Hoy en día, las herramientas de automatización se utilizan en múltiples plataformas e industrias para ayudar a las personas a ahorrar tiempo y recursos. Lo hacen simplificando el trabajo, eliminando las tareas repetitivas y permitiéndonos concentrarnos en lo que realmente importa.

Tabla de Contenidos

• Automatización en la Gestión de Proyectos
• ¿Por Qué Usar la Automatización en la Gestión de Proyectos?
• ¿Necesitas Automatización?
• Ventajas de la Automatización
• 5 Herramientas de Automatización para Usar en 2022

Automatización en la Gestión de Proyectos

La incorporación de la automatización en la gestión de proyectos ha sido un cambio de juego para managers y equipos de trabajo. Tanto si ya la estás usando como si no, el hecho de que estés leyendo esto indica que vas por buen camino. Una vez que la integres en tu gestión de proyectos, no habrá vuelta atrás.

Para entender cómo funciona, tomemos los chatbots como ejemplo. Hoy en día, prácticamente todos los sitios web los tienen. Son muy efectivos para proporcionar la información necesaria en el momento justo, sin necesidad de intervención humana. Reciben instrucciones de antemano y actúan según el estímulo que reciben, es decir, un mensaje de un visitante del sitio. En otras palabras, hacen el trabajo de un empleado hasta que surge la necesidad de una persona real, algo que en muchos casos ni siquiera ocurre.

En este artículo, analizaremos las ventajas y razones para implementar la automatización en la gestión de proyectos y 5 herramientas que puedes comenzar a usar ahora mismo.

¿Por Qué Usar la Automatización en la Gestión de Proyectos?

Respuesta corta: ¡porque hará el trabajo por ti!

Integrar la automatización en la gestión de proyectos no solo aligera la carga de trabajo, sino que también te permite ahorrar tiempo y recursos valiosos.

Es importante tener claro que la automatización no es una solución mágica para la gestión de proyectos, sino más bien un potenciador. Como explica Wrike, no es una solución en sí misma, sino un amplificador.

Por eso, es fundamental tener todo bien configurado antes de introducir la automatización, ya que su función es amplificar las instrucciones existentes, no resolver problemas desde cero.

¿Necesitas Automatización?

Quizás todavía no estás del todo convencido de por qué necesitas la automatización. Si ya lo estás, genial, puedes seguir leyendo. Si aún no, reflexiona un momento sobre lo siguiente.

¿Alguna vez has tenido que lidiar con:

• plazos incumplidos
• tener que recordar y enviar recordatorios constantemente
• tareas repetitivas
• tareas administrativas básicas que consumen demasiado tiempo
• tareas que en realidad podrían realizarse con poca o ninguna supervisión

Lo más probable es que hayas enfrentado algunos, si no todos, estos problemas en tu día a día (especialmente si eres freelancer).

Por eso es fundamental contar con un software de flujo de trabajo que te permita crear tus propias automatizaciones adaptadas a las necesidades específicas de tu trabajo.

Ventajas de la Automatización

Las herramientas de automatización ofrecen beneficios que difícilmente se pueden lograr de otra manera.

Aquí van algunos de ellos:

• Reducción de la Carga de Trabajo

Ante todo, la automatización beneficia al manager al eliminar la carga de tareas repetitivas y administrativas. Esto puede incluir la asignación de tareas, el envío de recordatorios, las actualizaciones de proyectos e informes, la recopilación de datos y mucho más.

De esta forma, el manager y el equipo quedan liberados de una buena parte del trabajo de bajo valor que, aunque parezca menor, acaba siendo agotador cuando se acumula.

• Mejor Distribución del Esfuerzo

Otro beneficio clave es una mejor distribución del esfuerzo, la energía y la atención. Cuando los managers y los empleados no tienen que preocuparse por tareas pequeñas y mecánicas, pueden dirigir su energía y tiempo hacia aquellas que requieren mayor dedicación.

• Mayor Productividad

Una distribución más eficiente del esfuerzo se traduce naturalmente en una mayor productividad. Con la automatización gestionando las tareas calculadas y programadas, los empleados pueden dar lo mejor de sí en aquellas áreas que requieren creatividad e innovación.

• Menor Riesgo de Errores Humanos

Las herramientas de automatización reducen la posibilidad de errores humanos cuando están correctamente configuradas y libres de inconsistencias de base. Por muy capaz que sea el cerebro humano, los errores son inevitables, especialmente los que provienen de la falta de atención. Esto prácticamente no ocurre con las herramientas de automatización, siempre y cuando las instrucciones sean las correctas.

Cinco Herramientas de Automatización para Usar en 2022

A estas alturas, es probable que ya estés listo para probar la automatización en tu gestión de proyectos, pero que aún no sepas bien qué herramientas utilizar.

¡No te preocupes, aquí estamos!

Estas son las 5 herramientas de automatización que puedes empezar a usar ahora mismo.

WebWork Time Tracker

Panel de control de WebWork Time Tracker

Imagina poder ver lo que está haciendo tu equipo desde cualquier lugar del mundo. Exactamente eso es lo que te ofrece WebWork, sin ningún esfuerzo adicional de tu parte.

Obtienes capturas de pantalla automatizadas e información detallada sobre cuánto tiempo dedica cada empleado a cada proyecto, aplicación y sitio web, cuándo entran y salen, y quién es el más productivo del equipo.

WebWork Time Tracker te permite automatizar la gestión de tus proyectos monitoreando y haciendo seguimiento del trabajo de tus empleados.

Con la configuración adecuada y sin necesidad de intervención constante, obtienes

• capturas de pantalla y pop-ups automatizados
• informes detallados sobre el nivel de actividad de los empleados
• uso de aplicaciones y sitios web
• datos de asistencia

Con el modo de captura de pantalla adecuado activado, recibes capturas aleatorias de las pantallas de tus empleados cada 10 minutos. Pero eso no es todo. WebWork también te proporciona información detallada sobre el tiempo dedicado a cada proyecto, aplicación y sitio web.

Otro ejemplo de automatización con WebWork es que puedes configurar los datos necesarios (por ejemplo, marcar Facebook como un sitio web improductivo) para que, cada vez que el empleado visite ese sitio, la herramienta abra un pop-up recordándole que vuelva al trabajo. Por supuesto, existen excepciones (por ejemplo, si Facebook forma parte del trabajo).

¡Así de sencillo!

ClickUp

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos para la administración de tareas, comunicación, colaboración y mucho más. Gracias a su amplia gama de funcionalidades, también se considera una herramienta de automatización.

Lo que puedes automatizar con ClickUp:

• asignación de tareas
• agregar etiquetas cuando cambia el estado de una tarea
• cambiar la prioridad de una tarea cuando se acerca el plazo de entrega
• crear tus propias automatizaciones personalizadas

Al darle instrucciones a la herramienta, estableces las condiciones necesarias para que la automatización funcione correctamente. Luego, cuando se produce el estímulo correspondiente, la automatización sabe exactamente qué hacer.

ClickUp convierte la automatización de la gestión de proyectos en algo muy sencillo gracias a sus más de 50 automatizaciones disponibles. Además, si ninguna se adapta a tus necesidades, puedes crear la tuya propia.

Slack

Slack es una herramienta de comunicación que mantiene la comunicación de tu equipo organizada, ágil y segura.

Puede usarse de forma independiente o integrarse con herramientas de gestión de proyectos para crear automatizaciones de flujo de trabajo, como notificaciones automáticas, mensajes de reconocimiento al equipo, bots para distintos propósitos y mucho más.

Por ejemplo, con las notificaciones automatizadas, no tienes que recordarle manualmente a cada empleado cada actualización, ya que se envían automáticamente al canal correspondiente en Slack. Recuerda que Slack debe estar integrado en el software de gestión de proyectos que utilices.

Jotform

Jotform es un creador de formularios que puede utilizarse para la automatización de flujos de trabajo. Permite crear tareas automatizadas basadas en formularios.

Si utilizas formularios con frecuencia, querrás evitar los errores que son inevitables cuando los elabora una persona. Con una herramienta de automatización como Jotform o Leadgenapp, obtienes el mismo rendimiento o mejor, con muchas menos probabilidades de cometer errores.

Por ejemplo, tal como lo describen en Jotform, puede usarse para enviar respuestas automáticas a los visitantes de un sitio web después de que completen un formulario.

También puede integrarse como parte de un software CRM para recopilar información de generación de leads desde formularios web.

ifttt

Fuente de la imagen:

La última herramienta que quiero incluir en nuestra lista es Ifttt. Se trata de una herramienta de automatización para conectar diferentes aplicaciones y dispositivos.

Ifttt es una herramienta muy completa, ya que es compatible con más de 650 servicios. Solo tienes que elegir los dos servicios que deseas conectar, configurar las condiciones necesarias y listo: ya creaste tu automatización.

Estas automatizaciones se denominan Applets. Puedes elegir entre las que ya están disponibles y listas para usar, o crear las tuyas propias.

Ahora viene la parte interesante. IFTTT significa «if this then that» (si esto, entonces aquello), lo que indica que un conjunto de instrucciones produce un resultado determinado.

Cuando quieres crear un nuevo Applet, agregas una aplicación o servicio en la sección «if this», defines las especificaciones y luego añades otro en la sección «then that».

A estas alturas, deberías estar convencido de la efectividad de la automatización en la gestión de proyectos y tener claro qué herramientas puedes incorporar a tu trabajo.

La automatización está revolucionando la forma en que trabajamos, convirtiéndose en una gran aliada.

Por eso, ya es hora de que empieces a usar algunas de estas herramientas en tu día a día y experimentes la automatización de la gestión de proyectos por ti mismo.

Si no sabes por dónde empezar, prueba WebWork Time Tracker, que ofrece una prueba gratuita.

Deja que simplifique tu rutina de trabajo dando el primer paso hacia la automatización en tu flujo de trabajo.

No querrás volver atrás.