¿Alguna vez has trabajado por la mañana, listo para conquistar el mundo, solo para que el día se deslice en un abrir y cerrar de ojos? Estoy seguro de que tienes. De hecho, la mayoría de las empresas filtran en silencio el tiempo (y por extensión, dinero) sin siquiera darse cuenta.

En la carrera para escalar de manera eficiente, impulsar la productividad y mantenerse a la vanguardia de la competencia, está bajo presión para tomar decisiones más inteligentes, más rápido. Y, sin embargo, el tiempo se escapa, para nunca regresar.

¿Hay alguna forma de retroceder el tiempo?

Lamentablemente, todavía no estamos allí (tecnológicamente hablando). Pero somos lo suficientemente inteligentes como para saber que no puede optimizar lo que no mide. 

Cuando mide el tiempo, las cosas se ralentizan y desbloqueas el crecimiento, agiliza las operaciones y aumenta las ganancias. Para esta guía en el seguimiento de tiempo, combiné consejos de expertos con ejemplos de la vida real para comprender por qué y cómo el seguimiento de tiempo basado en datos puede sobrealimentar cualquier negocio.

Por qué el seguimiento del tiempo es importante para el crecimiento empresarial

El viejo adagio de "tiempo es dinero" nunca es más cierto que en un contexto comercial. El tiempo es el recurso más finito de una empresa con un impacto directo en la rentabilidad y la escalabilidad. 

Cuando no sabe en qué pasa su gente en la que su tiempo pasa, corre el riesgo de asignar recursos, perder plazos y perder ingresos. Ingrese el seguimiento de tiempo basado en datos, con herramientas que proporcionan la transparencia necesaria para optimizar las operaciones y impulsar el crecimiento.

Aquí está como:

Revela ineficiencias

Con la ayuda de herramientas de seguimiento de tiempo, una empresa de desarrollo de software descubrió que el 20% de las horas del proyecto se dedican a revisiones no planificadas. Esto demostró que es necesario revisar y reformar la fase de planificación del proyecto, así como vigilar mejor el proceso de desarrollo. 

Una vez que se implementaron estas medidas, la eficiencia había aumentado hasta en un 15%. Si me preguntas, ¡este es un buen impulso en la productividad! 

Esto es cierto en cualquier empresa. El seguimiento adecuado del tiempo lo ayuda a identificar patrones que indican el tiempo perdido y le da una idea de dónde se utilizan los recursos.

Gestión de costos precisa 

Cuando comprende la asignación de tiempo, es fácil calcular el costo real de cualquier proyecto con mayor precisión. Esto evita que el subvalor o la sobrecarga, pero también le ayuda a justificar tasas más altas para tareas más complejas. 

Fomenta la responsabilidad

Algo cambia en nuestro cerebro cuando sabemos que estamos siendo rastreados u observados. Nos volvemos más responsables y nos enfocamos mejor. De hecho, se ha demostrado que el seguimiento del tiempo ayude a las personas a concentrarse y entrar en un flujo de trabajo profundo .

No, no necesitas literalmente mantener tus ojos en cada empleado; Es suficiente para hacerles saber que una aplicación está monitoreando su tiempo. Este acto solo ayuda a los empleados a priorizar tareas urgentes y reducir/evitar distracciones.

Cómo el seguimiento de tiempo basado en datos lo ayuda a crecer

Chris Aubeeluck, jefe de ventas y marketing de Osbornes Law , dice: "Cuando se hace correctamente, el seguimiento de tiempo basado en datos trae mejoras reales y medibles a su negocio. Usted hace esto al desbloquear la visibilidad de potentes métricas como las horas facturables , la asignación de tiempo del proyecto y las tendencias de productividad de los empleados".

Conecte los puntos entre estas métricas, y obtendrá la claridad de tomar decisiones más inteligentes, gestionar el crecimiento con confianza y, en última instancia, aumentar la rentabilidad sin quemar a su gente.

Entonces, ¿cómo funciona todo en la práctica? Vamos a desglosarlo.

Mejorar la productividad del equipo

Los desagües del tiempo invisible y las prioridades desalineadas crean esas extrañas aceleraciones de tiempo en las que se sumerge en un proyecto, y la siguiente ... son las 5 pm, y solo la mitad del trabajo está realizado. Si sabe que su equipo no está sobrecargado de tareas, es hora de buscar al culpable en otro lugar.

Instale una herramienta de seguimiento de tiempo a IA como un rastreador de tiempo web que registra automáticamente los horarios y actividades de todos. Si revisa los registros después de una semana de trabajo, ya debería ver algunos patrones.

Tal vez las principales horas creativas del equipo de diseño sean constantemente interrumpidas por Slack Pings. O sus representantes de ventas pasan más tiempo actualizando el CRM que la venta. Estos son los tipos de ineficiencias que puede arreglar fácilmente una vez que sepa que existen.

La herramienta de seguimiento de tiempo adecuado le mostrará:

• Qué aplicaciones y sitios web comen tiempo (hola, bandejas de entrada de correo electrónico y llamadas de zoom "rápidas")
• Cuando su equipo es más productivo (todos tenemos un tiempo máximo de productividad del día)
• Cuánto tiempo pasa en cada tarea o entregable

Armado con esta visión, puede comenzar a eliminar las distracciones, reestructurar flujos de trabajo e incluso cambiar las horas de trabajo para igualar los picos de productividad natural.

Después de instalar una herramienta de seguimiento de tiempo, una agencia de marketing descubrió que sus creativos pasaron demasiado tiempo reuniendo el boletín mensual. Siempre hubo debates sobre el formato y la información, lo que condujo a un drenaje de tiempo significativo. 

Para resolver este problema, la agencia comenzó a usar plantillas de boletín de correo electrónico. Como resultado, los creativos tuvieron más tiempo para centrarse en la personalización de la campaña y la satisfacción del cliente, lo que tuvo un impacto directo en la productividad y la rentabilidad.

Mejor gestión de equipos remotos

Administrar un equipo remoto o híbrido es un poco como tratar de llevar a cabo una orquesta a través de un ojo de cerradura. Sabes que todos están funcionando, no siempre puedes ver cómo va.

Sin visibilidad, puede estar inclinado a recurrir a la microgestión, lo cual no es ideal . Pero con las herramientas de seguimiento correctas, obtienes una visión clara y respetuosa de cómo se usa el tiempo sin pasar el hombro de nadie (física o virtualmente).

Además de la responsabilidad, también obtienes una visión asincrónica. Simplemente puede iniciar sesión y ver lo que todos lograron, cuándo trabajaron y cuánto tiempo tardó, sin importar la zona horaria.

También fomenta un enfoque saludable centrado en el objetivo, en lugar de rastrear el tiempo que la gente pasa en sus escritorios. Esto es especialmente valioso para los equipos que no siguen un horario tradicional de 9 a 5.

Kathryn MacDonell, CEO de Trilby Misso Lawyers, dice: "Por otro lado, si la actividad de alguien cae, o están pasando mucho tiempo inactivos o alternando entre aplicaciones que no son de trabajo, podría ser un signo que están atascados, quemados o desconectados. Dado que no ve a sus empleados enfrentarse a sus empleados, debe ir a los datos para identificar las dificultades y abordarlos antes de que se conviertan en algo peor".

Toma de decisiones informadas

La toma de decisiones solía tener que ver con la intuición y la experiencia en el campo, pero hoy en día, los datos son el nuevo rey. Claro, todavía hay momentos en que puedes permitir que el instinto brille, pero son los datos los que te impiden volar a ciegas cuando las cosas se vuelven complejas.

Es por eso que necesita herramientas de seguimiento de tiempo basadas en datos. Te dan una visión concreta e imparcial de cómo se ejecuta su negocio en el nivel del suelo. Como resultado, podrá tomar decisiones más inteligentes y más rápidas en la parte superior.

• ¿Debería contratar a otro gerente de proyecto, o una persona simplemente hace malabares con demasiadas responsabilidades superpuestas?
• ¿Es su cliente más nuevo realmente rentable, o están comiendo muchas más horas de las que valen?
• ¿Ciertos departamentos tienen un rendimiento inferior, o simplemente están desalineados con las prioridades comerciales?

La respuesta a todas estas preguntas y muchas otras yace ocultas en los registros de tiempo de su herramienta de seguimiento de tiempo. 

Tomemos el ejemplo de una compañía de alivio de la deuda de buena reputación que lucha por escala. A pesar de haber aumentado la ingesta de clientes, la satisfacción del cliente fue en declive, y la facturación de los empleados fue alta. 

El liderazgo asumió que el problema era el personal, por lo que planeaban contratar más representantes. Sin embargo, un análisis de datos de seguimiento de tiempo rápido mostró que los administradores de casos estaban gastando más del 40% de su tiempo en tareas de administración como entrada de datos, seguimientos y programación, no en la resolución real del cliente.

Entonces, en lugar de contratar a más personas y acumularse sobre el problema, simplificaron su proceso de admisión, implementaron comunicaciones en la nube para automatizar y centralizar las interacciones del cliente y reasignar el trabajo administrativo a un rol de apoyo. Como resultado, la satisfacción del cliente también saltó y el agotamiento de los empleados cayó.

Mejor asignación de recursos

El seguimiento de tiempo basado en datos le brinda la imagen completa de quién está haciendo qué y por cuánto tiempo. En lugar de asumir que sus desarrolladores tienen "mucho tiempo" o adivinan si su gerente de proyecto está demasiado reservado, tendrá datos reales para respaldarlos.

Con la herramienta de seguimiento correcta, puede identificar rápidamente:

• Miembros de equipo sobrecargados que están registrando horas excesivas o saltando entre demasiados proyectos
• Empleados subutilizados que tienen el ancho de banda para asumir más
• Tareas que requieren mucho tiempo que puedan automatizarse, delegarse o eliminarse por completo

Esto significa que puede reasignar el trabajo de manera inteligente, equilibrar las cargas de trabajo y asegurarse de que nadie se dirige al agotamiento mientras alguien más se desplaza a LinkedIn, esperando algo que hacer.

Bonificación: también puede identificar el tiempo drenado causado por su cadena de suministro. Así es como un diseñador de camisetas personalizado aprendió que tenían un problema de tiempo obstaculizando su actividad. Después de analizar los registros, se dieron cuenta de que el equipo de diseño pasó demasiado tiempo buscando ropa en blanco de alta calidad al diseñar una nueva colección.

La solución? Encontraron un proveedor confiable de camisetas en blanco y otros atuendos que pueden proporcionar una amplia gama de colores, telas y diseños con la entrega del día siguiente y los precios competitivos. 

Rentabilidad aumentada

Todos los hacks de productividad y los ajustes de flujo de trabajo en el mundo no significan nada si no afectan sus resultados.

Así es como el seguimiento de tiempo basado en datos ayuda con eso:

• Costos precisos del proyecto: sabrá exactamente cuánto tiempo pasa su equipo en cada cliente, campaña o tarea.
• Facturación optimizada: las características de seguimiento de tiempo automatizado le permiten capturar cada minuto de trabajo, sin horas olvidadas, sin hojas de tiempo no informadas, sin disputas de clientes incómodas.
• Claridad del margen de beneficio: cuando coincide con el tiempo de trabajo de los ingresos generados, puede ver qué clientes, servicios o departamentos son sus verdaderos fabricantes de dinero.

Tome el ejemplo de una firma de consultoría boutique que usó WebWork Tracker para analizar las horas facturables versus no facturables en su base de clientes. 

Descubrieron que un cliente a largo plazo estaba constantemente haciendo el doble de horas por la misma tarifa plana. Con los datos en mano, renegociaron el contrato y aumentaron la rentabilidad en esa cuenta en un 25%.

Envolver

El seguimiento de tiempo basado en datos no se trata solo de ver el reloj, se trata de desbloquear decisiones más inteligentes, un mejor rendimiento y un crecimiento sostenible. Ya sea que esté administrando un equipo híbrido o escalar un negocio de rápido movimiento, las ideas correctas convierten el tiempo en su activo más estratégico. 

¡Comience a rastrear con intención y dejará de adivinar y comenzará a crecer!

Autor Bio:

Dylan Myers es un asesor financiero con más de 20 años de experiencia. Dylan ayuda a las personas y las empresas a alcanzar la claridad y el crecimiento financieros.