo real generan confianza en el cliente.
Comparación de características
| Característica | WebTrabajo | Doctor del tiempo | personal del centro | Relojería | Tiempo de QuickBooks |
|---|---|---|---|---|---|
| Capturas de pantalla | ✅ Personalizable | ✅ Cada 3 minutos | ✅ 1-3 por 10 min | ✅ Solo para profesionales | ❌ No |
| Seguimiento de actividad | ✅ Sí | ✅ Sí | ✅ Sí | ⚠️ Básico | ⚠️ Limitado |
| Monitoreo de aplicaciones/web | ✅ Sí | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No |
| Puntuaciones de productividad | ✅ Impulsado por IA | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No |
| Nómina integrada | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No |
| Costo mensual | $3.99 /usuario | $9.90 /usuario | $12 /usuario | $7.99 /usuario | $28+ /usuario |
| Controles de privacidad | ✅ Extenso | ⚠️ Limitado | ⚠️ Limitado | ❌ No | N / A |
Elegir un sistema de control de tiempo para su agencia de personal se reduce a equilibrar las expectativas del cliente, la eficiencia operativa y la confianza de los trabajadores. WebWork ofrece la gama más amplia de funciones al mejor precio, pero otras herramientas podrían ser más adecuadas según su modelo. Si asigna consultores a puestos de confianza, plataformas como Toggl Track o Harvest pueden ser una buena opción. Para agencias que gestionan trabajo por turnos, Deputy puede ser la mejor opción.
La clave es empezar con el nivel de seguimiento que satisfaga las necesidades del cliente y mantenga la facturación precisa. A partir de ahí, puede adaptarse a las realidades de su negocio. En definitiva, la mejor solución es la que ayuda a su agencia a crecer, fortalece las relaciones con los clientes y apoya a quienes realizan el trabajo.
