A medida que más empresas adoptan el teletrabajo y el trabajo remoto , el concepto de trabajo asincrónico cobra mayor importancia. Si bien su popularidad es cada vez mayor, es posible que no hayas oído hablar de él. En este artículo, lo analizaremos en profundidad.
Explicaremos qué es el trabajo asincrónico, qué ventajas ofrece y cómo se compara con su contraparte tradicional: la comunicación sincrónica. También exploraremos cómo puedes usar el trabajo asincrónico en tu empresa con la ayuda del seguimiento del tiempo.
¿Qué es el trabajo asincrónico?
Empezando por lo básico, el trabajo asincrónico es un estilo de trabajo que no implica comunicación en tiempo real. Depende completamente de los horarios de las personas dentro de la empresa. Los equipos de trabajo asincrónico no comparten horarios; cada empleado tiene la libertad de completar su trabajo cuando lo desee. Por lo tanto, el trabajo asincrónico requiere mucha más planificación que la comunicación sincronizada. Sin embargo, puede ofrecer diversas ventajas en comparación con su contraparte más común, como una mayor autonomía de los empleados.
Abordaremos brevemente las ventajas y desventajas del trabajo asincrónico. Antes de eso, comparémoslo con el trabajo sincrónico y exploremos las diferencias clave entre ambos.
Trabajo asincrónico vs. trabajo sincrónico
Como ya se mencionó, el trabajo asincrónico no implica comunicación en tiempo real. Esto significa que, si se utiliza esta estrategia, no habrá retroalimentación en tiempo real para el equipo. Por lo tanto, la diferencia clave entre el trabajo asincrónico y el sincrónico se reduce a un solo concepto: la planificación. Esto incluye no solo la cantidad de planificación que la empresa deberá realizar, sino también la anticipación con la que deberá planificar.
Tenga esto en cuenta para determinar cuándo el trabajo asincrónico no es la mejor opción, tema que abordaremos más adelante. Por ahora, veamos algunos ejemplos de cada uno, empezando por la estrategia más común: la comunicación sincronizada .
Ejemplos de trabajo sincrónico
El trabajo sincrónico puede llevarse a cabo prácticamente en cualquier lugar, tanto en la oficina como en remoto. Algunos ejemplos son:
- reuniones por vídeo
- Conversaciones de chat en tiempo real
- Discusiones en persona
Ejemplos de trabajo asincrónico
Si bien los canales de comunicación asincrónica pueden usarse para el trabajo sincronizado, generalmente no implican una respuesta inmediata. Una forma clave de identificar estos canales es verificar si tienen indicadores de actividad. De no ser así, probablemente estén diseñados para la comunicación asincrónica. Algunos ejemplos clave son:
- Correo electrónico
- Aplicaciones de gestión de proyectos y tareas (comúnmente con funcionalidad de comentarios)
- Hilos de discusión en aplicaciones de chat
Los beneficios del trabajo asincrónico para tu negocio
Después de haber explorado los conceptos básicos del concepto, veamos ahora cómo el trabajo asincrónico puede ayudar a que su negocio tenga éxito.
Mayor autonomía y responsabilidad de los empleados
Una mayor autonomía es tanto un resultado como un requisito fundamental del trabajo asincrónico. Al fin y al cabo, la falta de comunicación en tiempo real implica que el personal tendrá que tomar muchas más decisiones por sí mismo. De lo contrario, perderían tiempo esperando instrucciones. Esto puede ser un poco estresante, especialmente para los nuevos empleados. Sin embargo, aumentar la autonomía de los empleados puede tener muchos beneficios para la empresa.
Un ejemplo de estas ventajas es una mayor responsabilidad de los empleados. Su equipo será más responsable de su trabajo y se esforzará por dar lo mejor de sí con mayor frecuencia. Esto tiene muchas ventajas, que puede explorar en nuestro artículo sobre cómo aumentar el compromiso profesional .
Mayor concentración y productividad
Una de las consecuencias del trabajo asincrónico es que necesitarás comunicarte con menos frecuencia, pero de forma más reflexiva. Al fin y al cabo, tus correos electrónicos son, sin duda, más largos y detallados que tus conversaciones de chat. Los mensajes pueden distraer a muchos profesionales, distrayéndolos de su estado de concentración. Por lo tanto, un menor intercambio de mensajes en tu equipo reducirá las posibilidades de que el personal se distraiga.
Reducir las distracciones y mejorar la concentración tendrá un efecto clave: una mayor productividad. Los miembros del equipo podrán mantener su productividad durante más tiempo, completando así más tareas.
Mayor flexibilidad y equilibrio entre vida laboral y personal
La falta de comunicación en tiempo real permite que tu equipo trabaje cuando quiera. Pueden aprovechar sus horas de máxima productividad para completar sus tareas cuando rindan al máximo. En consecuencia, tus empleados también tendrán más libertad para ocuparse de sus responsabilidades personales, mejorando así su equilibrio entre vida laboral y personal.
Como muchos de los aspectos que exploramos aquí, esto también tiene sus propios efectos positivos. Infórmese sobre ellos en nuestra guía sobre cómo la conciliación de la vida laboral y personal puede impulsar el crecimiento empresarial .
Acceso a un grupo más amplio de talento
Como el horario laboral no importa mucho en un entorno laboral asincrónico, puedes contratar profesionales de todo el mundo. Esto puede abrir un mundo de oportunidades para tu negocio, sin importar si buscas talento de mayor calidad o más asequible. Ofrecer la ventaja de la flexibilidad también hará que tu empresa sea más atractiva para los mejores profesionales de tu sector.
Los desafíos de implementar el trabajo asincrónico
Si bien el concepto tiene muchas ventajas, también presenta algunas desventajas. Analicémoslas a continuación, comenzando con una obvia, aunque confusa: la comunicación.
Comunicación
Si bien la falta de comunicación en tiempo real es la característica principal del trabajo sincronizado, también puede ser una desventaja clave para ciertos equipos . Un entorno asincrónico requiere un nivel de claridad en la comunicación que puede ser difícil de lograr para algunos equipos. Una comunicación poco clara generará malentendidos , lo que a su vez causará retrasos . Como resultado, algunos equipos podrían no ser los más adecuados para la estrategia.
Gestión y confianza
Gestionar un equipo de profesionales sin comunicación en tiempo real puede ser un desafío. Al fin y al cabo, no podrá brindar retroalimentación a su equipo ni determinar si entendieron su solicitud correctamente en tiempo real.
Otro aspecto estrechamente relacionado con esto es la confianza. Al fin y al cabo, no necesitarás gestionar a personal de mucha confianza. Generar confianza suele llevar tiempo, pero puede tardar aún más en un entorno de trabajo asincrónico.
Tareas interdependientes
Las tareas con muchas interdependencias serán más difíciles de abordar con comunicación asincrónica. En concreto, estas tareas progresarán más lentamente. Afortunadamente, se puede mitigar este inconveniente con una planificación cuidadosa. Determinar con antelación la mayor cantidad posible de tareas que cada profesional deberá realizar ayudará a evitar retrasos innecesarios.
Aprovechar el trabajo asincrónico con un rastreador de tiempo
Tras explorar los desafíos del trabajo asincrónico, ahora podemos explicar cómo superarlos. Utilizaremos una herramienta de productividad que probablemente ya uses en tu empresa: un software de control de tiempo .
Garantice la productividad con el seguimiento del tiempo y el nivel de actividad
Dado que el trabajo asincrónico se realiza de forma remota, tanto este como las modalidades de trabajo remoto comparten la misma preocupación clave para los gerentes: la productividad . Más precisamente, a muchos líderes les preocupa que su personal empiece a trabajar menos de lo previsto. Sin embargo, garantizar que esto no suceda es sencillo con las aplicaciones de control horario. En general, son invaluables para cualquier horario de trabajo flexible , independientemente del estilo de comunicación. Una variedad de datos registrados, como el tiempo y los niveles de actividad, también le ayudará a generar confianza con su personal.
Gestione proyectos y tareas en un solo lugar
Muchas aplicaciones de alta calidad te permiten gestionar proyectos y tareas desde el mismo lugar donde registras el tiempo. Esto puede ser excelente para asegurar que los miembros de tu espacio de trabajo estén al tanto de lo que hacen los demás. Como resultado, podrán priorizar sus tareas correctamente para maximizar la eficiencia.
Realizar un seguimiento del trabajo completado
Siguiendo con el tema de las tareas, un sistema de gestión de tareas también te ayudará a realizar un seguimiento del trabajo completado. Con una aplicación de alta calidad que ofrece estados personalizables , incluso puedes organizar las tareas completadas. Por ejemplo, en WebWork, puedes crear estados de tarea independientes para las tareas que:
- Completamente completado
- Esperando más información
- Esperando el trabajo de otra persona
- Esperando ser revisado
Además de las tareas, otra excelente manera de mantenerse al día con el progreso son las reuniones diarias . Si no lo sabes, una reunión es una reunión breve con un propósito específico: ponerse al día con el progreso . Una reunión, por otro lado, es la versión virtual de estas reuniones. Algunos gestores de tiempo de alta calidad ofrecen reuniones automáticas que puedes configurar con solo unos clics. Por ejemplo, WebWork puede enviar varias reuniones a cada división de tu empresa a través de WebWork Chat o Slack. Consulta nuestra integración con Slack para obtener más información.
Detectar y eliminar distracciones
Una de las principales ventajas del trabajo asincrónico es que ayuda a reducir las distracciones . Un sistema de seguimiento de tiempo de alta calidad te ayudará a optimizarlo. Por ejemplo, WebWork te permite configurar diversas aplicaciones y sitios web como productivos , neutrales o improductivos . Mientras tus empleados trabajan en sus ordenadores mientras el sistema de seguimiento está activado, este detectará las plataformas improductivas. WebWork advertirá a tu equipo que no dedique tiempo a dichos sitios web y aplicaciones, lo que ayuda a evitar los efectos negativos de las distracciones.
Mejorar la comunicación y establecer canales de emergencia
Quizás no lo hayas pensado, pero los rastreadores de tiempo pueden ser excelentes para mejorar la colaboración . Algunos de mayor calidad ofrecen herramientas de comunicación integradas como chat y videoconferencias. Sin embargo, algunos de los mejores rastreadores de tiempo, como WebWork, ofrecen aún más funcionalidad con múltiples canales .
Una razón clave para tener diferentes canales de chat es estar preparado para emergencias . En tales situaciones, necesitarás que tu equipo pueda responder con rapidez. Esto nos lleva directamente al siguiente punto: casos en los que el trabajo asincrónico no es la mejor opción.
¿Cuándo el trabajo asincrónico no es la mejor opción?
En algunos casos, la comunicación en tiempo real no puede ser reemplazada por nada. Afortunadamente, no hay muchos ejemplos. Los que exploraremos a continuación son:
- situaciones de emergencia
- Conversaciones difíciles
situaciones de emergencia
Si ocurre una emergencia en su empresa, necesitará personal que actúe de inmediato . A diferencia de casi todas las demás tareas, las emergencias no se pueden planificar con antelación. Esto resalta la importancia de contar con canales de comunicación sincrónicos dedicados, aunque solo debería usarlos en raras ocasiones.
Conversaciones difíciles
Si necesita tener una conversación difícil con un empleado, hacerlo en persona probablemente sea su mejor opción. Puede tratarse de un mal desempeño, comportamiento u otra situación delicada. La retroalimentación en tiempo real de la comunicación sincrónica, especialmente en lo que respecta a las emociones , es invaluable en estos casos.
Establecer pautas para garantizar una comunicación asincrónica eficaz
Antes de cerrar este artículo, exploremos una última cosa que puede ayudar a mejorar la comunicación asincrónica: las pautas .
Pautas de tiempo de respuesta
Si bien el trabajo asincrónico no es inmediato, tampoco debería demorarse demasiado . Al implementar la estrategia en su empresa, establezca pautas sobre el tiempo aceptable para las respuestas. Por supuesto, esto dependerá en gran medida de la distribución horaria de su equipo. Si tiene personas trabajando en diferentes partes del mundo, un tiempo de 8 a 12 horas podría ser un buen comienzo. Si todos sus empleados están en la misma zona horaria, podría intentar con 4 a 6 horas o menos.
Directrices contextuales
Como se mencionó anteriormente, el trabajo asincrónico implica menos mensajes, pero más reflexivos. Si olvidas algún detalle importante en tus mensajes, podrías causar contratiempos . La gravedad de estos dependerá, por supuesto, de tus directrices de tiempo de respuesta, lo que recalca aún más su importancia. Por ello, es recomendable establecer reglas sobre la cantidad de información que cada persona debe incluir en sus mensajes. Sin embargo, generalmente, la comunicación excesiva es la opción preferida.
Pensamientos finales
Si bien el trabajo sincrónico está muy extendido en todo el mundo, la comunicación asincrónica tiene un gran potencial . Para muchas empresas, puede ofrecer diversas ventajas que les ayudan a acelerar su crecimiento.
Sin embargo, el concepto no está exento de defectos. Su integración puede ser difícil, siendo la gestión de la fuerza laboral uno de los aspectos más complejos del cambio.
Pero, con las herramientas adecuadas y un enfoque eficaz, podrá aprovecharlo para su negocio. Las aplicaciones de seguimiento del tiempo de alta calidad serán invaluables si desea dar el paso. Le brindarán muchas ventajas adicionales, lo que las convierte en una inversión que vale la pena, independientemente de cómo se comunique su equipo a largo plazo.
