Si eres dueño de una pequeña empresa con grandes ambiciones, probablemente sepas que una buena gestión del tiempo es fundamental. Sin embargo, puede ser difícil gestionar el tiempo cuando tienes muchas tareas. Estas incluyen mantenerse al día con las últimas tendencias, promocionar tu presencia web, gestionar a los empleados y comunicarte con los clientes. En otras palabras, todo lo que una empresa necesita hacer en el siglo XXI. ¡Sabemos lo difícil que es! Aquí tienes 4 estrategias de gestión del tiempo que te guiarán con tu apretada agenda.
1. Priorizar las tareas por urgencia e importancia
¿Conoces la famosa historia sobre el uso de semáforos en la oficina? Alan Mulally, exdirector ejecutivo de Ford Motor Company, lo implementó durante su etapa en la empresa automotriz. Es un ejemplo perfecto de cómo estrategias sencillas de gestión del tiempo pueden impulsar la productividad.
Clasifica las tareas de tu equipo en verde, amarillo y rojo según su importancia .
Comienza con los rojos, pasa a los amarillos y finaliza con los verdes.
Priorizar las tareas por urgencia te permitirá cumplir con los plazos de forma constante. Así que recuerda el sistema de semáforo para la gestión del tiempo. Puede ser muy efectivo si se usa correctamente.
2. Utilice la regla 80/20 para maximizar la eficiencia del tiempo
Está comprobado que el 20% de lo que hacemos a lo largo del día produce el 80% de los resultados. Por ello, es importante identificar estas tareas y priorizarlas.
Priorizar las tareas que te aportan el 80% de los resultados diarios puede ayudarte a ser más productivo. Este consejo de gestión del tiempo beneficiará enormemente a tu equipo, lo que se traducirá en una mayor productividad .
3. Delegue tareas para ahorrar tiempo y aumentar la productividad
Delegar es uno de los principales retos de la gestión del tiempo en una pequeña empresa . Es posible que tengas muchas preguntas al respecto, como:
¿Qué debo delegar? ¿ A quién delegar? ¿Debería dedicar tiempo a revisar la tarea?
Para simplificar el proceso, clasifique las tareas según su dificultad y agrúpelas por:
- Tareas que sólo tú puedes hacer
- Aquellas que otra persona puede hacer con tu ayuda
- Tareas que otra persona puede realizar de forma independiente
Esto le ayudará a identificar tareas que puede tachar de su planificador y aliviar la carga.
Tenga en cuenta que necesitará dedicar tiempo a capacitar a sus empleados . Pero si cuenta con la persona adecuada, a la larga valdrá la pena. Contrate a personas en las que pueda confiar y delegue con seguridad.
4. Utilice herramientas de seguimiento del tiempo y colaboración en equipo
Incluso si tu equipo es pequeño, necesitas mantener la eficiencia de la colaboración. Por lo tanto, ten cuidado al elegir las herramientas adecuadas.
¿Cuál es la principal herramienta de colaboración para tu pequeña empresa? ¿Es una herramienta de marketing por correo electrónico ? ¿Una plataforma de redes sociales como Facebook ? ¿O quizás una aplicación de mensajería como Slack? ¿Mantienes un registro de tiempo ? ¿Necesitas un software independiente para aumentar la productividad ?
Herramientas como WebWork Time Tracker combinan seguimiento de tiempo, monitoreo de productividad y funciones de comunicación en un solo lugar: perfecto para equipos pequeños que buscan mantenerse eficientes.
Reflexiona sobre estas preguntas y define las respuestas para ti. Esto te ayudará a aprovechar al máximo cualquier consejo de gestión del tiempo que decidas implementar en el futuro.
Para concluir
Una vez que sigas estos consejos de gestión del tiempo durante un tiempo, analiza los resultados al final. Identificarás las principales pérdidas de tiempo, distracciones y obstáculos que impiden el crecimiento de tu negocio. Nunca te rindas y optimiza al máximo tu agenda empresarial.
¿Listo para poner en práctica estos consejos? Prueba WebWork Time Tracker gratis y gestiona el tiempo de tu equipo con más eficiencia que nunca.
