Aumentar la productividad es algo por lo que prácticamente todo el mundo se esfuerza en todo momento. Ya sea que sea un empleado promedio o un emprendedor que dirige un equipo, existen muchos trucos de productividad que lo ayudarán a alcanzar sus objetivos. En este artículo, exploraremos 7 de estos trucos que puedes utilizar para mejorar tu rendimiento, independientemente de tus objetivos.
7 trucos de productividad que cualquiera puede aprovechar
Profundicemos directamente en nuestro tema principal de discusión y exploremos 7 trucos de productividad. Exploraremos lo siguiente:
- Planifique su día con anticipación
- Aproveche las técnicas de gestión del tiempo
- Evite la multitarea
- Gestione proyectos y tareas en un lugar dedicado
- Priorizar las tareas correctamente
- Delegar tareas menos importantes
- Minimizar las distracciones
Son adecuados para una amplia variedad de personas y ofrecen muchas formas prácticas de mejorar su rendimiento. Exploremoslos en profundidad ahora, comenzando con el primero.
Planifique su día con anticipación
Una de las mejores formas de aumentar su productividad es planificar su día con anticipación. Si sabe exactamente lo que debe hacer cada día, puede reducir el tiempo que dedica a la planificación. También perderá menos tiempo cambiando entre tareas, ya que no tendrá que elegir entre tareas mientras las realiza.
Planificar su día con anticipación puede tener numerosos beneficios. Reducirá su estrés y le permitirá mejorar su concentración. Implementar esta estrategia también puede resultar muy beneficioso para equipos de profesionales, como el que podría gestionar en su empresa. Para planificar el día de tu equipo, debes utilizar una estrategia que simplifique el proceso: time blocking o timeboxing .
Bloqueo de tiempo y Timeboxing
El timeboxing y el bloqueo de tiempo simplifican mucho las tareas de planificación. Muchos profesionales incluso utilizan una de las dos estrategias para planificar una semana con antelación. Esto puede ser particularmente efectivo cuando se combina con una técnica como la tematización del día , que ayudará a su personal a mantenerse concentrado por más tiempo.
Como lo indican sus nombres, las dos estrategias son bastante similares entre sí. Si bien sus diferencias son pequeñas, en ocasiones serán perceptibles. Consulte nuestro artículo que compara el bloqueo de tiempo y el timeboxing para obtener más información.
Aproveche las técnicas de gestión del tiempo
Administrar su tiempo correctamente es un paso vital para mejorar su productividad. Existen innumerables métodos para hacerlo, cada uno con diferentes niveles de efectividad. Encontrar las mejores técnicas de gestión del tiempo para equipos puede resultar un poco complicado. Después de todo, hay varias personas involucradas. Sin embargo, encontrar los mejores para usted suele ser bastante sencillo. Exploremos un par de ejemplos populares que puede utilizar como trucos de productividad hoy en día: la técnica Pomodoro y "Cómete esa rana" .
La técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es una de las formas más sencillas de gestionar tu tiempo. Simplemente implica trabajar durante 25 minutos y luego tomar un de 5 minutos . Debes continuar este ciclo cuatro veces antes de tomar un descanso más largo de 25 minutos . Luego puede comenzar de nuevo y continuar usando la estrategia hasta que haya terminado con su tarea.
La técnica Pomodoro puede resultar de gran ayuda si tienes problemas para concentrarte en tus tareas para iniciarlas. Configurar un cronómetro le dará el objetivo de seguir trabajando hasta que finalice el período de trabajo. Una vez que comience su descanso, garantizará que su mente se mantenga fresca para mantener alta su productividad durante los ciclos de trabajo siguientes.
La técnica de “cómete esa rana”
“Eat that Frog” es particularmente efectivo si tienes problemas para comenzar tareas desalentadoras. Frecuentemente se trata de tareas bastante grandes, en cuyo caso deberías hacerte la vida más fácil dividiéndolas en otras más pequeñas. Utilizar una herramienta de productividad con funcionalidad de gestión de tareas puede ayudar mucho en este sentido.
Pero, si no puedes dividir una tarea grande, deberías empezar a trabajar en ella a primera hora de la mañana. Su capacidad de concentración será mayor por la mañana, lo que le permitirá completar la tarea más fácilmente. Sin embargo, si sus horas de máxima productividad no son por la mañana, entonces podría trasladar las tareas desalentadoras a cualquier momento en el que pueda rendir al máximo.
Evite la multitarea
Muchos profesionales piensan que la multitarea puede permitirles mejorar su rendimiento. Sin embargo, en el mundo real, se ha demostrado que la multitarea hace lo contrario . Hacer malabares con varias tareas a la vez no le permitirá concentrarse por completo en ninguna de ellas. Como resultado, no sólo será menos productivo, sino que también será más probable que cometa errores.
Evitar la multitarea puede ser bastante importante en las empresas. Si administra un equipo de profesionales, ayudar a su personal a evitar la multitarea les ayudará a desempeñarse mejor, tanto en términos de velocidad como de calidad .
Gestione proyectos y tareas en un lugar dedicado
Para los equipos en particular, gestionar proyectos y tareas es muy importante. Hacerlo en una solución de lugar de trabajo digital , como un rastreador de tiempo, puede ayudar a su personal a mantenerse concentrado a largo plazo. Permanecerán más alineados con los objetivos de su empresa, lo que les facilitará avanzar.
Gestionar las tareas de su empresa también es el primer paso para priorizarlas correctamente, que también es uno de los trucos de productividad más importantes que existen.
Priorizar las tareas correctamente
Dentro de una empresa, las diferentes tareas siempre tendrán distintos niveles de importancia . Determinar qué tan importante es cada tarea puede ser vital. Puede ayudarle a realizar sus tareas a tiempo, evitando la falta de tiempo y situaciones estresantes. A largo plazo, esto provocará exceso de trabajo y agotamiento, lo que tiene muchos efectos negativos.
Usted y sus empleados pueden priorizar tareas utilizando la Matriz de Eisenhower . Se trata de cuatro niveles de prioridad diferentes en dos ejes: importancia y urgencia . Debe completar las tareas importantes y urgentes lo antes posible. Es necesario programar las tareas que son importantes pero no urgentes. Luego podrás eliminar tareas que no sean ni urgentes ni importantes y delegar aquellas que sean urgentes pero no importantes. Hablando de eso, la delegación es otro truco de productividad que vamos a cubrir.
Delegar tareas menos importantes
Delegar tareas que no son tan importantes es vital para los gerentes y líderes de equipos. Hacerlo puede resultar un desafío si no ha delegado antes. Probablemente te preguntarás a quién delegar tareas, cuándo hacerlo y cómo determinar si es necesario o no. Pero una vez que encuentres las respuestas a estas preguntas, reducirás en gran medida tu carga de trabajo y liberarás mucho tiempo valioso.
Minimizar las distracciones
Las distracciones pueden tener un impacto mensurable en su productividad. En la era digital actual, se pueden encontrar en cualquier lugar, lo que dificulta evitarlos. Sin embargo, si utiliza las herramientas adecuadas, puede reducir significativamente su impacto. Por ejemplo, al utilizar la supervisión del uso del sitio web y la aplicación , podrá realizar un seguimiento de las plataformas que usted y su personal utilizan en el trabajo. Puede marcar diferentes aplicaciones y sitios web como productivos, neutrales o no productivos. Luego, la aplicación le recordará a usted y a su equipo que eviten el uso de plataformas improductivas, lo que ayudará a sus empleados a mantenerse concentrados por más tiempo.
Herramientas que le ayudarán a utilizar trucos de productividad de forma eficaz
Antes de cerrar esta guía, exploremos brevemente algunas herramientas que harán que los trucos de productividad que analizamos sean más efectivos. Se trata de paquetes de productividad que le permitirán aprovechar al máximo su tiempo y el de su personal. Los ejemplos clave incluyen:
- Aplicaciones de gestión de proyectos : las aplicaciones de gestión de proyectos le ayudarán a realizar un mejor seguimiento de su desempeño a largo plazo. Pueden resultar especialmente útiles para gestionar los objetivos a largo plazo de su negocio. Hacerlo en una ubicación centralizada también ayudará a su personal a mantenerse al día con los objetivos de su empresa. Esto puede mejorar la autonomía de los empleados en su organización, lo que tiene muchos beneficios propios.
- Aplicaciones de gestión de tareas : la gestión correcta de las tareas juega un papel importante a la hora de aprovechar varios trucos de productividad. Hay muchas aplicaciones dedicadas a esto, que te permiten anotar tus tareas en un lugar centralizado. También podrás agregar varios detalles clave para tus tareas, como fechas límite, contribuyentes y más.
- Herramientas para mejorar el enfoque : si bien la gestión de proyectos y tareas suele ser complicada, mejorar el enfoque puede ser sorprendentemente fácil. Hay muchas herramientas sencillas disponibles que pueden ayudarle a mantener la concentración cuando trabaja en tareas importantes. La mayoría de ellos son temporizadores basados en la web que hacen que las diferentes técnicas sean más accesibles. Un excelente ejemplo de esto es Pomofocus.io , que es excelente si deseas iniciarte en la técnica Pomodoro.
- Software de seguimiento del tiempo : como su nombre lo indica, los rastreadores de tiempo ayudan a los profesionales a realizar un seguimiento del tiempo. Pero los ejemplos de mayor calidad como WebWork pueden hacer mucho más. Pueden combinar la funcionalidad de las aplicaciones mencionadas anteriormente e incluso más. Estas soluciones pueden resultar especialmente valiosas si gestiona un equipo de profesionales que ayuden a su personal a rendir al máximo en todo momento.
Pensamientos finales
Aprovechar varios trucos de productividad no tiene por qué ser difícil. Por lo general, los pequeños pasos le ayudarán a lograr resultados mensurables, tanto en términos de su propia productividad como de la de su equipo. Con el enfoque correcto y un poco de esfuerzo, usted y su personal podrán rendir al máximo en todo momento. Mientras tanto, el uso de herramientas de productividad de alta calidad le permitirá aprovechar aún más los diferentes trucos de productividad.
