A medida que el mundo avanza hacia la digitalización, gestionar equipos remotos e híbridos se ha vuelto cada vez más complejo para las empresas. Aunque el trabajo remoto es una excelente respuesta para lograr un mejor equilibrio entre la vida personal y profesional, las organizaciones necesitan estrategias y herramientas claras para mantener a sus equipos híbridos bien coordinados.

La pandemia del COVID-19 nos demostró que no es necesario estar físicamente en la oficina para ser productivo, ya que prácticamente todo se puede hacer desde casa. Suena ideal, pero la realidad es que si los project managers no saben cómo gestionar a sus equipos remotos, todo puede descontrolarse fácilmente.

Ya sea manejar varios proyectos a la vez o participar en reuniones con clientes, cada tarea debe ejecutarse correctamente, especialmente cuando se trabaja desde casa. Por eso, cada vez más empresas adoptan software y herramientas que les permiten mantenerse conectadas con sus colaboradores durante toda la jornada laboral.

Lista de Herramientas de Colaboración Remota para Gestionar Equipos Híbridos

Cuando se trata de gestionar equipos híbridos, existen herramientas que facilitan enormemente el trabajo de los project managers. A continuación encontrarás una lista con las herramientas de colaboración remota más utilizadas por las organizaciones para administrar sus equipos híbridos de manera eficiente.

#1 WebWork para Monitoreo de Empleados y Seguimiento del Tiempo

Cuando se trabaja de forma remota, uno de los principales desafíos para los empleadores es controlar el tiempo de trabajo y hacer seguimiento a sus equipos. WebWork resuelve exactamente eso, quitándole ese peso de encima a los empleadores.

Es una herramienta de seguimiento del tiempo multiplataforma que registra el tiempo con capturas de pantalla. Puedes usarla en escritorio, web, móvil y como extensión de Chrome. Además, facilita el monitoreo de empleados: puedes controlar la asistencia, el uso de sitios web y aplicaciones, generar reportes de capturas de pantalla y reportes de nivel de actividad.

WebWork también ofrece funciones de gestión de tareas que te permiten asignar tareas, establecer prioridades, añadir descripciones y adjuntar archivos.

Se integra con Zapier, Asana, GitHub y más de 1500 aplicaciones adicionales, para que puedas seguir trabajando con las herramientas que ya conoces y usas.

Características Principales:

• Seguimiento del Tiempo con 4 Modos de Capturas de Pantalla
• Monitoreo de Asistencia
• Gestión de Tareas y Proyectos
• Monitoreo del Nivel de Actividad
• Reportes en Tiempo Real
• Horas Facturables y Facturas
• Seguimiento del Uso de Aplicaciones y Sitios Web

Precios:

WebWork ofrece una prueba gratuita de 7 días, y su plan de pago comienza desde $2.99 por usuario al mes.

#2 SmartTask para Gestión de Proyectos

Cuando se trata de análisis de proyectos, gestión del trabajo y distribución de tareas, pocas herramientas pueden competir con SmartTask. Gracias a su interfaz intuitiva, puedes planificar todo lo relacionado con cualquier proyecto de forma rápida y ordenada.

SmartTask destaca por su función de priorización de tareas, que te permite asignar responsabilidades específicas a cada miembro del equipo, definir fechas límite y hacer seguimiento del progreso directamente desde el panel principal. Además, puedes gestionar el presupuesto del proyecto dentro de la misma herramienta y enviar reportes directamente a los clientes.

Características Principales:

• Gestión de Tareas con Vistas de Lista, Tablero, Calendario y Línea de Tiempo
• Tareas Recurrentes, Dependencias de Tareas y Recordatorios
• Mensajería Instantánea, Videoconferencia y Compartir Archivos
• Programación Automática de Tareas e Hitos del Proyecto
• Vista de Portafolio y Carga de Trabajo
• CRM de Ventas
• Seguimiento del Tiempo y Estimación de Presupuesto
• Gráficos Personalizados, Analíticas y Reportes

Precios:

SmartTask ofrece tanto un plan gratuito como planes de pago. Con el plan gratuito puedes gestionar proyectos y tareas ilimitadas, aunque con almacenamiento limitado. Si necesitas más funcionalidades, el plan premium está disponible desde $5 por usuario al mes, y el plan business desde $8 por usuario al mes, ambos con facturación anual.

#3 Mockplus para Colaboración en Diseño Remoto y Handoff

Mockplus es una plataforma de diseño de productos todo en uno pensada para que diseñadores y equipos de todo el mundo se mantengan conectados y productivos sin complicaciones. Cubre todo lo que un equipo de diseño puede necesitar para crear aplicaciones web y móviles impecables: desde wireframes de baja fidelidad, prototipado y colaboración, hasta el handoff a los desarrolladores.

Gracias a su interfaz y funcionalidades diseñadas para ser lo más sencillas posible, tanto individuos como equipos con distintos niveles de experiencia en diseño pueden trabajar juntos en el mismo proyecto sin que todo se convierta en un caos.

Características Principales:

• Codiseñar prototipos completamente interactivos con plantillas y elementos de UI prediseñados
• Invitar a miembros del equipo a colaborar en el mismo proyecto mediante un enlace
• Compartir y probar aplicaciones web y móviles en dispositivos reales
• Revisar prototipos y dejar comentarios directamente sobre las UIs para agilizar la discusión y la iteración
• Convertir diseños de terceros en especificaciones detalladas, assets y code snippets para facilitar el desarrollo
• Entregar todos los entregables a los desarrolladores mediante un único enlace
• Permitir a los desarrolladores inspeccionar las especificaciones de diseño con simples clics o al pasar el cursor
• Se integra con Adobe XD, Photoshop, Figma, Sketch, Axure y otras herramientas de uso habitual
• Crear y gestionar tu propio sistema de diseño para mantener la consistencia visual

Precios:

Cualquier usuario registrado puede acceder a un equipo gratuito con hasta 10 usuarios y 10 proyectos activos sin costo alguno.

Si necesitas funciones avanzadas, como la descarga de prototipos en HTML, puedes adquirir un plan Pro o Ultimate desde $5.95 por usuario al mes.

#4 V2 Cloud para Acceso Remoto Seguro

Aunque el trabajo remoto ha traído grandes ventajas tanto para empleados como para empleadores, también ha incrementado los riesgos de seguridad asociados al uso de sistemas privados. V2 Cloud es la solución ideal para empresas que buscan un acceso remoto seguro para sus equipos que trabajan desde casa.

V2 Cloud ofrece un escritorio como servicio completamente seguro que permite a los equipos trabajar sin preocuparse por brechas de seguridad. Además, es una de las herramientas más fáciles de entender y operar en su categoría. Con sus servicios, tu equipo puede trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, sin temor a ningún tipo de ataque o intrusión.

Características Principales:

• Consola de Administración Intuitiva
• Escritorios de Usuario Individual y Multiusuario
• Aplicación Web, Móvil y de Escritorio
• Protección contra Malware y Copias de Seguridad Diarias
• MFA y SSO
• VPNs con IPsec
• Soporte en Vivo Integrado
• Integración con Active Directory
• Compartir archivos de forma segura con empleados remotos

Precios:

V2 Cloud ofrece dos planes de suscripción: básico y business. El plan básico comienza desde $40 al mes por usuario, mientras que el plan business parte desde $60 al mes.

#5 Slack para Comunicación y Mensajería

Slack es ampliamente reconocido por sus potentes funciones de mensajería y se ha convertido en la herramienta favorita de muchas empresas. Con esta aplicación puedes crear canales públicos, canales privados e incluso mantener conversaciones individuales con cada miembro de tu equipo.

Además, ofrece mensajería en tiempo real, lo que te permite obtener respuestas inmediatas ante cualquier tema urgente. Slack también facilita el intercambio de archivos y documentos sin comprometer la seguridad. Gracias a su función de eliminación automática de conversaciones a los 14 días, puedes tener la tranquilidad de que ningún intruso podrá acceder a comunicaciones oficiales.

Características Principales:

• Espacio para crear múltiples canales de comunicación
• Permite compartir distintos tipos de archivos
• Posibilidad de realizar conferencias de audio y video
• Notificaciones instantáneas para mantener al equipo al tanto de las discusiones
• Accesible tanto desde dispositivos móviles como desde escritorio

Precios:

En cuanto a los precios de Slack, ofrece tres planes: Free, Standard y Plus. La versión gratuita permite a los usuarios probar la aplicación por tiempo ilimitado y realizar videollamadas o llamadas de audio entre dos personas, con un almacenamiento de archivos limitado a 5 GB. La versión Standard comienza en $6.67 por usuario/mes con facturación anual e incluye 10 GB de almacenamiento. La suscripción Plus tiene un costo de $12.50 por usuario/mes con 20 GB de almacenamiento.

#6 Loom para la Comunicación de Video Asíncrona

Loom ha sido de gran ayuda para los reclutadores durante la capacitación de nuevos empleados en la empresa. Con esta herramienta, los formadores pueden grabar fácilmente toda la sesión y enviarla a los nuevos integrantes mediante código embebido.

Además, puedes realizar todas las tomas que necesites para grabar el video perfecto sin ninguna complicación. Quedaron atrás los tiempos en que los formadores y project managers tenían que dar sesiones individuales a los nuevos empleados para enseñarles los procesos. Con Loom, como herramienta de colaboración remota, puedes grabar varios screencasts y enviarlos sin afectar tus tareas actuales.

Características Clave:

• Compatible con diferentes sistemas operativos

• Permite grabación de pantalla junto con audio

• Protege los videos con contraseña para evitar accesos no autorizados

• Sin restricciones de edad para usar el software

• Edición instantánea de videos y capturas de pantalla

Precios:

Loom ofrece tres planes: Free, Business y Enterprise. Con la suscripción gratuita, puedes asignar un equipo de hasta 50 usuarios con 25 videos por persona y un límite de 5 minutos por video. El plan Business cuesta $8 por persona/mes con facturación anual e incluye grabaciones de duración ilimitada para cada usuario. El plan Enterprise es completamente personalizable, y puedes solicitar una cotización directamente a la empresa.

#7 Calendly para la Programación de Reuniones

Calendly es una de las mejores formas de asegurarte de que tu equipo remoto no se pierda ninguna reunión, seminario, presentación o conferencia. Es una herramienta de colaboración remota que te permite programar cada reunión de forma profesional, sin necesidad de enviar correos a todos los participantes.

Además, Calendly se integra con Zoom, Outlook, Google, Slack y otras herramientas principales de gestión de equipos. Gracias a esto, puedes crear reuniones en distintas plataformas sin ninguna dificultad. Asimismo, Calendly reduce las posibilidades de cancelaciones y garantiza que todos estén al tanto del calendario.

Características Clave:

• Interfaz intuitiva para una personalización sencilla
• Notificaciones y recordatorios instantáneos para las reuniones
• Integrado con diversas apps para una conexión fácil
• Plantillas de correo electrónico gratuitas para usar
• Reserva sencilla y especificación de salas de reunión

Precios:

Calendly ofrece una versión gratuita con programación ilimitada de eventos y un solo tipo de evento activo. También cuenta con una suscripción Essentials a $8 por puesto/mes con calendarios independientes para Google, Office 365 e iCloud. Puedes optar por la suscripción Professional a $12 por puesto/mes, que incluye todas las funcionalidades más seis calendarios. Además, existe la suscripción Teams a $16 por puesto/mes, que te da la libertad de gestionar tipos de eventos, realizar eventos de tipo round-robin e integrarse con Salesforce.

#8 Google Workspace para la Colaboración

Google Workspace funciona como la plataforma ideal para colaborar con distintos equipos híbridos de forma simultánea. El paquete completo te proporciona todo lo que necesitas para trabajar en conjunto desde cualquier lugar. Ya sea Google Docs, Sheets, Meet o Gmail; Google Workspace reúne todos los tipos de apps que los equipos necesitan para colaborar y trabajar de manera eficiente. Es una excelente herramienta de colaboración remota con las siguientes características clave.

Características Clave:

• Herramientas interconectadas entre sí
• Seguimiento regular de tareas
• Inicio de sesión único en todas partes
• Seguimiento sencillo de archivos
• Edición colaborativa con el equipo
• Accesible tanto en escritorio como en móvil

Precios:

Google Workspace está disponible en dos planes: G Suite Basic y G Suite Business. El plan básico comienza en $5 por usuario/mes con almacenamiento limitado, mientras que el plan Business comienza en $10 por usuario/mes con almacenamiento ilimitado para cada usuario.

#9 Miro para la Colaboración en Pizarra Virtual

Miro es una herramienta invaluable para diseñadores de automoción, diseñadores gráficos y equipos remotos creativos. Este software permite a sus usuarios realizar workshops, sesiones de brainstorming y crear diseños en conjunto, incluso cuando están a kilómetros de distancia. Con la ayuda de una pizarra visual, los miembros del equipo pueden agregar o eliminar elementos del diseño fácilmente y descargar el producto final cuando esté listo.

Características Clave:

• Incluye todas las herramientas básicas de diseño
• Facilita la comunicación con los miembros del equipo durante la creación de diseños
• Importación de imágenes de forma sencilla
• Contiene plantillas prediseñadas
• Altas medidas de seguridad para evitar riesgos

Precios:

Miro ofrece tanto suscripciones gratuitas como de pago. Puedes comenzar con la versión gratuita para familiarizar a los nuevos miembros del equipo con el software. En los planes de pago, encontrarás el plan TEAM a $8 por usuario/mes con facturación anual, el plan CONSULTANT a $12 por usuario/mes con facturación anual y el plan BUSINESS a $16 por usuario/mes con facturación anual. Además, también puedes solicitar un plan personalizado directamente a la empresa.

#10 Notion para la Toma de Notas y Gestión de Documentos

Las empresas utilizan principalmente Notion para conectarse con sus empleados, crear proyectos y gestionar todo tipo de documentos de forma estratégica, facilitando su búsqueda. Con este software, puedes aumentar la productividad de tu equipo remoto sin obstáculos. Ofrece flexibilidad con tableros ilimitados y más de 200 plantillas. Además, Notion es ideal para el seguimiento de proyectos, el establecimiento de objetivos y la gestión eficiente de la carga de trabajo.

Características Clave:

• Incluye plantillas gratuitas
• Tableros personalizables según los requisitos del trabajo
• Distribución y seguimiento de tareas de forma sencilla
• Notificaciones instantáneas para fechas de vencimiento
• Alta seguridad para proteger los datos

Precios:

En cuanto a Notion, existen cuatro planes: Free, Personal Pro, Teams y Enterprise. El plan gratuito permite que solo un miembro utilice el software con bloques ilimitados y un límite de 5 MB para la carga de archivos. El plan Personal Pro comienza en $4 por mes y está limitado a un usuario con invitados ilimitados. El plan Teams está disponible a $8 por usuario/mes con la ventaja de miembros, invitados, cargas y almacenamiento ilimitados. Además, también puedes obtener un plan personalizable, conocido como Enterprise, según tus necesidades.

#11 Bonusly para el Compromiso de los Empleados

Si quieres que tus empleados permanezcan conectados durante toda su jornada laboral, Bonusly es la herramienta perfecta para ti. El software utiliza todo tipo de técnicas para hacer que la vida laboral sea más dinámica y entretenida para los empleados. Además, realiza un seguimiento continuo del rendimiento de cada empleado, en base al cual se otorgan diferentes recompensas que refuerzan su confianza.

Asimismo, Bonusly realiza encuestas tanto para empleados como para empleadores que les ayudan a ser reconocidos y a identificar sus áreas de mejora. Con esta herramienta de colaboración remota, trabajar en un equipo distribuido se convierte en algo más estimulante que estresante.

Características Clave:

• Seguimiento continuo del rendimiento
• Informes diarios y semanales de todo
• Ayuda a los empleados a ser reconocidos
• Ofrece diversos premios en cada nivel
• Dashboards personalizables según las necesidades

Precios:

Bonusly ofrece dos planes diferentes para equipos híbridos: Core y Pro. El plan Core comienza en $2.70 por usuario/mes con facturación anual. En este plan se incluyen todas las funcionalidades del software, como actividades lúdicas, herramientas de chat y apps. El plan Pro tiene un costo de $4.50 por usuario/mes con facturación anual. En él puedes incorporar los incentivos y premios de la empresa para los empleados, junto con herramientas de encuesta flexibles.

Ver alternativa a Bonusly para employee engagement.

#12 Envoy para la Reserva de Escritorios

El principal problema al que se enfrentan los managers al gestionar equipos híbridos es la seguridad. Envoy ayuda a resolver este problema ofreciendo funciones de registro seguro para los visitantes, al tiempo que protege toda la información confidencial frente a intrusiones. Además, permite a los equipos consultar los calendarios de sus compañeros, ver sus planes de trabajo y organizarse en consecuencia. Por otro lado, Envoy también vela por la seguridad de los empleados dándoles la opción de presentar certificados de vacunación, realizar pruebas diarias, entre otras medidas.

Como manager, con esta herramienta de colaboración remota puedes controlar fácilmente quién puede acceder a la oficina mientras se trabaja de forma presencial y se llevan a cabo actividades en equipo. Además, los empleados también pueden reservar su escritorio antes de ir a la oficina e incluso consultar desde la herramienta cuántos escritorios están disponibles.

Funcionalidades clave:

• Reserva de escritorios online
• Planificación del trabajo con compañeros de forma sencilla
• Registro virtual para visitantes
• Asignación de horarios de entrada a la oficina para cada empleado
• Cuestionarios para garantizar la salud de los empleados

Precios:

Envoy ofrece cuatro planes para sus usuarios: Free, Standard, Premium y Enterprise. Puedes utilizar la versión gratuita con tu equipo híbrido para familiarizarte con la herramienta si tu equipo se encuentra en una sola ubicación. El plan Standard comienza en $99 al mes con facturación anual, o $119 al mes por ubicación si se factura mensualmente. El plan Premium tiene un coste de $299 al mes con facturación anual, o $349 al mes por ubicación. También puedes solicitar a la empresa un plan personalizado para tu equipo.

#13 Fellow.app

Funcionalidades clave:

Precios:

#14 nTask

Si tú y tu equipo trabajan desde ubicaciones remotas y necesitas una herramienta que te permita hacer seguimiento y gestionar todo lo que hacen tú y tu equipo en una sola interfaz, entonces nTask es la herramienta que estás buscando.

La aplicación es una herramienta de colaboración remota increíble que te permite gestionar tu equipo con un conjunto de funcionalidades que la convierten en una de las mejores opciones del mercado.

Puedes gestionar los riesgos, gestionar las tareas e incluso administrar las reuniones que realizas con los miembros de tu equipo, todo desde la misma interfaz.

Funcionalidades clave

• Gestión de tareas para asegurarte de que todas las tareas y procesos sean rastreados y administrados correctamente
• Gestión de riesgos para hacer seguimiento de todos los problemas y desviaciones de alcance que puedan afectar al proyecto
• Tableros Kanban y diagramas de Gantt para visualizar el proyecto completo desde una perspectiva diferente
• Time tracking y gestión de timesheets para controlar el tiempo que los empleados dedican a sus tareas y a su jornada laboral en general
• Dashboard
• Estados personalizados, Analytics y Reporting

Precios

nTask ofrece tanto planes de pago como gratuitos para sus usuarios. Todos los usuarios disponen de una prueba gratuita y, si desean acceder a un conjunto de funcionalidades más premium, deben pagar $3 al mes con facturación anual.

#15 Zonka Feedback para el Feedback de Empleados

Zonka Feedback ofrece un software de feedback para empleados eficaz y fácil de usar que permite a empresas de todos los tamaños configurar distintas encuestas para empleados y recopilar feedback en tiempo real, con el objetivo de mejorar el employee engagement y la experiencia del empleado.

Su interfaz es limpia y amigable, lo que facilita que equipos sin conocimientos técnicos puedan crear encuestas, conectar con los empleados a través de diferentes canales (tablets, kioscos, email, SMS, online, widgets web, códigos QR y más) y distintos puntos de contacto, y hacer seguimiento de la satisfacción de los empleados en tiempo real.

Los managers y el equipo de RR. HH. pueden configurar alertas de feedback en tiempo real, acceder a informes detallados y tomar medidas para cerrar el ciclo de feedback de los empleados.

Funcionalidades clave:

• Crea encuestas para empleados en todos los puntos de contacto
• Configura canales de feedback para todos: presencialmente en la oficina mediante tablet, a través de encuestas por email y SMS, in-app, código QR y online
• Mide la satisfacción y la fidelidad de los empleados
• Recibe notificaciones sobre empleados descontentos e identifica problemas recurrentes
• Visualiza tendencias en el feedback de los empleados
• Compara distintas ubicaciones
• Mide métricas como la Satisfacción del Empleado y el Employee Net Promoter Score (eNPS)
  
  

Precios:

Desde $49 al mes

Conclusión

Aunque gestionar equipos híbridos y remotos puede ser una tarea compleja, con las herramientas y el software adecuados puede convertirse en algo dinámico y estimulante. Sin embargo, asegúrate de mantener a tus empleados y miembros del equipo motivados mientras trabajan desde casa, ya que es muy fácil distraerse cuando no se está en la oficina. Además, es importante entender que trabajar desde casa no es tan sencillo como parece, porque los empleados también tienen que gestionar varias cosas al mismo tiempo. Las herramientas de software mencionadas anteriormente pueden ayudarles a mantenerse enfocados durante la jornada laboral.

Sobre el autor:

Shyamal Parikh

Shyamal es el fundador de SmartTask, una herramienta de gestión del trabajo online que ayuda a los equipos a ser más productivos al tener claridad sobre quién hace qué y cuándo. Es un apasionado de la investigación y el intercambio de estrategias que pueden potenciar la productividad de los equipos.