Los empleados desempeñan un papel crucial en el éxito y el crecimiento de cualquier organización. La forma en que se trata y gestiona a los empleados contribuye en gran medida a formar un equipo increíble. Es por eso que muchas empresas de todo el mundo están invirtiendo en diversas estrategias para agilizar la gestión de los empleados y brindarles hermosas experiencias en el trabajo.

El software de recursos humanos es una de esas herramientas que facilita este proceso de gestión de empleados para las organizaciones. Adaptado a los requisitos específicos de cada tipo de organización, el software de recursos humanos se presenta como una herramienta valiosa que simplifica las complejidades de la gestión de empleados. Por ejemplo, al abordar las distintas necesidades de diversas empresas, el software de recursos humanos para pequeñas empresas proporciona una variedad de funcionalidades que agilizan diversas responsabilidades de recursos humanos. Desde gestionar el equipo y optimizar los flujos de trabajo hasta ofrecer una buena experiencia a los empleados, esta herramienta ofrece todo lo que le ayudará a mantener a sus empleados felices y motivados . Por lo tanto, es un socio perfecto para su equipo de recursos humanos desde la incorporación hasta la salida de los empleados.

¿Sabía que se prevé que el tamaño del mercado mundial de software de recursos humanos alcance los 33.570 millones de dólares con una tasa compuesta anual del 10,10% para 2028? No es de extrañar que la industria del software de recursos humanos esté creciendo enormemente.

Sin embargo, teniendo en cuenta la cantidad de software de recursos humanos disponible en el mercado hoy en día, resulta bastante difícil para las empresas seleccionar el mejor para su equipo. En esta publicación, compartiremos una guía definitiva para elegir el software de recursos humanos adecuado en 2023.

Diez preguntas que debe hacerse antes de seleccionar un software de recursos humanos

Antes de entrar en el proceso de selección, es aconsejable tener un conocimiento sólido de sus flujos de trabajo de recursos humanos existentes, los desafíos que enfrenta y cómo desea superarlos. Por lo tanto, es importante hacerse las preguntas correctas. 

A continuación se presentan algunas preguntas críticas que resultarían útiles durante el del software de recursos humanos .

• ¿Cuáles son nuestros mayores desafíos y frustraciones en materia de recursos humanos?
• ¿Cuáles son las necesidades de recursos humanos más críticas de nuestra organización?
• ¿Cómo nos ayudará dicho software a superar nuestros desafíos?
• ¿El software proporciona características o beneficios adicionales?
• ¿Cuánto tiempo llevaría tener el software en funcionamiento?
• ¿Podemos integrar esta herramienta con otras plataformas que utilizamos? ¿Cómo funciona el proceso de integración?
• ¿Cuál es nuestro presupuesto para invertir en software de RRHH?
• ¿El software se adaptará a nuestras crecientes necesidades? En caso afirmativo, ¿cómo sería la estructura de precios?
• ¿El software ofrece algún tipo de formación a nuestro equipo?
• ¿Qué tipo de servicio al cliente buscamos? ¿Nos ayudará el equipo de soporte con soluciones inmediatas si algo sale mal?

Una vez que tenga respuestas a estas preguntas, puede continuar y comenzar su búsqueda.

7 pasos a seguir al elegir software de recursos humanos para su empresa

Aquí hay una guía de 7 pasos para ayudarlo a seleccionar el software de recursos humanos adecuado para su equipo.

Paso 1: formar un equipo de tomadores de decisiones

La elección de un nuevo software de recursos humanos no debería ser decisión exclusiva del equipo de recursos humanos. Es importante involucrar a las partes interesadas clave y a los líderes de otros departamentos, como operaciones, finanzas, TI, marketing, ventas y más, quienes serán los usuarios principales de este software. Esto brindará nuevas perspectivas y conocimientos únicos para abordar los desafíos del lugar de trabajo y simplificar las operaciones de cada departamento. 

Mark Valderrama, director ejecutivo y fundador de Aquarium Store Depot, sugiere: “Identifique a los mejores representantes de cada departamento, como gerentes, líderes de equipo, ejecutivos, etc., que puedan ofrecer aportes valiosos. Esto le proporcionará una comprensión profunda de las necesidades únicas de cada departamento, lo que le ayudará a elegir el software que satisfaga los requisitos de todos. De manera similar, le ayuda a conocer sus puntos débiles y a tomar medidas para brindar una solución óptima”.

Una vez que hayas decidido a los miembros del equipo, asígnales roles claros y delega responsabilidades a cada uno de ellos. Lo más importante es transmitir sus expectativas desde el principio para garantizar una comunicación y colaboración eficientes dentro del equipo y agilizar el proceso de toma de decisiones.

Paso 2: evalúe sus herramientas de recursos humanos existentes

Una vez que haya formado un equipo, es hora de evaluar sus herramientas, procesos y flujos de trabajo existentes para identificar los cuellos de botella y los desafíos en su departamento de recursos humanos. Ya sea que esté comenzando desde cero o esté considerando actualizar el software de recursos humanos, esta evaluación es obligatoria ya que le ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de sus procesos existentes. 

Tom Miller, director de marketing de FitnessVolt , comparte: “Al determinar qué funciona bien para su empresa y qué no, puede tomar decisiones de compra bien pensadas que no solo mejorarán sus procesos sino que también los harán infalibles. De manera similar, lo ayudará a aprender cómo el nuevo software de recursos humanos renovará sus procesos existentes, mejorará su desempeño laboral y logrará sus objetivos”.

Paso 3: identificar las funciones imprescindibles

Después de eso, el siguiente paso es hacer una lista de las funciones que le gustaría tener en su software de recursos humanos. Pida a los miembros de su equipo recién formado que hagan una lista completa de características basadas en las tareas que realizan en su vida laboral diaria. Esto le dará una idea clara de los requisitos de su nuevo software de recursos humanos. 

En primer lugar, divida estos requisitos en dos categorías: funciones imprescindibles y funciones deseables. Al hacerlo, tendrá una lista concisa de funciones que puede utilizar como referencia durante el proceso de selección de software. También le ayudará a eliminar sin problemas aquellos productos de software que no cumplan con sus requisitos. 

Algunas de las características clave que debe buscar en el software de recursos humanos son las siguientes:

• Reclutamiento

Gestionar todo el proceso de contratación directamente desde la publicación de trabajos, el seguimiento de candidatos , la programación de entrevistas y la evaluación de candidatos.

• Incorporación

Simplificar el proceso de incorporación de nuevos empleados con flujos de trabajo automatizados para recopilar la documentación de los empleados y proporcionarles diversos recursos para la transición a su nuevo rol. 

• Gestión de datos de empleados 

Proporcionarle una base de datos centralizada para almacenar y acceder a información crucial de los empleados, como datos personales, documentos de empleo, cartas de experiencia, etc.

• Seguimiento de asistencia 

Para realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados , sus horas de entrada y salida, horas extras y más.

• Dejar la gestión 

Gestionar y aprobar las licencias y solicitudes de permiso de los empleados. También proporciona un medio para ver el saldo de licencias y optimizar todo el flujo de trabajo de aprobación de licencias.

• Procesamiento y gestión de nóminas. 

Para calcular salarios, gestionar impuestos y otras deducciones y generar nóminas con una mínima intervención manual.

• Revisiones de desempeño de los empleados 

Crear un proceso simplificado de revisión y evaluación del desempeño de los empleados. 

• Comentarios de los empleados 

Captar comentarios de 360 ​​grados de los empleados y de la empresa y crear planes eficaces de mejora del desempeño.

• Aprendizaje y desarrollo 

Identificar las brechas de habilidades entre los empleados y ofrecerles oportunidades de aprendizaje y capacitación.

Fuente

Paso 4: realizar una investigación preliminar

Ahora que conoce las funciones que desea que tenga su software de recursos humanos, es hora de investigar plataformas potenciales y las funciones que ofrece cada una de ellas. Para generar una lista de posibles soluciones, busque el mejor software de recursos humanos en varios motores de búsqueda.

Comuníquese con pares de la industria, conexiones u otros profesionales de recursos humanos para buscar recomendaciones. Mientras tanto, puede leer las reseñas de software en plataformas de revisión de software, como G2crowd, Capterra y GetApp, o visitar foros comunitarios para conocer la experiencia del usuario al utilizar el software. 

Katie Holmes, experta en marketing de Onsite First Aid Training , explica: "Explorar los sitios web de los proveedores para conocer sus ofertas de funciones y leer estudios de casos de clientes es beneficioso, ya que le brindará información genuina sobre cómo el software ayudó a sus clientes a mejorar sus procesos de recursos humanos".

Una vez hecho esto, es hora de crear una lista corta de soluciones de recursos humanos que se alineen con sus requisitos. Lo mejor es tener al menos 5 proveedores en esta lista.

Paso 5: regístrese para una prueba gratuita para evaluar el software

Ahora es el momento de registrarse para las pruebas gratuitas del software o registrarse para ver demostraciones de productos para ver el software en acción. Esto le ayudará a evaluar el software y comprender cómo puede respaldar sus procesos de recursos humanos.

Comience asistiendo a una sesión de demostración para obtener más información sobre las características del producto y las funcionalidades que ofrecen. Además de las funciones, preste atención al diseño del producto y a la experiencia de usuario que ofrece. No dude en hacer preguntas durante estas sesiones de demostración para resolver sus consultas. Esto también le ayudará a evaluar la capacidad del proveedor para atender sus consultas.

Kenny Kline, presidente y director financiero de BarBend, añade: “Aproveche la prueba gratuita que ofrece el software para obtener experiencia práctica con el software. Haga que todo su equipo pruebe el software y recopile sus comentarios”.

Siga este paso para todo el software de su lista corta. Esto le ayudará a comparar el rendimiento de cada uno de estos software y los comentarios del equipo. También le ayudará a saber qué tan bien se adapta el software a los requisitos de su organización. Como resultado, podrá tomar una decisión de compra informada.

Paso 6: tome la decisión final

Mientras tanto, presente sus hallazgos sobre el software preseleccionado a las partes interesadas clave de la empresa y comparta con ellos cómo el software puede impulsar sus procesos de recursos humanos. Busque sus aportes y opiniones sobre el software elegido y esté preparado para responder sus preguntas. Mantenga una discusión colaborativa para elegir un software de recursos humanos teniendo en cuenta las necesidades de la organización y los objetivos comerciales.

Una vez que hayas tomado la decisión final, firma el contrato o suscríbete a un plan pago. Diseñe un plan de gestión de cambios y prepárese para implementar el nuevo software en su organización. 

Concluyendo

Sin duda, el proceso de elegir el software de recursos humanos adecuado puede resultar abrumador para muchos equipos. Sin embargo, con una investigación adecuada, un enfoque sistemático y una planificación bien pensada, este tedioso proceso se puede simplificar para tomar una decisión informada que beneficie a toda la organización. 

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hace 4 meses