Se acepta la propuesta, se forma el equipo y tu gran idea está lista para ponerse en marcha. Pero primero, antes de la implementación, estableces los objetivos y los plazos como guía para el éxito de tu proyecto .
Los plazos precisos y los hitos establecidos son clave para una gestión eficaz de proyectos. Pero el seguimiento del tiempo del proyecto es la clave para lograr un flujo fluido.
Al finalizar esta lectura, podrá despedirse de los proyectos caóticos y las horas no contabilizadas. En este artículo, le ayudaremos a comprender cómo aprovechar el seguimiento del tiempo del proyecto para establecer un ciclo de vida del proyecto .
Tipos de proyectos que se benefician del seguimiento del tiempo
Puedes usar el seguimiento del tiempo para aumentar la eficiencia y optimizar el flujo de trabajo. Esto es posible en casi cualquier proyecto, desde la construcción hasta el diseño de un transbordador espacial. Sin embargo, las industrias digitales y los equipos en línea son los que más se benefician del software de seguimiento del tiempo. Descubramos cómo.
Proyectos de desarrollo de software
Los proyectos de desarrollo de software son el ejemplo perfecto. En este caso, una buena aplicación de seguimiento del tiempo puede ser clave en la gestión de proyectos. Ya sabes cómo es gestionar tareas complejas y plazos dinámicos. El software de seguimiento del tiempo ayuda a los desarrolladores a comprender el tiempo como el recurso más valioso.
Por ejemplo, su equipo está trabajando en una actualización de funciones y el gerente de proyecto asigna dos días para la fase de diseño. Con una aplicación de seguimiento del tiempo del proyecto , puede ver exactamente cuánto tiempo dedicó cada miembro a las diferentes partes del diseño. Si el equipo excede el tiempo asignado, puede evaluar qué sucedió entre bastidores. Quizás haya subestimado la tarea o se haya encontrado con obstáculos inesperados, lo que le permitirá planificar mejor los proyectos futuros.
Proyectos creativos
Cuando se trata de proyectos de diseño o campañas de marketing, la creatividad fluye en el caos. La capacidad de controlar el tiempo y el progreso del proyecto resulta invaluable.
El trabajo creativo requiere muchas iteraciones hasta obtener el resultado perfecto. Por eso, las aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden ayudar los problemas creativos . Además, ayudan a cumplir con los plazos y los presupuestos, algo esencial para lanzar campañas de marketing.
Proyectos de consultoría
En consultoría, la transparencia en el seguimiento del tiempo es fundamental para construir relaciones de calidad con los clientes. Inspira confianza y fomenta la fidelización.
Es por esto que las funciones de análisis e informes son el núcleo de lo que necesita de una aplicación de seguimiento del tiempo.
El mejor software de seguimiento de tiempo para consultores es aquel que permite registrar las horas facturables. Si además puedes exportar datos y programar informes, estás en el buen camino.
Mejores prácticas para la gestión del tiempo del proyecto
Planificación, equipo y herramientas: esos son los tres elementos imprescindibles para el éxito de cualquier proyecto. En el contexto del uso de aplicaciones de seguimiento del tiempo, esto implica establecer un plan sólido y realista. También incluye capacitar al equipo para que registre el tiempo regularmente y elegir las herramientas adecuadas para simplificarles la vida.
Establecer objetivos y plazos claros
Uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos es la corrupción del alcance. Cuanto más grande y complejo sea el proyecto, más nos asusta al planificar su ejecución.
La forma más eficiente de gestionar el gran alcance del proyecto es dividirlo en tareas más pequeñas. Además, se deben realizar reuniones de Scrum periódicamente para actualizar el cronograma del proyecto.
Supongamos que está trabajando en un proyecto de rediseño de sitio web. El objetivo principal es rediseñar el sitio web de la empresa para mejorar la experiencia del usuario y modernizar la marca. Para optimizar la gestión del proyecto, divida este objetivo en hitos más pequeños:
Investigación
Wireframing y creación de prototipos
Diseño visual
Traspaso del desarrollo
Pruebas y optimización
Cada uno de estos hitos puede dividirse en tareas concretas. La investigación incluye la investigación de usuarios (entrevistas, encuestas), que dura una semana laboral. A continuación, el análisis de la competencia, que dura tres días. Finalmente, la revisión de las analíticas del sitio web existente, que se estima que durará dos días en total.
Dividir un proyecto grande en hitos como este garantiza que cada paso sea gestionable, rastreable y se complete a tiempo. De esta manera, se mejora la eficiencia y la responsabilidad. Asegúrese de que cada hito tenga plazos claros con horas registradas. Esto garantiza que el proyecto avance eficientemente.
El seguimiento del tiempo ayuda a identificar cuellos de botella, es decir, el tiempo extra que se dedica a revisiones o ciclos de retroalimentación. También proporciona datos para proyectos futuros. Así, el equipo puede establecer plazos más realistas para tareas similares en el futuro.
Utilice las herramientas adecuadas
El software de seguimiento de tiempo adecuado es tu mejor aliado en la gestión de proyectos. La clave está en encontrar el adecuado para tu tipo de proyecto.
Como diseñador freelance, puedes usar una aplicación sencilla que registre las horas facturables y facilite la facturación. Algo sencillo, como Toggl. Pero si gestionas un equipo creativo grande, necesitas una herramienta más robusta como WebWork Time Tracker. Una herramienta que pueda gestionar proyectos, miembros del equipo y funciones de informes simultáneamente.
¿Qué significa encontrar la mejor app de seguimiento de tiempo para tu proyecto? Se trata de elegir el conjunto de funciones que necesitas en una app intuitiva. Por ejemplo, para proyectos pequeños, puedes usar una app gratuita con funciones básicas de registro de tiempo.
Si trabajas solo en desarrollo o consultoría, necesitas una app sencilla de control de tiempo. Una app que te permita controlar las horas facturables para una facturación eficiente. Hay otras funciones importantes que podrías necesitar en un gestor de tiempo para consultores. Por ejemplo, tarifas facturables flexibles, automatización e informes de horas trabajadas.
Sin embargo, para incluir usuarios y proyectos ilimitados, busque algo más sofisticado. Idealmente, necesita una aplicación de escritorio que registre las horas facturables y proporcione informes completos. Además, elija un formato de cuadrícula o calendario fácil de entender para todos los miembros del equipo.
Consejo profesional: Si gestionas proyectos complejos, busca herramientas de seguimiento del tiempo que permitan automatizarlo. Automatizarlo significa una preocupación menos y más concentración en el trabajo.
Fomentar la responsabilidad del equipo
El sistema de control de tiempo solo funciona si los miembros de tu equipo están comprometidos y saben cómo usar eficientemente una aplicación de control de tiempo. Antes de implementar el control de tiempo para supervisar el progreso del proyecto, comienza con una reunión informal. Luego, explica por qué la transparencia y la rendición de cuentas son esenciales para un trabajo en equipo eficaz.
Fomenta la cultura de transparencia incluyendo registros semanales en tus reuniones de Scrum. Invita a cada miembro del equipo a revisar sus registros de tiempo y corregir cualquier inconsistencia.
Además, fomente un mejor rendimiento del equipo demostrando liderazgo intelectual. Presente su propio ejemplo de cómo gestiona el tiempo de los diferentes proyectos y tareas a su cargo.
Revisar periódicamente los datos de tiempo
Aprender de tus análisis es la mejor herramienta para conocer tus fortalezas, así como las áreas que necesitas mejorar. Comprender cómo los registros de tiempo de cada miembro del proyecto coinciden o difieren del plazo estimado. Dejar de lado la planificación del proyecto te ayuda a asignar mejor el tiempo para proyectos futuros.
Supongamos que ciertas tareas solo tomaron el 50 % del tiempo estimado. En consecuencia, un miembro del equipo está disponible para nuevas tareas y podría aprovechar el tiempo extra para ayudar a otros compañeros.
Más importante aún, a veces una fase del proyecto se enfrenta a un desafío que ralentiza el progreso. Con un análisis periódico de la hoja de seguimiento del tiempo, podrá detectar y mitigar el problema. También podrá prepararse para retrasos en las siguientes etapas del desarrollo del proyecto.
Finalmente, podrá tomar decisiones basadas en datos y planificar mejores cronogramas de proyectos en el futuro.
Integrar el seguimiento del tiempo con el software de gestión de proyectos
Algunos aspectos son cruciales al incorporar un software de control de tiempo en tu flujo de trabajo. Inicialmente, es importante integrarlo de forma natural en tu entorno de trabajo actual. La mejor manera de lograrlo es integrar una aplicación de control de tiempo con tu software de gestión de proyectos.
Por ejemplo, supongamos que usas Asana para la gestión de proyectos. Luego, lo integras con WebWork Time Tracker. Así, podrás sincronizar automáticamente la finalización de tareas y los registros de tiempo. Es más fácil supervisar el progreso del proyecto sin tener que cambiar de plataforma.
Las aplicaciones de seguimiento de tiempo, como WebWork Time Tracker, se integran con herramientas populares de gestión de proyectos. Asana, Trello, ClickUp y muchas otras se encuentran en esta lista.
Desafíos comunes
A su equipo le cuesta aprovechar al máximo el seguimiento del tiempo, incluso con la mejor herramienta. Las razones varían desde la resistencia al cambio, la sobrecarga con múltiples proyectos o el agotamiento debido a la gran carga de trabajo.
Repasemos algunos de los desafíos más comunes y veamos la solución más eficiente para superarlos.
Desafío n.° 1: Resistencia al seguimiento del tiempo
Algunos miembros del equipo pueden percibir el seguimiento del tiempo como una microgestión. Otros, como una carga extra en su carga de trabajo. Ambas situaciones generan resistencia o entradas incompletas.
Solución: Enfatizar los beneficios del seguimiento del tiempo para mejorar los resultados del proyecto. Destacar las ventajas sobre las desventajas del monitoreo. Ofrecer sesiones de capacitación y explicar cómo el seguimiento del tiempo puede aumentar la eficiencia de su trabajo. Dar ejemplos de cómo identificar cuellos de botella y mejorar el flujo de trabajo.
Desafío n.° 2: Entradas de tiempo inexactas
Registrar el tiempo manualmente puede generar errores o entradas inexactas, especialmente cuando los miembros del equipo olvidan realizar un seguimiento del tiempo en tiempo real.
Solución: Las mejores herramientas de seguimiento del tiempo ofrecen recordatorios o seguimiento automático del tiempo. Esto reduce la entrada manual de datos y garantiza la precisión. Anime a los miembros del equipo a actualizar sus registros con regularidad, idealmente al final de cada tarea o jornada laboral.
Desafío n.° 3: Herramientas demasiado complejas
Las aplicaciones de seguimiento de tiempo demasiado complejas o con demasiadas funciones pueden saturar a los equipos. Como consecuencia, evitan usar la herramienta de forma constante.
Solución: Elija una aplicación de seguimiento de tiempo intuitiva. Busque una que se integre a la perfección con el flujo de trabajo actual del equipo. Opte por un software que facilite la entrada de datos. Una aplicación con temporizadores de un solo clic o que se integre con plataformas de gestión de proyectos es la mejor opción.
Desafío n.° 4: Seguimiento de horas no facturables
Los equipos pueden pasar por alto las horas no facturables. Estas son las horas dedicadas a tareas como reuniones internas o investigación. Esto genera una visión incompleta del tiempo realmente invertido en un proyecto.
Solución: Animar a los equipos a registrar todas las horas, incluyendo el tiempo no facturable. Esto permitirá comprender con mayor precisión la asignación de tiempo del proyecto. En definitiva, ayuda a mejorar la planificación futura y a identificar pérdidas de tiempo ocultas.
Desafío #5: Falta de responsabilidad
A veces, los miembros del equipo no se responsabilizan del seguimiento de su tiempo. En consecuencia, los datos se vuelven inconsistentes, lo que afecta el seguimiento del proyecto y la precisión de la facturación.
Solución: Fomentar una cultura de transparencia y rendición de cuentas. Revisar periódicamente los datos de registro de tiempo. Establecer expectativas claras para el registro de tiempo y ofrecer retroalimentación cuando los datos parezcan inconsistentes o incompletos.
Desafío n.° 6: Dificultad para analizar datos de tiempo
Sin un análisis adecuado, los datos de seguimiento del tiempo pueden ser meros números sin información. Esto dificulta la identificación de áreas de mejora o ineficiencias en el uso del tiempo.
Solución: Utilice software de seguimiento de tiempo que proporcione herramientas de visualización de datos (gráficos e informes). Esta información ayudará a los gerentes de proyecto a identificar tendencias, por ejemplo, tareas que se extienden constantemente más allá del tiempo previsto, y a ajustar los recursos en consecuencia.
Conclusión
Una gestión de proyectos eficaz va más allá de establecer plazos y asignar tareas. El seguimiento del tiempo del proyecto es la clave para lograr flujos de trabajo más fluidos. Además, contribuye a una mejor rendición de cuentas y una mejor gestión de recursos.
Intenta dividir los grandes objetivos del proyecto en hitos manejables. Selecciona las herramientas adecuadas y fomenta la responsabilidad del equipo. Te garantizamos que puedes transformar proyectos caóticos en máquinas bien engrasadas.
Claro que existen algunos desafíos comunes en el seguimiento del tiempo, como la resistencia al cambio, las entradas imprecisas o la complejidad. Pero todos son gestionables con el enfoque y el software adecuados. Con la información del seguimiento del tiempo, puede optimizar proyectos futuros y evitar cuellos de botella. Además, establezca plazos realistas.
Recuerda que la constancia y las revisiones periódicas son esenciales para perfeccionar tu estrategia de seguimiento del tiempo. Si aún no lo has hecho, evalúa tu sistema actual y pregúntate si está facilitando o dificultando el progreso de tu proyecto. Y, si buscas una solución más eficiente, considera probar WebWork Time Tracker. Experimenta de primera mano cómo estas buenas prácticas pueden optimizar los resultados de tu proyecto.
Tome el control del seguimiento del tiempo de su proyecto hoy mismo: pruebe WebWork y vea la diferencia en la eficiencia del proyecto.
