Hoy en día, las herramientas de automatización se utilizan en muchas plataformas e industrias para ahorrar tiempo y recursos a las personas. Lo hacen simplificando el trabajo, librándonos de tareas repetitivas y permitiéndonos centrarnos en aquellas que necesitan más atención.

Tabla de contenido

• Automatización en la gestión de proyectos
• ¿Por qué utilizar la automatización en la gestión de proyectos?
• ¿Necesita automatización?
• Beneficios de la automatización
• 5 herramientas de automatización para usar en 2022

Automatización en la gestión de proyectos

La introducción de la automatización en la gestión de proyectos ha sido un activo fenomenal para los directivos y equipos. Independientemente de si lo utilizas en tu trabajo o no, si estás aquí, estás en el camino correcto. Después de usarlo en la gestión de tu proyecto , no querrás volver nunca más.

Para entender cómo funcionan, tomemos como ejemplo los chatbots. Hoy en día casi todos los sitios web los tienen. Son muy eficaces para proporcionar la información necesaria en el momento adecuado sin intervención humana. Reciben instrucciones de antemano y actúan según el desencadenante que reciben, es decir, un mensaje de un visitante del sitio web. Es decir, hacen el trabajo de un empleado, hasta que surge la necesidad de un empleado humano, que en muchos casos ni siquiera surge.

En este artículo, analizaremos los beneficios y las razones de la automatización de la gestión de proyectos y cinco herramientas que puede empezar a utilizar ahora.

¿Por qué utilizar la automatización en la gestión de proyectos?

Respuesta corta : ¡porque él hará tu trabajo en lugar de ti!

Integrar la automatización en la gestión de proyectos no solo alivia la carga de trabajo, sino que también le ahorra tiempo y recursos.

Es importante tener en cuenta que la automatización no es una solución universal para la gestión de proyectos. Es más bien una ventaja. Como explica Wrike, no es una solución en sí misma, es una lupa. 

Por lo tanto, es necesario configurar todo antes de introducir la automatización, ya que solo amplificará las instrucciones dadas, no las resolverá.

¿Necesita automatización?

Probablemente todavía no esté convencido de por qué necesita la automatización. Si es así, genial, puedes desplazarte hacia abajo. Si no, pensemos nuevamente en lo siguiente. 

¿Alguna vez ha tenido que lidiar con:

• plazos incumplidos
• tener que recordar y recordar constantemente
• tareas repetitivas
• tareas administrativas básicas que requieren mucho tiempo 
• Tareas que de hecho podrían realizarse con poca o ninguna supervisión.

Lo más probable es que haya enfrentado algunos, si no todos, estos problemas en su flujo de trabajo (especialmente, trabajadores independientes ).

Por eso es importante contar con un software de flujo de trabajo que le permita crear sus propias automatizaciones para satisfacer sus necesidades laborales específicas.

Beneficios de la automatización 

Las herramientas de automatización brindan beneficios que no se pueden obtener de otra manera.

Éstos son algunos de ellos:

• Eliminación de carga de trabajo 

En primer lugar, la automatización beneficia al gerente al eliminar la carga de tareas administrativas y repetitivas. Estos pueden incluir asignación de tareas, envío de recordatorios, actualizaciones de proyectos e informes, recopilación de datos y mucho más.

De esta manera, el gerente y el equipo quedan exentos de alguna parte del trabajo no tan esencial o de poco valor que, sumados, pueden resultar tediosos. 

• Mejor distribución de esfuerzos

El siguiente beneficio es una mejor distribución de los esfuerzos, la energía y la concentración. Cuando los gerentes y empleados no tienen que preocuparse por tareas pequeñas y sencillas, pueden dirigir su energía y tiempo a tareas que requieren más atención.

• Mayor productividad 

Tener una distribución más eficiente de los esfuerzos naturalmente resulta en una mayor productividad. Con la automatización ayudando en las tareas calculadas y programadas, los empleados producen mejores resultados en áreas que necesitan creatividad e innovación.

• Baja probabilidad de errores provocados por el hombre

Las herramientas de automatización reducen la posibilidad de errores cometidos por el hombre si se programan correctamente y sin discrepancias subyacentes. No importa cuán perfecto se crea que es el cerebro humano, los errores son inevitables, especialmente los que provienen de la falta de atención. Esto último es casi inexistente con las herramientas de automatización , pero nuevamente con las instrucciones adecuadas.

Cinco herramientas de automatización para usar en 2022 

Entonces, en este punto, lo más probable es que esté listo para probar la automatización en la gestión de su proyecto, pero no esté seguro de qué herramientas utilizar.

¡Te tenemos! 

Aquí hay 5 herramientas de automatización que puede comenzar a usar ahora.

Rastreador de tiempo de trabajo web 

Panel de control de WebWork Time Tracker

Imagine poder ver lo que está haciendo su empleado desde cualquier parte del mundo. Exacto, WebWork te brinda esa oportunidad sin esfuerzo adicional por tu parte.

Obtiene automatizadas e información detallada sobre cuánto tiempo dedica cada empleado a cada proyecto, aplicación y sitio web, cuándo van y vienen y quién es el más productivo de todos.

WebWork Time Tracker le permite automatizar la gestión de su proyecto monitoreando y rastreando el trabajo de sus empleados.

Con los ajustes necesarios activados y sin más intervención se obtiene 

• capturas de pantalla y ventanas emergentes automatizadas
• informes detallados sobre el nivel de actividad de los empleados 
• uso de aplicaciones/sitio web
• datos de asistencia

Con el modo de captura de pantalla correcto, obtendrás capturas de pantalla aleatorias de las pantallas de tus empleados cada 10 minutos. Pero ese no es el final. WebWork también te brinda información detallada sobre el tiempo dedicado a cada proyecto, cada aplicación y sitio web. 

Otro ejemplo de automatización con WebWork es que puedes asignar los datos necesarios (por ejemplo, marcar Facebook como un sitio web improductivo), cada vez que el empleado visita dicho sitio web, la herramienta de automatización abre una ventana emergente que le recuerda que debe volver a trabajar. Por supuesto, se aplican excepciones (por ejemplo, Facebook forma parte del trabajo).

¡Es así de fácil! 

Haga clic arriba 

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos para gestión de tareas, comunicación, colaboración y más. también se considera una herramienta de automatización

Qué puedes automatizar con ClickUp:

• asignar tareas
• agregar etiquetas cuando ocurra un cambio de estado
• cambiar la prioridad de la tarea cuando se acerca la fecha límite
• crea tu propia automatización

Al darle tus instrucciones a la herramienta, creas condiciones que serán esenciales para que la automatización funcione correctamente. Luego, cuando ocurre el desencadenante necesario, la automatización sabe qué hacer. 

Clickup hace que la automatización de la gestión de proyectos sea pan comido con sus más de 50 automatizaciones. Además, puedes crear el tuyo propio si ninguno de los disponibles se adapta a tus necesidades.

Flojo 

Slack es una herramienta de comunicación que hace que la comunicación entre tu equipo sea organizada, rápida y segura.

Puede usarse por separado o integrarse con herramientas de gestión para automatizar el flujo de trabajo, como notificaciones automáticas, envío de menciones, bots para diferentes propósitos y mucho más.

Por ejemplo, con las notificaciones automáticas, no es necesario recordar manualmente a cada empleado cada actualización, ya que se envían automáticamente al canal respectivo en Slack. Recuerde que Slack debe integrarse en el software de gestión de proyectos que utilice.

Jotform 

Jotform es un generador y creador de formularios que se puede utilizar para la automatización del flujo de trabajo . Se puede utilizar para realizar tareas automatizadas que utilizan formularios.

Si utiliza formularios con frecuencia, querrá evitar errores que son inevitables cuando los formularios los crea un humano. Con herramientas de automatización como Jotform o Leadgenapp , obtienes el mismo o mejor rendimiento con menos posibilidades de cometer errores.

Por ejemplo, como lo describen en Jotform , se puede utilizar para enviar a los visitantes del sitio web respuestas automáticas después de completar un formulario.

También se puede utilizar como parte del software CRM para extraer información de generación de clientes potenciales desde formularios web.

ifttt 

Fuente de la imagen:

La última herramienta que quiero incluir en nuestra lista es Ifttt . Es una herramienta de automatización para conectar diferentes aplicaciones y dispositivos.

Ifttt es una herramienta inclusiva ya que funciona con más de 650 servicios. Solo necesitas elegir los dos servicios que deseas conectar, establecer las condiciones necesarias y listo, creaste la automatización.

Estas automatizaciones se denominan Applets. Puede elegir entre los disponibles y ya preparados o crear el suyo propio. 

Ahora la parte interesante. IFTTT se abre como "si esto, entonces aquello", lo que significa que las instrucciones establecidas producen un resultado determinado. 

Cuando desea crear un nuevo Applet, agrega una aplicación o un servicio en la sección "si esto", elige las especificaciones y luego agrega otra en la sección "entonces eso".

En este punto, debes estar convencido de la efectividad de la automatización en la gestión de proyectos y saber qué herramientas puedes incorporar a tu trabajo.

La automatización está revolucionando la forma en que trabajamos siendo de gran ayuda. 

Es por eso que ya es hora de que comiences a utilizar algunas de estas herramientas en tu trabajo y experimentes la automatización de la gestión de proyectos .

Si no está seguro de por dónde empezar, pruebe WebWork Time Tracker, ya que ofrece una prueba gratuita.

Deje que simplifique su rutina de trabajo iniciando la automatización en su flujo de trabajo. 

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