Se acepta la propuesta, se reúne el equipo y su gran idea está lista para ponerse en marcha. Pero primero, antes de la implementación, debes establecer los objetivos y los plazos como guía para el éxito de tu proyecto .
Cronogramas sólidos y objetivos establecidos son las claves para una gestión eficaz de proyectos. Pero el seguimiento del tiempo del proyecto es el ingrediente secreto para lograr un flujo fluido del proyecto.
Al final de esta lectura, finalmente podrás decir adiós a los proyectos caóticos y a las horas no contabilizadas. En este artículo, lo ayudaremos a comprender cómo aprovechar el seguimiento del tiempo del proyecto para establecer un ciclo de vida .
Tipos de proyectos que se benefician del seguimiento del tiempo
Puede utilizar el seguimiento del tiempo para aumentar la eficiencia y optimizar el flujo de trabajo. Puedes hacerlo en casi cualquier proyecto, desde la construcción hasta el diseño de un transbordador espacial. Sin embargo, las industrias digitales y los equipos en línea son los que más pueden beneficiarse del software de seguimiento del tiempo. Descubramos cómo.
Proyectos de desarrollo de software.
Los proyectos de desarrollo de software son el ejemplo perfecto. En este caso, una buena aplicación de seguimiento del tiempo puede cambiar las reglas del juego en la gestión de proyectos. Ya sabes cómo es navegar por tareas complejas y cronogramas dinámicos. El software de seguimiento del tiempo ayuda a los desarrolladores de software a comprender que el tiempo es el recurso más valioso.
Por ejemplo, su equipo está trabajando en una actualización de funciones y el director del proyecto programa la fase de diseño de funciones durante dos días. Con una aplicación de seguimiento del tiempo del proyecto, puedes ver exactamente cuánto tiempo dedicó cada miembro a las diferentes partes del diseño. Si el equipo excede el límite de tiempo, podrás evaluar lo que sucedió detrás de escena. Quizás haya subestimado la tarea. O ha encontrado obstáculos inesperados que le permiten planificar mejor proyectos futuros.
Proyectos creativos
Cuando se trata de proyectos de diseño o campañas de marketing, la creatividad fluye en forma caótica. La capacidad de realizar un seguimiento del tiempo junto con el progreso del proyecto se vuelve invaluable.
El trabajo creativo requiere muchas iteraciones hasta que el resultado sea perfecto. Es por eso que las aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden ayudar a los líos creativos se organicen más. Además, ayuda a cumplir los plazos y los presupuestos, lo cual es fundamental para el lanzamiento de campañas de marketing.
Proyectos de consultoría
En consultoría, la transparencia en la forma de controlar el tiempo significa mucho para construir relaciones de calidad con sus clientes. Inspira confianza y estimula la retención de clientes.
Es por eso que las funciones de análisis e informes son el núcleo de lo que necesita de una aplicación de seguimiento del tiempo.
El mejor software de seguimiento del tiempo para consultores es aquel en el que se pueden realizar un seguimiento de las horas facturables. Si además puedes exportar datos y programar informes, ya estás en marcha.
Mejores prácticas para el seguimiento del tiempo del proyecto
Planificación, equipo y herramientas: esos son los tres imperativos de cualquier proyecto exitoso. En el contexto de aprovechar las aplicaciones de seguimiento del tiempo, esto significa establecer un plan sólido y realista. También incluye capacitar al equipo para realizar un seguimiento del tiempo con regularidad y elegir el conjunto de herramientas adecuado para hacerle la vida más fácil.
Establecer objetivos y plazos claros
Uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos es la variación del alcance. Cuanto más grande y complejo es el proyecto, más nos asusta a la hora de planificar su ejecución.
La forma más eficaz de abordar el alcance de un gran proyecto es dividirlo en partes más pequeñas de tareas. Además, organice reuniones scrum periódicamente para actualizar el cronograma del proyecto.
Supongamos que está trabajando en un proyecto de rediseño de un sitio web. El gran objetivo es rediseñar el sitio web de la empresa para mejorar la experiencia del usuario y modernizar la marca. Para optimizar el seguimiento del tiempo de su proyecto, divida este objetivo en hitos más pequeños:
Investigación
Estructura alámbrica y creación de prototipos
Diseño visual
Traspaso de desarrollo
Pruebas y optimización
Cada uno de estos hitos se puede dividir en tareas concretas. La investigación incluye una investigación de usuarios (entrevistas, encuestas) que dura una semana laboral. Luego, el análisis de la competencia dura 3 días. Finalmente, revisar los análisis de sitios web existentes que estima tomará 2 días en total.
Dividir un proyecto grande en hitos como este garantiza que cada paso sea manejable, rastreable y completado a tiempo. De esa manera, mejorará tanto la eficiencia como la responsabilidad. Asegúrese de que cada hito tenga plazos claros con horas de seguimiento. Esto garantiza que el proyecto avance de manera eficiente.
El seguimiento del tiempo ayuda a identificar cuellos de botella. El tiempo extra que se dedica a revisiones o ciclos de retroalimentación. También proporciona datos para futuros proyectos. Luego, el equipo podrá establecer cronogramas más realistas para tareas similares en el futuro.
Utilice las herramientas adecuadas para el seguimiento del tiempo del proyecto
El software de seguimiento del tiempo adecuado es su mejor amigo en la gestión de proyectos. El problema es encontrar el adecuado para su tipo de proyecto.
Como diseñador independiente, puede utilizar una aplicación sencilla que realiza un seguimiento de las horas facturables y facilita la facturación. Algo fácil, como Toggl. Pero si administra un equipo creativo grande, necesita una herramienta más sólida como WebWork Time Tracker. Una herramienta que puede manejar proyectos, miembros del equipo y funciones de informes simultáneamente.
¿Qué significa encontrar la mejor aplicación de seguimiento del tiempo para tu proyecto? Se trata de elegir el conjunto correcto de funciones que necesita en una aplicación de seguimiento del tiempo fácil de usar. Por ejemplo, para proyectos más pequeños, puede aprovechar una aplicación gratuita de seguimiento del tiempo con funciones básicas de registro del tiempo.
Si es una empresa unipersonal que realiza desarrollo o consultoría, necesita una aplicación sencilla de seguimiento del tiempo. Una aplicación que permite realizar un seguimiento de las horas facturables para una facturación fluida. Hay otras características importantes que podría necesitar de un rastreador de tiempo para consultores. Por ejemplo, tarifas facturables flexibles, automatización e informes de hojas de horas.
Sin embargo, para incluir usuarios ilimitados y proyectos ilimitados, busque algo más sofisticado. Idealmente, necesita una aplicación de escritorio que realice un seguimiento de las horas facturables y proporcione informes completos. Además de eso, elija un formato de cuadrícula o calendario que sea fácil de entender para todos los miembros del equipo.
Consejo profesional: si tiene proyectos complejos que administrar, busque herramientas de seguimiento del tiempo que permitan el seguimiento automatizado del tiempo. Automatizar el seguimiento del tiempo significa tener una cosa menos de qué preocuparse y centrarse más en el trabajo real.
Fomentar la responsabilidad del equipo
El seguimiento del tiempo como sistema solo funciona si los miembros de su equipo están involucrados y saben cómo utilizar de manera eficiente una aplicación de seguimiento del tiempo. Antes de introducir el seguimiento del tiempo para seguir el progreso del proyecto, comience con una reunión relajada. Luego explique por qué la transparencia y la rendición de cuentas son esenciales para un trabajo en equipo poderoso.
Fomente la cultura de la transparencia incluyendo controles semanales en sus reuniones de scrum. Invite a cada miembro del equipo a revisar las entradas de tiempo registradas y corregir cualquier registro inconsistente.
Además, inspire un mejor desempeño del equipo mostrando liderazgo intelectual. Presente su propio ejemplo de cómo realiza un seguimiento del tiempo para los diferentes proyectos y tareas de los que está a cargo.
Revisar periódicamente los datos de tiempo.
Aprender de sus análisis es el mayor activo para conocer sus fortalezas, así como las áreas que necesitan mejorar. Comprender cómo los registros de tiempo de cada miembro del proyecto coinciden o difieren del período de tiempo estimado. Alejarte de la planificación de proyectos te ayuda a asignar mejor el tiempo para proyectos futuros.
Digamos que ciertas tareas tomaron sólo el 50% del tiempo estimado. El resultado de esta situación es que tienes un miembro del equipo disponible para nuevas tareas, que podría utilizar tiempo adicional para ayudar a otros colegas.
Más importante aún, a veces una fase del proyecto enfrenta un desafío que ralentiza el progreso. Con una visión regular de la hoja de seguimiento del tiempo, podrá notar y mitigar el problema. También puede prepararse para retrasos en las siguientes etapas del desarrollo del proyecto.
Finalmente, podrá tomar decisiones basadas en datos y planificar mejores cronogramas de proyectos en el futuro.
Integre el seguimiento del tiempo con el software de gestión de proyectos
Algunas cosas son cruciales cuando se incluye software de seguimiento del tiempo en su flujo de trabajo. Inicialmente, es importante introducirlo de forma natural en su entorno de trabajo actual. La mejor manera de hacerlo es integrando una aplicación de seguimiento del tiempo con su software de gestión de proyectos.
Por ejemplo, digamos que estás usando Asana para la gestión de proyectos. Luego lo integras con WebWork Time Tracker. De esta manera, podrá sincronizar automáticamente la finalización de tareas y los registros de tiempo. Es más fácil vigilar el progreso del proyecto sin hacer malabarismos entre plataformas.
Las aplicaciones de seguimiento del tiempo, como WebWork Time Tracker, se integran con herramientas populares de gestión de proyectos. Asana, Trello, ClickUp y muchos otros están en esta lista.
Desafíos comunes en el seguimiento del tiempo del proyecto
Su equipo tiene dificultades para aprovechar el seguimiento del tiempo, incluso con la mejor herramienta de seguimiento del tiempo. Las razones varían desde la resistencia al cambio, la sensación de estar abrumado por múltiples proyectos o el agotamiento debido a una gran carga de trabajo.
Repasemos algunos de los desafíos más comunes y veamos la solución más eficiente para superarlos.
Desafío #1: Resistencia al seguimiento del tiempo
Algunos miembros del equipo pueden ver el seguimiento del tiempo como una microgestión. Otros como una carga extra a su carga de trabajo. Ambos están dando lugar a resistencias o entradas incompletas.
Solución: Enfatice los beneficios del seguimiento del tiempo para mejorar los resultados del proyecto. Resalte los beneficios sobre las desventajas del monitoreo. Ofrezca sesiones de capacitación y explique cómo el seguimiento del tiempo puede hacer que su trabajo sea más eficiente. Dé ejemplos de cómo identificar cuellos de botella y mejorar el flujo de trabajo.
Desafío n.º 2: entradas de tiempo inexactas
El registro manual del tiempo puede provocar errores o entradas inexactas, especialmente cuando los miembros del equipo olvidan realizar un seguimiento del tiempo en tiempo real.
Solución: Las mejores herramientas de seguimiento del tiempo ofrecen seguimiento automático del tiempo o recordatorios. Esto reduce la entrada manual y garantiza la precisión. Anime a los miembros del equipo a actualizar sus registros con regularidad, idealmente al final de cada tarea o jornada laboral.
Desafío n.º 3: herramientas demasiado complejas
Las aplicaciones de seguimiento del tiempo que son demasiado complicadas o con muchas funciones pueden abrumar a los equipos. La consecuencia es que evitan utilizar la herramienta de forma constante.
Solución: elija una aplicación de seguimiento del tiempo fácil de usar. Encuentre la aplicación que se integra perfectamente con el flujo de trabajo existente del equipo. Opte por un software que permita una fácil entrada de datos. Gana una aplicación con temporizadores de un solo clic o integración con plataformas de gestión de proyectos.
Desafío n.º 4: seguimiento de las horas no facturables
Los equipos pueden pasar por alto las horas no facturables. Son horas dedicadas a tareas como reuniones internas o investigación. Esto conduce a una imagen incompleta del tiempo real invertido en un proyecto.
Solución: anime a los equipos a realizar un seguimiento de todas las horas, incluido el tiempo no facturable. Esto brindará una comprensión más precisa de la asignación del tiempo del proyecto. En última instancia, ayuda a mejorar la planificación futura y a identificar pérdidas de tiempo ocultas.
Desafío #5: Falta de responsabilidad
A veces, los miembros del equipo no son responsables del seguimiento de su tiempo. Entonces los datos se vuelven inconsistentes, lo que afecta el seguimiento del proyecto y la precisión de la facturación.
Solución: Fomentar una cultura de transparencia y rendición de cuentas. Realice revisiones periódicas de los datos de seguimiento del tiempo. Establezca expectativas claras para el ingreso del tiempo y ofrezca comentarios cuando los datos parezcan inconsistentes o incompletos.
Desafío #6: Dificultad para analizar datos de tiempo
Sin un análisis adecuado, los datos de seguimiento del tiempo pueden ser simplemente números sin información. Esto dificulta la identificación de áreas de mejora o ineficiencias de tiempo.
Solución: utilice un software de seguimiento del tiempo que proporcione herramientas de visualización de datos (gráficos e informes). Estos conocimientos ayudarán a los directores de proyectos a detectar tendencias. Por ejemplo, tareas que se ejecutan constantemente a lo largo del tiempo y ajustan los recursos en consecuencia.
Conclusión
La gestión eficaz de proyectos se basa en algo más que establecer plazos y asignar tareas. El seguimiento del tiempo del proyecto es la clave oculta para desbloquear flujos de trabajo más fluidos. Además, ayuda a mejorar la rendición de cuentas y la gestión de recursos.
Intente dividir los objetivos de los grandes proyectos en hitos manejables. Seleccione las herramientas adecuadas y fomente la responsabilidad del equipo. Le garantizamos que puede transformar proyectos caóticos en máquinas bien engrasadas.
Claro, existen algunos desafíos comunes en el seguimiento del tiempo, como la resistencia al cambio, entradas inexactas o complejidad. Pero todos son manejables con el enfoque y el software adecuados. Con información sobre el seguimiento del tiempo, puede optimizar proyectos futuros y evitar cuellos de botella. Además, establezca plazos realistas.
Recuerde que la coherencia y las revisiones periódicas son esenciales para perfeccionar su estrategia de seguimiento del tiempo. Si aún no lo ha hecho, evalúe su sistema actual y pregúntese si está ayudando o obstaculizando el progreso de su proyecto. Y, si está buscando una solución más eficiente, considere probar WebWork Time Tracker. Experimente de primera mano cómo estas mejores prácticas pueden optimizar los resultados de su proyecto.
Tome el control del seguimiento del tiempo de su proyecto hoy: pruebe WebWork y vea la diferencia en la eficiencia del proyecto.
