Los empleados desempeñan un papel crucial en el éxito y el crecimiento de cualquier organización. La forma en que se trata y gestiona a los empleados contribuye en gran medida a construir un equipo excepcional. Por eso, muchas empresas de todo el mundo están invirtiendo en diversas estrategias para optimizar la gestión de sus empleados y brindarles experiencias laborales enriquecedoras.

El software de RR. HH. es una de esas herramientas que facilita la gestión de empleados en las organizaciones. Adaptado a las necesidades específicas de cada tipo de organización, el software de RR. HH. se erige como una herramienta valiosa que simplifica las complejidades de la gestión de empleados. Por ejemplo, al abordar las distintas necesidades de las distintas empresas, el software de RR. HH. para pequeñas empresas ofrece una variedad de funcionalidades que agilizan diversas responsabilidades de RR. HH. Desde la gestión del equipo y la optimización de los flujos de trabajo hasta la mejora de la experiencia de los empleados, esta herramienta ofrece todo lo necesario para mantener a sus empleados satisfechos y motivados . Por lo tanto, es el aliado perfecto para su equipo de RR. HH., desde hasta la salida de los empleados

¿Sabías que se proyecta que el mercado global de software de RR. HH. alcance los 33.570 millones de dólares con una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) del 10,10 % para 2028? No es de extrañar que la industria del software de RR. HH. esté creciendo enormemente.

Sin embargo, considerando la cantidad de software de RR. HH. disponible en el mercado actual, resulta bastante difícil para las empresas seleccionar el mejor para su equipo. En esta publicación, compartiremos una guía definitiva para elegir el software de RR. HH. adecuado en 2023.

10 preguntas que debe hacerse antes de seleccionar un software de RR.HH

Antes de iniciar el proceso de selección, es recomendable comprender a fondo sus flujos de trabajo de RR. HH. actuales, los desafíos a los que se enfrenta y cómo desea superarlos. Por lo tanto, es fundamental plantearse las preguntas adecuadas. 

A continuación se presentan algunas preguntas críticas que podrían resultar útiles durante el del software de RRHH .

• ¿Cuáles son nuestros mayores desafíos y frustraciones en materia de RRHH?
• ¿Cuáles son las necesidades de RRHH más críticas de nuestra organización?
• ¿Cómo nos ayudará dicho software a superar nuestros desafíos?
• ¿El software proporciona características o beneficios adicionales?
• ¿Cuánto tiempo tomaría poner el software en funcionamiento?
• ¿Podemos integrar esta herramienta con otras plataformas que utilizamos? ¿Cómo funciona el proceso de integración?
• ¿Cuál es nuestro presupuesto para invertir en software de RRHH?
• ¿Se adaptará el software a nuestras crecientes necesidades? De ser así, ¿cómo sería la estructura de precios?
• ¿El software ofrece algún tipo de formación a nuestro equipo?
• ¿Qué tipo de servicio al cliente buscamos? ¿El equipo de soporte nos ayudará con soluciones inmediatas si algo sale mal?

Una vez que tenga respuestas a estas preguntas, puede continuar y comenzar su búsqueda.

7 pasos a seguir al elegir un software de RRHH para su empresa

Aquí tienes una guía de 7 pasos que te ayudará a seleccionar el software de RRHH adecuado para tu equipo.

Paso 1 – Formar un equipo de tomadores de decisiones

La elección de un nuevo software de RR. HH. no debe ser una decisión exclusiva del equipo. Es importante involucrar a las partes interesadas clave y a los líderes de otros departamentos, como operaciones, finanzas, TI, marketing, ventas, etc., que serán los principales usuarios de este software. Esto aportará nuevas perspectivas y conocimientos únicos para abordar los desafíos laborales y simplificar las operaciones de cada departamento. 

Mark Valderrama, director ejecutivo y fundador de Aquarium Store Depot, sugiere: «Identifique a los mejores representantes de cada departamento, como gerentes, líderes de equipo, ejecutivos, etc., que puedan ofrecer información valiosa. Esto le proporcionará una comprensión completa de las necesidades únicas de cada departamento, lo que le ayudará a elegir el software que satisfaga las necesidades de todos. Asimismo, le ayudará a comprender sus puntos débiles y a tomar medidas para ofrecer una solución óptima».

Una vez que hayas elegido a los miembros del equipo, asígnales roles claros y delega responsabilidades a cada uno. Lo más importante es que transmitas tus expectativas desde el principio para garantizar una comunicación y colaboración eficientes dentro del equipo y agilizar la toma de decisiones.

Paso 2: Evalúe sus herramientas de RR.HH. existentes

Una vez formado el equipo, es momento de evaluar las herramientas, procesos y flujos de trabajo existentes para identificar los obstáculos y desafíos en el departamento de RR. HH. Tanto si empieza desde cero como si está considerando actualizar su software de RR. HH., esta evaluación es fundamental, ya que le ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de sus procesos actuales. 

Tom Miller, Director de Marketing de FitnessVolt, comenta: «Al determinar qué funciona bien en su empresa y qué no, podrá tomar decisiones de compra inteligentes que no solo mejorarán sus procesos, sino que también los harán infalibles. Asimismo, le ayudará a comprender cómo el nuevo software de RR. HH. modernizará sus procesos actuales, mejorará su rendimiento laboral y le permitirá alcanzar sus objetivos».

Paso 3: Identificar las características imprescindibles

Después de eso, el siguiente paso es hacer una lista de las características que desearía para su software de RR. HH. Pida a los miembros de su nuevo equipo que elaboren una lista completa de características según las tareas que realizan en su día a día. Esto le dará una idea clara de los requisitos de su nuevo software de RR. HH. 

En primer lugar, divida estos requisitos en dos categorías: características imprescindibles y características deseables. De esta manera, obtendrá una lista concisa de características que podrá utilizar como referencia durante el proceso de selección de software. También le ayudará a descartar sin problemas los productos de software que no cumplan con sus requisitos. 

Algunas de las características clave que debe buscar en un software de RR.HH. son las siguientes:

• Reclutamiento

Gestionar todo el proceso de contratación, desde la publicación del empleo, el seguimiento de los candidatos , la programación de entrevistas y la evaluación de los candidatos.

• Incorporación

Simplificar el proceso de incorporación de nuevos empleados con flujos de trabajo automatizados para recopilar la documentación de los empleados y brindarles diversos recursos para la transición a su nuevo rol. 

• Gestión de datos de empleados 

Proporcionarle una base de datos centralizada para almacenar y acceder a información crucial de los empleados, como datos personales, documentos de empleo, cartas de experiencia, etc.

• Seguimiento de asistencia 

Para realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados , sus horarios de entrada y salida, horas extras y más.

• Dejar la gestión 

Para gestionar y aprobar permisos y solicitudes de tiempo libre de los empleados. También permite consultar el saldo de permisos y optimizar el flujo de trabajo de aprobación.

• Procesamiento y gestión de nóminas 

Para calcular salarios, gestionar impuestos y otras deducciones y generar recibos de sueldo con mínima intervención manual.

• Evaluaciones del desempeño de los empleados 

Crear un proceso optimizado de revisión y evaluación del desempeño para los empleados. 

• Comentarios de los empleados 

Capturar retroalimentación de 360 ​​grados de los empleados y la empresa y desarrollar planes efectivos de mejora del desempeño.

• Aprendizaje y desarrollo 

Identificar las brechas de habilidades entre los empleados y ofrecerles oportunidades de aprendizaje y capacitación.

Fuente

Paso 4 – Realizar una investigación preliminar

Ahora que ya conoce las características que desea que tenga su software de RR. HH., es hora de investigar las posibles plataformas y las características que ofrece cada una. Para generar una lista de posibles soluciones, busque el mejor software de RR . en varios buscadores.

Contacta con colegas del sector, contactos u otros profesionales de RR. HH. para obtener recomendaciones. Mientras tanto, puedes leer reseñas de software en plataformas como G2crowd, Capterra y GetApp, o visitar foros de la comunidad para conocer la experiencia de los usuarios. 

Katie Holmes, experta en marketing de Onsite First Aid Training , explica: “Explorar los sitios web de los proveedores para conocer sus ofertas de funciones y leer estudios de casos de clientes es beneficioso, ya que le brindará información genuina sobre cómo el software ayudó a sus clientes a mejorar sus procesos de RR.HH.”

Una vez hecho esto, es hora de crear una lista de soluciones de RR. HH. que se ajusten a sus necesidades. Lo ideal es incluir al menos cinco proveedores en esta lista.

Paso 5: Regístrese para una prueba gratuita para evaluar el software

Ahora es el momento de registrarse para las pruebas gratuitas del software o para las demostraciones del producto y verlo en acción. Esto le ayudará a evaluar el software y comprender cómo puede apoyar sus procesos de RR. HH.

Empiece por asistir a una sesión de demostración para conocer mejor las características y funcionalidades del producto. Además de las características, preste atención al diseño del producto y a la experiencia de usuario que ofrece. No dude en hacer preguntas durante estas sesiones de demostración para resolver sus dudas. Esto también le ayudará a evaluar la capacidad del proveedor para responder a sus preguntas.

Kenny Kline, presidente y director financiero de BarBend, añade: «Aproveche la prueba gratuita que ofrece el software para adquirir experiencia práctica. Invite a todo su equipo a probarlo y recopile sus comentarios».

Siga este paso para todo el software de su lista. Esto le ayudará a comparar el rendimiento de cada uno y a conocer las opiniones de su equipo. También le ayudará a comprender qué tan bien se adapta el software a las necesidades de su organización. Como resultado, podrá tomar una decisión de compra informada.

Paso 6 – Tome la decisión final

Mientras tanto, presente sus hallazgos sobre el software preseleccionado a las principales partes interesadas de la empresa y comparta con ellas cómo este puede optimizar sus procesos de RR. HH. Solicite sus opiniones sobre el software seleccionado y esté dispuesto a responder a sus preguntas. Organice una discusión colaborativa para elegir un software de RR. HH. teniendo en cuenta las necesidades y los objetivos comerciales de la organización.

Una vez tomada la decisión final, firme el contrato o suscríbase a un plan de pago. Elabore un plan de gestión de cambios y prepárese para implementar el nuevo software en su organización. 

Concluyendo

Sin duda, elegir el software de RR. HH. adecuado puede ser abrumador para muchos equipos. Sin embargo, con una investigación adecuada, un enfoque sistemático y una planificación minuciosa, este tedioso proceso puede simplificarse para tomar una decisión informada que beneficie a toda la organización. 

Así que, siga los pasos que mencionamos en esta guía y comience a seleccionar el mejor software de RR. HH. para su empresa. Estamos seguros de que esta guía le ha ayudado a aprender a elegir el software de RR. HH. adecuado que le ofrezca los resultados deseados y agilice diversas actividades de RR. HH.

Biografía del autor:

Kruti Shah es redactora de contenido y especialista en marketing en The Marketing Drama . Le encanta escribir sobre las tendencias actuales en tecnología, negocios y marketing. En su tiempo libre, le encanta cocinar y ver Netflix. Puedes contactarla en LinkedIn .